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A gestão de compras e suprimentos de uma empresa é uma das áreas mais estratégicas do negócio. Afinal, boas negociações e aquisições acertadas podem ser sinônimos de aumento dos lucros e maior vantagem competitiva sobre os concorrentes.

Portanto, é fundamental identificar falhas tornar os processos cada vez mais eficientes e obter resultados mais satisfatórios. Continue com a leitura e saiba como isso pode ser feito!

Mapeamento de processos

Promover o mapeamento de processos consiste em estudar os métodos de trabalho, do início ao fim, em busca de pontos fracos que afetam os resultados. Com isso, a identificação das causas das falhas se torna mais precisa e o gestor pode criar ações realmente eficazes, que resolvem o problema, em vez de elaborar ações que somente minimizam os sintomas.

Para que o mapeamento ajude de fato, o ideal é analisar as atividades que são executadas e levantar seus pontos principais como:

  • Fornecedores: pessoas ou empresas que fornecem o material ou as informações necessárias para a realização da tarefa;
  • Entradas: são os recursos (materiais e informações) usados na execução do processo;
  • Fluxo das atividades;
  • Saídas: produto da finalização da atividade (materiais ou informações trabalhadas);
  • Clientes: quem recebe as saídas do processo (internos — pessoas ou áreas — ou externos — parceiros de negócio e clientes finais.

Cria-se a partir daí o desenho desse fluxo de atividades, o chamado fluxograma. Por meio dele, as pessoas conseguem entender melhor como o trabalho é realizado e onde exatamente as falhas estão localizadas.

Para garantir que o mapeamento seja realmente útil na resolução de problemas, é necessário implementar as mudanças, verificar se os resultados são satisfatórios e, em caso afirmativo, formalizar o novo método — assegurando-se de que os colaboradores estão cientes das modificações e da importância de colocá-las em prática.

Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho podem ser definidos como uma ferramenta de gestão que ajuda a analisar os resultados dos processos. Por meio deles, o gestor consegue saber melhor se os recursos e esforços direcionados para as atividades foram necessários para alcançar as metas elaboradas inicialmente.

Se o desempenho está aquém do esperado, é sinal de que alguma falha ocorreu ao longo do processo, os recursos destinados não estão sendo suficientes ou o método de trabalho é ineficiente. Assim, torna-se possível compreender quais processos precisam de maior atenção e quais novas estratégias podem ser adotadas para que se alcancem os objetivos esperados.

Seleção de fornecedores

Escolher bons parceiros de negócio também é fundamental para garantir melhores resultados. Ou seja, se um fornecedor não consegue atender a um padrão mínimo de qualidade, isso afetará o desempenho da sua empresa.

Portanto, é preciso planejar cuidadosamente o processo de seleção, buscando referências, analisando bem o mercado, as opiniões de outros clientes, entre outros aspectos. Ou seja, o fator preço não deve ter o maior peso na hora das decisões de compras.

Se a empresa já possui parceiros consolidados, vale a pena investir no desenvolvimento de fornecedores. O objetivo aqui é sugerir políticas de melhorias e fazer com que eles estejam alinhados aos seus valores e metas. A solicitação de uma certificação de qualidade é um bom exemplo de como fortalecer a cadeia de suprimentos.

É importante ainda ter a consciência da necessidade de avaliar uma série de questões e de que a máxima “o barato pode sair caro” é totalmente verdadeira. A escolha por preço pode levar a vários problemas com prazos de entrega, envio dos pedidos e a qualidade dos produtos e serviços.

Integração com outras áreas

A gestão de compras e suprimentos pode — e deve — estar intimamente ligada a outras áreas do negócio:

  • Gestão de estoque: depende de aquisições acertadas para garantir uma boa composição, condizente com a demanda. Ao mesmo tempo, o setor de compras precisa de informações de estoque para que possa adquirir os produtos certos e no momento mais adequado;
  • Comercial: está diretamente ligado também à área de estoque. Nesse caso, o ideal é garantir o intercâmbio de informações relacionadas à previsão de demanda, a fim de garantir que os pedidos dos clientes sejam atendidos adequadamente.

Por meio dessas duas referências, pode-se perceber como a comunicação deve se manter aberta e fluida entre os setores, para que se tenham as informações necessárias e possa realizar um bom trabalho.

Nesse sentido, as falhas podem estar justamente em problemas no compartilhamento de dados, haja vista que, sem as informações necessárias, dificilmente a área de compras conseguirá tomar as melhores decisões para a empresa.

Software de gestão de compras

O investimento em um sistema de gestão, na maioria dos casos, requer uma padronização dos processos, o que ajuda na identificação e correção das falhas. Além disso, a automatização das tarefas faz com que o índice de erros e necessidade de retrabalho diminuam consideravelmente.

Quando as tarefas são realizadas de forma manual, existe ainda uma demora maior na finalização dos processos, as informações ficam descentralizadas (dificultando a sua localização), os dados são menos seguros e confiáveis, além de uma série de outros problemas que são facilmente resolvidos com o uso da tecnologia.

Outro ponto que vale a pena ressaltar é que, além dessas melhorias, o uso de um software faz com que seja possível gerar relatórios e analisar os dados com muito mais eficiência e confiabilidade. Isso permite que o gestor analise os resultados, identifique falhas e crie planos de ação mais assertivos.

Quando há uma boa gestão de compras e suprimentos, aumentam as chances de que todos os outros processos e áreas obtenham resultados promissores, pois é nesse setor que se inicia a rotina de muitos outros na empresa. Com a correção de falhas e adoção de melhorias, não só a área ganha, mas a empresa como um todo sente os reflexos positivos.

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