Nos últimos anos, a área de compras passou por transformações significativas. O comprador deixou de ser apenas o “tirador de pedidos” e evoluiu para um profissional estratégico. A partir dessas mudanças, o acompanhamento dos KPIs de compras, ou indicadores-chave de performance, se tornou indispensável na rotina de compras.

KPIs, da sigla em inglês Key Performance Indicators, são indicadores que ajudam a medir o desempenho de qualquer setor em relação às metas das empresas. Em compras, os KPIs permitem que a gestão dos processos seja feita com base em fatos e dados, e não em suposições. Com o avanço constante das tecnologias, os KPIs podem ser acompanhados em tempo real, permitindo que compradores sejam mais ágeis nos momentos de decisões.

Os KPIs de compras devem ser escolhidos com cuidado para garantir que estejam alinhados aos objetivos da empresa. É importante lembrar que os KPIs devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e baseados em prazos definidos. Acompanhar essas métricas permite que o comprador antecipe problemas e faça os ajustes necessários. Além disso, o uso de indicadores aumentam a transparência, levando a uma cultura orientada por dados.

A seguir, selecionamos os principais KPIs para monitorar, avaliar e aprimorar o desempenho da sua área de compras:

1. Saving

O saving, indicador de economia, é considerado um dos principais KPIs de compras. Em resumo, é o custo evitado ao fechar uma compra com valor menor ao que foi orçado no início.

O saving contribui para avaliar o desempenho da equipe nas negociações com fornecedores, com objetivo de reduzir os custos de aquisição e aumentar a lucratividade do setor.

Aqui, no blog ME, temos um post com o passo a passo de como calcular o saving em compras. Acesse aqui.

2. TCO (Custo Total de Aquisição)

O TCO (Custo Total de Aquisição) compara o custo total real da aquisição com o orçamento inicial, considerando preço de compra, transporte, frete, armazenamento e impostos.

O TCO vai além do simples preço de compra inicial e incorpora uma série de outros custos que podem ocorrer ao longo do tempo.

Podem ser considerados neste KPI diversos tipos de custos, como operacionais, de manutenção, de treinamento, descarte e vida útil do produto.

3. Nível de entregas

O KPI de nível das entregas avalia a performance do fornecedor e tem relação com a entrega do produto, por exemplo, se houve atrasos ou se os itens não atenderem aos padrões de qualidade.

Uma das maneiras de medir o nível das entregas é avaliar a taxa de devolução em relação ao total de produtos adquiridos, mostrando a porcentagem das mercadorias com defeito.

Em relação aos prazos, a empresa pode avaliar as últimas entregas feitas pelo fornecedor para saber se está sendo atendida no período acordado ou se os atrasos são constantes.

4. Lead time

O lead time é uma métrica que mede o tempo necessário para concluir todo o processo de compras, desde a pesquisa e seleção de fornecedores até a entrega do produto.

Essa métrica é importante para avaliar a duração de cada etapa do processo de compra. Assim, é possível propor ajustes para otimizar os prazos.

Além disso, o lead time permite avaliar a pontualidade dos fornecedores e seu histórico como parceiros da empresa.

5. Evolução de preço

O KPI de evolução do preço é uma métrica essencial na gestão de compras. Esse indicador mede as oscilações dos valores em um determinado período durante o processo de compras.

Acompanhar a evolução de preços também é fundamental para o planejamento de aquisições futuras, pois reconhece os períodos de sazonalidade e as melhores ofertas já negociadas.

Com a ajuda desse KPI, a empresa pode ainda antecipar a aquisição de um produto e mantê-lo em estoque, o que pode resultar em mais economia e controle dos gastos.

6. Produtividade

Existem diversas maneiras de avaliar a produtividade da equipe de compras. Uma delas é através da análise do número de requisições e transações realizadas em um período determinado.

Além disso, é importante observar as horas dedicadas a determinados processos semanais e o número de tarefas executadas em um determinado período.

O KPI de produtividade é uma ferramenta valiosa para a empresa identificar quais ajustes precisam ser feitos para reduzir a carga operacional dos compradores. Por exemplo, a implementação de uma solução digital para gestão de compras pode ser uma excelente opção.

7. Satisfação dos clientes

Para estabelecer as melhores estratégias de compras, é fundamental que os profissionais compreendam a experiência do cliente, uma vez que os insumos são a base do produto final.

Uma das formas mais eficazes de descobrir se o seu produto ou serviço está agradando os consumidores é por meio da realização periódica de pesquisas de satisfação.

O indicador de satisfação do cliente é uma métrica que envolve toda a organização e deve ser considerado um dos KPIs mais importantes na hora de planejar compras.

8. Custo de suprimentos

O indicador de custo de suprimentos compara o volume de compras de materiais e insumos com o volume de vendas, com objetivo de descobrir o percentual dos custos para o setor.

Ao monitorar esse KPI, a área de compras identifica oportunidades de redução de custos, otimiza a gestão de estoques e compreende se está obtendo bom retorno sobre seus investimentos.

Além disso, o custo de suprimentos fornece dados para tomadas de decisões estratégicas em relação a fornecedores, negociações e contratos, para o alcance do melhor custo-benefício.

9. Políticas de compras e compliance

O KPI políticas de compras e compliance ajuda a garantir que as práticas de compras estejam em conformidade com regulamentos e normas, reduzindo riscos legais e financeiros.

Existem diferentes indicadores que podem ser avaliados quando se trata de políticas de compras e compliance. Cada empresa deve selecionar os aspectos mais importantes para acompanhar.

Por exemplo, porcentagem das transações de compras que cumprem as políticas internas e externas, participação em treinamentos relacionados a compliance e avaliações de riscos.

10. Compras sustentáveis

A área de compras está conectada à sustentabilidade das empresas. Por isso, é cada vez mais relevante avaliar a proporção de compras realizadas a partir de fontes sustentáveis.

Em compras, isso envolve a consideração de fatores ambientais, sociais e éticos, ao selecionar fornecedores, insumos para a produção, logística, transporte, entre outros.

Esse indicador reflete o compromisso da empresa em alinhar suas práticas de compras com o ESG, contribuindo para a construção de uma cadeia de suprimentos mais sustentável e ética.

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