Tradicionalmente, las cotizaciones en Excel eran la forma más común de llevarlas a cabo. Gracias a la tecnología y a la digitalización de los procesos, ya esto es cosa del pasado. Actualmente, existen soluciones que te brindan una mayor optimización de los procesos.

Lo anterior no significa que Excel pueda servirte para hacer algunas tareas en la oficina, pero la forma moderna, precisa y más eficiente es utilizar una solución de software de cotizaciones en lugar de los métodos antiguos que son tan susceptibles a errores, manipulación y corrupción.

¿Aún Gestionas las Cotizaciones en Excel?

Las empresas que gestionan descuentos y ofertas a menudo no se dan cuenta de la importancia del software que emplean. Utilizar la herramienta adecuada para llevar a cabo sus cotizaciones puede facilitarte la tarea, agilizar el proceso y manejar mayor información.

La que probablemente era la mejor opción al comienzo de tu negocio, puede no ser la opción correcta ahora. Para impulsar la siguiente etapa del crecimiento de tu empresa, sobre todo cuando tus procesos comerciales aumentan drásticamente, requiere de soluciones más avanzadas.

Cada vez más empresas mejoran sus procesos empleando software especializados para realizar sus cotizaciones. 

Una dependencia continua de las hojas de cálculo de Excel provoca procesos manuales ineficientes y altos costos operativos. Además de un mayor riesgo de errores y limitaciones a tu potencial de ingresos por reembolsos. Y la lista de problemas continúa. 

En este artículo te expondremos los problemas más comunes que puedes enfrentar al momento de realizar tus cotizaciones en Excel, cuáles son sus desventajas y por qué llevar a cabo estas tareas en este software ya no es la mejor opción.

Desventajas de Llevar las Cotizaciones del Departamento de Compras en Excel

Las hojas de cálculo de Excel son utilizadas por una gran cantidad de empresas. Muchos las emplean a diario porque son económicas de crear, flexibles, fáciles de usar y de compartir. Sin embargo, Excel tiene sus desventajas. Veamoslas a continuación:

Deficiencia de las cotizaciones en Excel
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1. Los Archivos Ocupan Demasiado Espacio

Los archivos de Excel tienden a ocupar mucho espacio en el disco duro de tu PC. Esto hace lenta tu máquina y por ende genera una mayor incomodidad a la hora del trabajo. Al final se traduce en una baja productividad.

Cuando un archivo de datos es demasiado grande, puede hacer que Excel se vuelva lento. Esto ocurre con más frecuencia si todos los datos están en un solo archivo.

Tratar de dividir los datos en archivos más pequeños puede hacer que algunos de ellos se pierdan o se extravíen. Excel no es fácil de usar y redondea números muy grandes generando cálculos imprecisos.

2. Se Debe Ingresar el Formato y Fórmulas Manualmente

Al usar hojas de cálculo de Excel, la única forma de validar tus datos es haciendo una verificación manual. Este es un ejercicio que requiere mucho tiempo y trabajo, lo que lleva a una toma de decisiones lenta y a un flujo reducido.

Es posible que identifiques que las filas y columnas de tu hoja de cálculo crecen cada vez más y por lo general, la cantidad de tiempo que las personas dedican a examinarlas disminuye a medida que el volumen de datos aumenta.

Con demasiada frecuencia, las hojas de cálculo de Excel vuelven lentas a las personas y perjudican su precisión. Esto ocurre al exigir que las personas realicen manualmente tareas repetitivas que podrían simplificarse o automatizarse con softwares especializados.

3. Se Tienen Múltiples Versiones del Archivo

Las cotizaciones generalmente requieren información de diferentes personas de varios departamentos. El documento final será el resultado de múltiples intercambios de datos, ideas y archivos.

Supongamos que las oficinas de una empresa están distribuidas por todo el país o ciertos miembros del equipo están en diferentes ubicaciones, entonces la única forma de intercambiar datos almacenados en hojas de cálculo es a través del correo electrónico.

Tal método de intercambio es susceptible de duplicación, e incluso de que se ingresen datos incorrectos. A todos les resultará difícil realizar un seguimiento de archivos similares que van y vienen. A veces, terminarán enviando una versión desactualizada, con datos incorrectos y duplicados.

4. No Tiene una Vista para Móvil

Aunque Excel cuenta con aplicaciones para teléfonos inteligentes, esta no es muy amigable con el usuario. Los dispositivos tienden a ser de menor tamaño para visualizar la cantidad de datos e información de las hojas de cálculo.

Este hecho hace que no sea funcional para realizar cualquier tarea en el teléfono móvil. De nada sirve contar con una aplicación donde no puedas llevar a cabo alguna actividad por existir ciertas limitaciones.  

5. No Genera Informes y Reportes

En un entorno basado en hojas de cálculo, extraer datos e informes de diferentes departamentos es casi imposible. Consolidar y resumir la información para ayudar a la empresa a tomar las mejores decisiones puede llevar mucho tiempo.

Elaborar tus cotizaciones en Excel ya es cosa del pasado, además que puede enlentecer tus procesos en el departamento de compras

Todos los involucrados en el procesamiento de la información deben estar muy atentos para mantener la integridad de los datos. A menudo, será necesario verificar una y otra vez. Cuando la versión final llegue a la gerencia, es posible que no tengas mucho tiempo para trabajar con la información.

Las Cotizaciones en Excel son Cosa del Pasado

A pesar de que Excel es el estándar de la industria para hojas de cálculo, tiene algunos inconvenientes claros. Excel no siempre es “la mejor solución” para tu negocio, especialmente cuando se trata de cotizaciones.

La gestión de hojas de cálculo puede resultar engorrosa y compleja. Además, el proceso manual de configuración, precio y cotización requiere mucho tiempo y es susceptible de errores humanos triviales.

Las hojas de Excel son excelentes calculadoras, pero no son buenas para manejar bases de datos. Por ello, ya es hora que te deshagas de esos obsoletos métodos de trabajo y comiences a disfrutar de los beneficios que te brinda la tecnología.

Cotizaciones en Excel no genera reportes
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Conclusiones

Entonces, ¿Tu proceso actual de administración de precios está frenando tu negocio? Si quieres ver el crecimiento de las ganancias, debes utilizar una solución para optimizar tus cotizaciones y evitar problemas y errores críticos.

Las hojas de cálculo de Excel, que en un principio te ayudaron, puede que ya no surtan el mismo efecto que antes. Tu empresa, a medida que crece, necesita herramientas que estén a la par de su desarrollo.

En Mercado Eletrônico te brindamos la solución que tu empresa necesita para elaborar tus cotizaciones de la forma más eficaz y eficiente. Ponte en contacto con nosotros y empieza a agilizar y a hacer más productivas las tareas de tu departamento de compras.

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