Lead time em compras tem impacto direto nos gastos de uma empresa

Você não pode perder o lead time em compras de vista quando estiver monitorando suas operações. Em um mercado competitivo, cada detalhe faz a diferença. E para manter a sustentabilidade econômica de um negócio e deixar os clientes satisfeitos, as empresas são pressionadas a manter custos mais baixos e realizar entregas rápidas. Afinal, os consumidores estão cada vez mais sensíveis ao tempo.

Enquanto isso, para equilibrar gastos, instituições precisam buscar formas de administrar bem seu estoque: materiais em falta impactam na produção e podem gerar atrasos, o que não é nada satisfatório para o fluxo da cadeia de suprimentos.

Um estoque com itens em excesso é péssimo sinal para os negócios: afinal, produtos parados afetam o giro da empresa, geram mais despesas com armazenamento e ainda podem causar prejuízo financeiro. Nesse cenário, é crítico que a empresa conheça o lead time de compras para o melhor funcionamento da sua cadeia de suprimentos.

Portanto, se você quer saber mais sobre esse indicador e a importância que ele tem para o seu negócio, acompanhe a leitura deste conteúdo e entenda porquê!

O conceito de lead time em compras

Esse conceito diz respeito ao tempo de aprovisionamento, ou seja, o tempo total que um produto leva para ser entregue ao consumidor final, passando por todas as etapas de produção desde o seu pedido. O conhecimento desse dado é fundamental para o sucesso de um projeto de fabricação. Com ele, os gestores podem planejar melhor todos os trâmites de compra de materiais e garantir o fluxo contínuo das operações.

O termo lead time vem da Engenharia de Produção. De uma forma muito simplificada, ele pode ser compreendido como o período decorrido entre a chegada de um pedido efetuado pelo consumidor e o momento em que o produto ou serviço é entregue. Contudo, levando em conta essa definição básica, podemos explorar outros pontos e entender esse assunto com mais complexidade.

Algumas empresas podem pensar que a solução para reduzir o lead time — e assim realizar entregas mais rápidas — é por meio da tática de manter os estoques em altos níveis. Todavia, além de ser uma manobra arriscada, essa estratégia não resolve o problema.

O que ele abrange

O cliente, de fato, pode ter uma percepção positiva sobre o tempo de entrega, mas o lead time da empresa não é reduzido com essa ação. Isso porque, na verdade, para compreender melhor esse conceito, devemos pensar que ele é o tempo que um item demora para atravessar todas as etapas de produção dentro da cadeia de suprimentos. Desse jeito, estoques lotados apenas “mascaram” o problema e criam uma espécie de fila de produtos, aumentando o período de atravessamento em vez de diminuí-lo.

Pedidos de produtos que não poderão ser atendidos a partir de um estoque e que precisam ser fabricados ou adquiridos com um fornecedor exigem um lead time mais longo, que deve ser bem planejado para que a empresa faça a manutenção correta da expectativa do consumidor.

Resumidamente, o lead time é o período de tempo gasto pelo sistema produtivo para que insumos sejam transformados em produtos acabados e prontos para entrega.

Esse processo abrange uma série de etapas cruciais em um negócio, como gestão de compras, de fornecedores e da cadeia de abastecimento de uma empresa. De certa forma, é um indicativo que também envolve a logística, já que inclui o transporte de matérias-primas, linhas de montagens e armazenagem.

O motivo de sua importância na gestão

O conhecimento do lead time da empresa estimula gestores a refletir melhor sobre todas as etapas que um produto percorre até ser entregue ao cliente.

Sendo assim, caso esse índice seja desfavorável, é possível elaborar soluções e implementar iniciativas que promovam a redução desse período. Inclusive, é possível fazer isso identificando e eliminando erros, gargalos e tempo de espera ao longo da produção.

A partir do momento em que uma empresa descobre seu lead time, ela pode se esforçar para adotar uma metodologia para a cadeia de suprimentos mais enxuta e produtiva, com o intuito de reduzir o tempo de aprovisionamento e o prazo de entrega para o cliente. Esse empenho se traduzirá em mais satisfação por parte dos consumidores, que se tornarão fiéis à marca.

O lead time também é um aliado para o planejamento e organização da gestão da cadeia de suprimentos.

Se o setor de compras conhece exatamente esse período, pode usar esse dado para estudar a compra de materiais necessários e determinar o momento certo para realizar uma nova aquisição, de modo que os insumos estejam disponíveis para uso na hora correta, sem causar desfalque ou excesso no estoque.

Certamente, o desconhecimento desse dado ou um lead time de compras calculado de forma equivocada pode tumultuar a produção.

Adquirir produtos com muita antecedência não é efetivo: os materiais podem chegar muito antes do esperado, necessitando ser armazenados em estoque. Isso é extremamente nocivo caso os itens sejam perecíveis ou tóxicos, por exemplo. Além disso, o acúmulo de insumos pode atrapalhar os demais processos.

Por esse motivo, quanto mais informação, controle e precisão existirem na gestão de compras e da cadeia de suprimentos, melhor será a definição do lead time e o alinhamento dos processos. Dessa forma, o fluxo das operações corre de forma mais tranquila.

Os fatores que influenciam o lead time

Como vimos, o lead time envolve muitos processos em uma cadeia produtiva, por isso, são muitos os fatores que podem afetar a alteração do período que um produto leva para ser finalizado e entregue. Conheça os aspectos que causam impacto nesse indicador:

1. Fornecedor

gestão de fornecedores é um ponto crucial na cadeia de suprimentos. Há tempos que as empresas perceberam o valor estratégico de uma boa fonte de fornecimento.

Poder contar com os melhores contatos de fornecedores e ter uma carteira variada é ótimo para os negócios, uma vez que a organização consegue garantir o melhor custo-benefício nos pedidos, formas de pagamento mais atraentes e prazos favoráveis para a produção.

Dessa maneira, um fornecedor com problemas ou que não possui a expertise necessária sobre o segmento e os produtos que oferta pode causar impactos negativos no lead time.

Uma função importante do departamento de compras é saber como escolher contatos e cuidar para que o relacionamento com fornecedores-chave seja proveitoso, baseado na parceria.

Em momentos de aperto, esses prestadores de serviço — com os quais sua empresa mantém uma excelente relação — muito provavelmente estarão disponíveis para ajudar e aceitar pedidos urgentes, o que pode salvar seu lead time.

Caso um fornecedor não esteja cumprindo os prazos, o melhor caminho é cancelar os pedidos e procurar por outro contrato.

2. Posição geográfica do fornecedor

Um fornecedor que está situado em uma posição geográfica desvantajosa ou muito distante da fábrica pode gerar problemas para o lead time. Para que os produtos sejam entregues, o ciclo deve considerar a logística de transporte.

Seja um deslocamento por estradas, pelo mar ou aéreo, o transporte de produtos sempre envolve uma série de imprevistos e riscos. Assim, o lead time deve ser calculado com base nessa variável.

O ideal é buscar por fornecedores situados em locais que exijam o mínimo de transporte possível. Caso o valor e a qualidade do insumo compensem, vale a pena fechar negócio com um fornecedor e ajustar o planejamento da produção levando em conta um lead time maior.

3. A data de compra

Gestores logísticos planejam o embarque de mercadorias que entrarão em trânsito por dia levando em conta uma série de variáveis como destino, volume, natureza do produto, entre outros.

Dessa forma, acompanhar as datas em que os pedidos são feitos é fundamental para calcular o lead time corretamente. Dependendo do dia da sua aquisição, sua compra pode precisar ficar parada por algum tempo esperando sua vez até ser embarcada e seguir seu trajeto.

4. Receita Federal

A Receita Federal é o órgão do governo responsável pelo fisco e por averiguar as cargas. Suas ações são, infelizmente, imprevisíveis.

Ou seja, não existe como prever se os fiscais realizarão uma análise mais detalhada de uma mercadoria, atrasando todo o processo e sua chegada ao seu destino final. Sendo assim, é preciso incluir essa eventualidade na hora de determinar o lead time.

O cálculo correto desses prazos

Saber fazer o cálculo correto do lead time é uma prática que traz muitos benefícios para as operações da empresa e atendimento ao cliente. Esse conhecimento é muito oportuno para o planejamento estratégico da organização. Confira como apurar esses prazos:

1. Elabore uma lista com todos os produtos requisitados

Crie uma lista com todas as matérias-primas adquiridas para fabricação de cada item a ser vendido. Essa tabela também deve conter serviços de consertos ou instalações, caso esses procedimentos sejam necessários para a finalização do produto.

2. Conheça o período necessário de compra para cada item

Na mesma tabela, organize o tempo necessário que cada material levará para chegar. Um pedido pode demorar cerca de 5 dias ou mais para ser entregue. Calcule uma margem de segurança de alguns dias levando em conta imprevistos do transporte.

Outro ponto importante que deve ser considerado é se o fornecedor trabalha apenas com dias úteis, por exemplo. Nesse caso, não inclua os dias do fim de semana nessa previsão.

3. Separe os itens com prazos de entrega mais longos

Itens que tenham um prazo de entrega mais longo devem estar em destaque na lista. Anote com precisão o tempo de espera necessário para sua chegada. Caso disponha de inventário de insumos para começar a produção, atribua um lead time de um dia para que a fabricação desse item se inicie.

4. Determine o número de dias e horas para fabricação de cada produto ou serviço

Faça uma análise e registre: quanto tempo é necessário para que sua empresa produza um lote de um determinado produto após o recebimento dos insumos essenciais? Inclua nesse período fins de semana, feriados, imprevistos, atrasos e manutenções que possam acontecer.

Outro aspecto a ser considerado: as máquinas necessárias para a produção estão funcionando em perfeito estado? Caso precisem de reparos, o tempo final pode sofrer alterações.

Se sua empresa é fornecedora de um serviço, verifique se o funcionário responsável e os equipamentos estão com agenda disponível, caso contrário, inclua uma margem de atraso no lead time.

5. Acrescente tempos de espera e variáveis

Some o tempo de espera necessário para os insumos de um produto — ou para conseguir uma equipe para agendar a instalação de um serviço — com o período exigido para a fabricação de um item ou finalização de um trabalho.

Esse total que une os pontos de espera pelo pedido e término da produção representa o lead time que um item demora a estar disponível para entrega ao cliente.

Os benefícios de um controle eficiente

Grande parte das empresas considera um verdadeiro desafio controlar o tempo que leva o ciclo de compra de um produto, sua fabricação e entrega ao cliente final.

Os consumidores estão cada vez menos dispostos a esperar um longo período. Esse fator impõe para as empresas a necessidade urgente de investir em eficiência e produtividade para reduzir os fluxos de produção.

Conforme dissemos, a estratégia do alto volume em estoque não é eficaz para o cálculo correto do lead time, além de ser um potencial problema para a empresa. Resta analisar processos e examinar como certas lacunas ou gargalos podem ser eliminados no lead time de cada produto, gerando um ganho de tempo.

Para obter uma redução expressiva do lead time, uma gestão otimizada e mais eficiente da cadeia de suprimentos é essencial. Nesse caso, a tecnologia é indispensável.

Sistemas de e-procurement são grandes aliados, pois automatizam tarefas como cotação de produtos e fechamento de compras, oferecendo mais controle e visibilidade para os gestores.

Empresas que não reconhecem a importância de uma solução digital perdem muito tempo com a gestão ineficiente dos estoques e processos burocráticos e manuais, que muitas vezes resultam em erros, gargalos e retrabalho.

Saiba como a tecnologia pode aprimorar o controle e o desempenho dos processos da sua empresa, ao mesmo tempo em que contribui para a redução do lead time:

1. Maior integração

O software de e-procurement tem um módulo com ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em tradução livre para o português), que é um sistema capaz de integrar diversos departamentos dentro de uma empresa, centralizar informações e facilitar a comunicação entre as equipes.

Com o ERP, gestores conseguem ter uma visão mais completa da cadeia de produção e uma visão geral dos processos. Dessa maneira, é possível buscar formas de reorganizar as operações, identificar falhas e gargalos a fim de aprimorar o desempenho, a produtividade e reduzir o lead time.

O uso de um software para a gestão da cadeia produtiva contribui para o planejamento estratégico da empresa, resolvendo problemas como:

  • informações não integradas
  • falta de planejamento para a aquisição de insumos
  • dependência de outras áreas para decisões ou execução de atividades
  • falha na comunicação entre estoque e compras
  • dados incorretos ou incompletos
  • estimativas erradas para compras

Para o processo de compras, o e-procurement controla e automatiza:

  • pedidos de compras
  • cotações de preços
  • análise do histórico de compra
  • gestão dos contatos dos fornecedores e histórico dos mesmos
  • diferentes níveis de aprovação de compras
  • agendamento de compras futuras

2. Busca por fornecedores otimizada

Selecionar os melhores fornecedores é crucial para o sucesso da produção, porém é algo que ocupa muito o tempo dos colaboradores. Com o sistema e-procurement, é possível melhorar essa busca, tornando a seleção mais assertiva e prática.

A equipe de compras pode inserir parâmetros necessários para os fornecedores no sistema, que apenas apresentará candidatos compatíveis com o exigido, agilizando a busca e reduzindo gastos operacionais.

Na plataforma, gestores de compras podem avaliar, de forma descomplicada, aspectos como:

  • preços
  • qualidade dos produtos
  • prazos e formas de pagamento
  • índice de pontualidade nas entregas

O sistema também automatiza as negociações e os contratos, tornando o processo mais transparente e ágil.

Outra possibilidade é usar a ferramenta de e-sourcing, também conhecida como leilão reverso. Esse sistema usa a internet para encontrar novos fornecedores, possibilitando que a empresa amplie significativamente sua carteira de contatos.

e-sourcing é extremamente benéfico para empresas que querem garantir ofertas mais atrativas e atrair uma variedade maior de fornecedores.

No sistema, a empresa insere informações sobre os materiais que precisa e os fornecedores, por sua vez, dão lances, competindo uns com os outros para fechar o negócio. Como em um leilão ao contrário, a instituição pode avaliar todas as ofertas e escolher aquela que oferece melhor custo-benefício.

3. Automação de processos

Análises manuais e tarefas burocráticas tomam o tempo da equipe de compras. Com o e-procurement, empresas automatizam processos e ganham com mais precisão, controle e diminuição dos erros e repetições.

Em poucos cliques, os colaboradores podem gerar relatórios e visualizar dados e indicativos que apresentam melhores opções para todas as operações do negócio.

Com pedidos automatizados, o setor de compras pode seguir o cronograma de produção, favorecendo um fluxo contínuo e equilibrado das atividades, uma vez que a aquisição de insumos é realizada pelo sistema e as aprovações aceleradas.

Isso faz toda a diferença na hora de reduzir o lead time, já que o ciclo do trabalho não precisa ser interrompido ou atrasado por conta da falta de materiais.

4. Comunicação com fornecedores simplificada

Ter um excelente relacionamento com os fornecedores é essencial para a competitividade da organização. Afinal, problemas como atraso nas entregas ou prazos de pagamento desfavoráveis só são resolvidos quando as fontes de fornecimento são tratadas como parceiros de negócio.

Essa abordagem garante uma negociação mais benéfica para ambas as empresas.

A manutenção dessa comunicação pode ser simplificada e parametrizada por meio do sistema de e-procurement, que automatiza o envio de e-mails e notificações para os prestadores de serviço.

Da mesma forma, gestores podem acompanhar o desempenho dos fornecedores por meio de relatórios com o histórico de compras feitas e análises com indicadores de performance. Assim, é possível verificar a conformidade do trabalho de cada fornecedor e monitorar métricas para garantir uma parceria sempre favorável para a empresa.

Internamente, o e-procurement também contribui para a melhora da comunicação e a diminuição o desencontro de informações, o que representa um grande ganho de tempo.

No fim, o processo de compras ganha muito mais agilidade e, com a automatização, envolve menos colaboradores, tornando-se mais eficiente e objetivo. O sistema consegue gerenciar de forma mais assertiva um grande número de contatos de fornecedores, garantindo negociações proveitosas para a organização.

5. Melhor visibilidade do estoque

Monitorar o giro dos produtos adquiridos, determinar o ponto de recompra correto e as quantidades mínimas de cada pedido são informações indispensáveis que devem ser analisadas constantemente para garantir compras futuras mais estratégicas e eficazes, além de contribuir para a redução do lead time.

Como vimos, o lead time tem uma relação de proximidade com os níveis do estoque, sendo que a empresa deve evitar tanto o excesso como a falta de produtos para assegurar o melhor tempo para a produção e entrega dos itens.

O acompanhamento constante do estoque e dos aspectos que mencionamos é essencial para o planejamento das compras. Sendo assim, os gestores do setor precisam conhecer com precisão o número de materiais disponíveis e fazer um inventário dos itens.

Para essa tarefa, um sistema eletrônico é a melhor opção, pois assegura informações atualizadas, confiáveis e alinhadas com os outros departamentos. Somente assim, a empresa evita o riso de negociar um lote de produtos que, na verdade, não está disponível em estoque, comprometendo totalmente o lead time dessa operação.

Todas as empresas querem crescer e fortalecer sua imagem no mercado. Contudo, os desafios são muitos e os consumidores cada vez mais bem informados e exigentes. A pressão por mais qualidade e eficiência é grande, portanto as empresas não podem mais perder tempo e recursos financeiros com processos lentos e falhos.

Nesse cenário, o lead time em compras é um indicativo de performance importante não apenas para a satisfação do cliente final, mas também para apontar as necessidades de melhora na cadeia de suprimentos de uma empresa.

Portanto, para se destacar, ter mais sucesso e lucratividade, fique atento a essa métrica e invista em ferramentas que ajudem sua empresa a implementar processos enxutos, mais rápidos e competentes.