Processos de compras: É preciso automatizar para evitar falhas

Gestores precisam ter em mente a importância de manter a maior parte da carga operacional automatizada dos processos de comprasA automatização de processos consiste em transformar etapas que eram realizadas de maneira estritamente manual em procedimentos que contam com a ajuda de tecnologia. A automatização não serve para substituir a atividade humana, mas para otimizar recursos e facilitar o trabalho dos profissionais de uma maneira geral.

Fundamenta-se, por exemplo, na coleta, análise e armazenamento de dados, assim como na execução de determinadas tarefas produtivas e na facilitação de tomadas de decisão. Para tanto, são utilizadas soluções de tecnologia que permitem à empresa reduzir os custos de operação.

No setor de Compras, a automatização de processos também pode estar presente, assim como em muitas outras áreas. Além de conhecer os benefícios dessa tecnologia, é fundamental entender como realizar essa mudança.

Veja a seguir tudo o que você precisa saber para incluir a automatização de processos no seu negócio!

Como implantar a automatização de processos

Para que a automatização de processos ofereça os resultados esperados, é muito importante garantir que sua implantação seja feita de maneira estruturada e de acordo com as diretrizes da sua empresa. Como é uma mudança considerável na forma como a companhia realiza suas tarefas, tudo precisa ser bem planejado e os passos para fazer a implantação incluem:

Entender as necessidades do negócio

O primeiro passo consiste em compreender do que a sua empresa requer em termos de automatização. É necessário avaliar quais processos podem se tornar automatizados e quais são os pontos mais importantes a considerar. A partir daí, é possível definir que tipo de recursos a solução de automatização precisa ter.

Do ponto de vista do setor de Compras, é interessante que a solução forneça uma boa base de fornecedores ou a realização do processo de aquisição de maneira mais ágil. Dessa forma, será possível obter todos os benefícios esperados para o sucesso de toda a operação e evitar que haja desperdício de recursos.

Mapear os processos

Mapeie os processos para que seja entenda quais podem ser automatizados e como isso será realizado. Entender o fluxo de trabalho é fundamental nessa etapa, pois isso vai mostrar quais são os gargalos produtivos e quais são as etapas com mais impacto no resultado final.

Outro ponto importante do mapeamento de processos é que ele permite compreender quais são as etapas sequenciais para a automatização. Em um processo de compras, por exemplo, é preciso levar em consideração etapas como a cotação, a negociação com fornecedores e o fechamento da compra.

Fazer a seleção adequada

Escolher a solução correta é fundamental para que se obtenha sucesso em todo o processo de automatização. Sem essa etapa, há comprometimentos tanto em relação à eficiência como também em relação a questões como segurança e compliance.

Diante disso, é muito importante fazer uma escolha acertada e que tenha a ver com as prioridades do seu negócio. É necessário, por exemplo, identificar se a empresa tem uma boa atuação no mercado e qual é o nível de qualidade oferecido pela sua solução.

Uma opção é entrar em contato com quem já utiliza o serviço para se assegurar sobre a capacidade de a empresa atender a todos os requisitos necessários para a sua organização. Além disso, é importante que a solução esteja adequada ao investimento que será realizado, ao mesmo tempo em que é fundamental não se basear apenas no preço para a contratação.

Oferecer treinamento

A próxima etapa consiste em realizar a implantação da solução em si e iniciar o treinamento da equipe. Essa parte é especialmente importante, porque se os envolvidos nos processos não forem treinados adequadamente, a solução não poderá ser utilizada com seu máximo potencial.

O ideal é oferecer um treinamento completo de uso, com todas as instruções necessárias e suas boas práticas para os profissionais que irão utilizá-la. Nesse momento, inclusive, é fundamental que haja uma boa comunicação, pois se trata de uma mudança de processo operacional. Se não houver uma comunicação adequada, terá dificuldades para garantir que tudo saia conforme o planejado.

Esse treinamento precisa ser completo para a solução escolhida de modo que possa permitir que todas as dúvidas sejam sanadas antes da solução se de fato adotada. No caso de uma solução de automatização de Compras, os profissionais compradores precisam fazer testes e simulações para que se habituem ao novo processo, evitando qualquer tipo de desperdício ou problemas futuros.

Monitorar os resultados

Mesmo com todos os cuidados, a automatização de processos talvez exija algum tipo de mudança e otimização futura. Em alguns casos, pode se tratar de resultados abaixo do esperado, mas em outros, pode se tratar de uma potencial melhora.

Seja como for, é indispensável monitorar os resultados em relação à automatização. Defina e acompanhe os parâmetros mais importantes em relação a essa mudança e faça alterações conforme o processo se desenrolar. Isso garante que a automatização esteja seja sempre relevante e proporcione os resultados desejados.

Os benefícios da automatização de processos

Uma automatização de processos serve mais do que para se adaptar às novas necessidades e possibilidades trazidas pela tecnologia. Serve também para que o negócio se beneficie amplamente e consiga obter resultados cada vez melhores em curto e a longo prazo. Dentre as vantagens estão questões como:

Aumento da produtividade

Com os processos automatizados, reduz-se consideravelmente o tempo necessário para que uma tarefa seja realizada. Ainda no caso de um setor de compras, como no caso das cotações que ficam muito mais ágeis com os dados centralizados e o envio eletrônico de requisição. Isso garante que seja necessário menos tempo pesquisando por fornecedores e inserindo informações na plataforma.

A automatização é especialmente benéfica, pois oferece um aumento considerável da produtividade do profissional comprador. Com a gestão de pedidos e online, é possível controlar o envio e o recebimento dos pedidos aos fornecedores. Eventualmente, isso pode significar uma maior lucratividade para a empresa.

Redução dos custos

Inclusive, o aumento nos lucros também está diretamente relacionado à redução de custos que processo de automatização oferece. É possível, por exemplo, diminuir a quantidade de pessoas trabalhando sobre um processo, designando outros profissionais para atividades mais estratégicas.

A diminuição de tempo necessário para executar o processo também reduz o uso de recursos. Com a automatização, o processo de compras, por exemplo, se torna mais rápido e, com isso, mais barato e mais lucrativo para o negócio.

A redução de custos no setor de compras, inclusive, diz respeito ao fato de que ele garante ser possível encontrar melhores condições de compra, diminuindo os gastos associados a todo esse processo.

Maior confiabilidade de dados

Quanto mais manual é um processo, maior é a dificuldade que existe em garantir que as informações sejam corretas e seguras. Para quem é responsável pela cadeia de suprimentos, ter dados estritamente manuais pode significar contatos desatualizados, preços defasados e, com isso, perda de boas oportunidades de compra.

Já com a automatização, há mais garantias de que todos os parâmetros estejam dentro do esperado. Além disso, diminui o número de erros, o que também diminui a necessidade de retrabalho, favorecendo a eficácia dos profissionais.

Padronização de processos

Quanto mais automatizado é um processo, menores tendem a ser os desvios em relação à operação. É exatamente isso que garante ao negócio maior produtividade e que colabora para a melhoria dos resultados em geral.

Um dos benefícios da automatização é justamente a possibilidade de padronização, onde determinados processos acontecem da mesma maneira e de forma contínua. Com isso, garante tanto a qualidade quanto o controle, de modo a fazer com que seja possível que a gestão tenha completa visibilidade sobre o processo em questão.

Além do mais, essa é uma característica que colabora para que a empresa tenha rotinas repetíveis e escaláveis, sendo mais fácil repetir resultados considerados positivos. No setor de compras, por exemplo, torna mais fácil a identificação de novas oportunidades tão vantajosas quanto as anteriores, colaborando para que as aquisições sejam mais assertivas e garantam a qualidade necessária do produto ou serviço desejado.

Centralização de informações e de controle

O uso de recursos para automatizar processos normalmente garante que as informações coletadas sobre as compras permaneçam centralizadas, permitindo que a gestão acompanhe em tempo real a evolução de um determinado processo.

Mais do que isso, é possível garantir a integração com outros setores do negócio. Diante da cadeia de suprimentos, é possível garantir integração entre as áreas de compras, de estoque e de vendas graças à automatização. Dependendo do nível dos produtos vendidos e em estoque, nota-se a necessidade de realizar ou não novas aquisições.

Além disso, gera informações mais facilmente sobre as últimas compras, custo total do último mês, histórico de preços do fornecedor e assim por diante. A análise se torna mais dinâmica e com a resposta mais rápida.

Incremento na transparência

A transparência corporativa é um dos pontos mais fundamentais para o sucesso. É necessário agir com clareza, por exemplo, com os próprios clientes internos, bem como com os stakeholders e os próprios clientes.

Estabelecendo parâmetros adequados e usando a automatização, reduz-se o risco de a interferência humana produzir resultados indesejados e que prejudiquem o negócio. Se um gestor de compras utilizar uma solução de automatização de compras, por exemplo, vai conseguir embasar e justificar de maneira transparente a escolha de determinado fornecedor.

Melhoria quanto à tomada de decisão

Outro ponto muito importante é que a automatização de processos também contribui para a otimização da tomada de decisão, deixando-a fique mais assertiva com dados confiáveis. Um gestor de compras consegue antever com mais precisão qual é o momento de aproveitar determinada oferta ou quando é o momento propício de renegociar com fornecedores atuais.

Aumento da competitividade

Todos esses fatores colaboram para que, ao final, o negócio seja considerado mais competitivo em relação aos concorrentes. Em primeiro lugar, a tomada de decisão mais assertiva garante que ótimas oportunidades sejam prospectadas e aproveitadas no momento certo.

Do ponto de vista das compras B2B, todas essas características também ajudam a evitar o desabastecimento, assim como materiais encalhados no estoque. Dessa forma, o negócio capta mais recursos e se posiciona melhor no mercado.

5 dicas para o sucesso da automatização de processos

Por mais benéfica que a automatização de processos seja, é fundamental considerar que ela precisa ser feita com cuidado para que se tenha sucesso. Um deslize pode significar resultados abaixo do esperado, que não têm a ver com a solução de automatização em si e, mas com a sua execução.

Confira a seguir 5 dicas para garantir que o seu negócio se beneficie completamente desse tipo de solução:

Monte uma equipe de apoio

A equipe de apoio deve ser composta pelos profissionais que ficarão responsáveis por orientar os demais sobre a solução de automatização. Dentro de um setor de compras, é possível que o gestor selecione algumas pessoas que vão dar orientações e tirar dúvidas dos outros profissionais para que o uso seja o melhor possível.

Dependendo do caso, a gestão pode escolher uma equipe externa de apoio, como o suporte da própria fornecedora da solução. Note que nem sempre essa opção está disponível e que, na maioria das vezes, isso significa um gasto extra à aquisição da solução.

Documente todas as mudanças

A automatização de processos pode ser bem complexa dependendo das características da empresa. Um negócio que faça compras baseando-se em toneladas não pode se dar ao luxo de errar e perder uma grande quantia de dinheiro.

Com isso, a automatização precisa atender ao máximo possível os critérios da empresa, sendo que ainda podem surgir alguns ajustes imprevistos. Ao mesmo tempo em que isso faz parte do processo, é necessário ter em mente que a documentação de qualquer mudança é importante para a avaliação da gestão.

Imagine que o setor decide adquirir uma solução de automatização, mas precisa fazer algumas mudanças para que ele funcione perfeitamente e de maneira personalizada. Alguns meses depois, os parâmetros são modificados e a empresa precisa fazer a mudança no processo de automatização.

Contudo, as instruções tradicionais não se encaixam nesse processo, porque ele foi originalmente modificado. Sem a documentação, é possível que seja necessário desfazer todas as alterações, o que leva à perda de tempo e, consequentemente, do aumento dos gastos.

Por isso, garanta que toda a transição seja devidamente documentada, como falhas, mudanças e pontos que merecem atenção. Isso tornará o uso muito mais adequado e facilitará a implantação de futuras melhorias.

Comece pelos processos mais simples

Por mais que a automatização seja robusta o bastante para garantir a funcionalidade de processos mais complexos, ao começar a transição partindo dos mais difíceis todo o processo fica mais complicado.

Inicie a automatização pelos processos mais simples, como o cadastro ou a busca de fornecedores. Depois disso, passe para a automatização da seleção de propostas ou para a gestão de pedidos. Por fim, parta para as etapas mais complexas, como a integração com sistemas de gestão, os chamados ERPs.

Estabeleça responsáveis

Assim como acontece com qualquer processo importante para o negócio, a automatização precisa ter responsáveis específicos para o seu sucesso. Esse tipo de definição garante um controle adequado e assertivo de toda a gestão de mudanças, evitando pontos que gerem complicações.

Gerentes, por exemplo, podem ser responsáveis por garantir que suas respectivas equipes comecem a utilizar corretamente a solução. A equipe de apoio fica responsável por ajudar nesse processo, enquanto o gestor do setor se responsabiliza por toda a mudança de uma maneira geral.

Nessa etapa, a comunicação é muito importante, já que somente assim todos se tornarão verdadeiramente cientes de como proceder. Determine os indicadores e ferramentas de controle para que esses responsáveis possam acompanhar o processo e oriente sempre sobre a necessidade de documentação.

Com os resultados integrados, ficam mais visíveis os pontos de dificuldade, como o que ainda exige atenção e o que não funcionou e precisa ser modificado. Sem esse tipo de delegação de responsabilidade, é mais difícil atingir todos os níveis hierárquicos envolvidos na mudança.

Evite a pressa

Por mais que um dos benefícios de uma solução de automatização de processos seja oferecer exatamente um ganho de tempo, é muito importante não ter pressa no processo relativo a essa mudança.

Se você escolhe com pressa uma solução para ser implementada, grandes são as chances de que ela não seja completamente adaptada para as necessidades do seu setor de compras. Por outro lado, se você tem pressa em implementar corre o risco de não conseguir aproveitar todos os benefícios envolvidos.

Por isso, é muito importante fazer um planejamento e ter em mente que, quanto mais complexa é a solução, maior é o tempo de implantação. O que você pode fazer quanto a isso é buscar uma solução que se integre mais facilmente e que também seja mais intuitiva de usar.

Mesmo assim, é importante ter em mente que é necessário dedicar algum tempo para que todo o processo possa ser considerado um sucesso ao final. Inclusive, os resultados não surgem de maneira imediata e é preciso ter uma visão de futuro para compreender que a solução vai se pagar ao longo do tempo.

Ao colocar essas dicas em prática, é provável que o negócio se mostre mais competitivo, lucrativo, transparente e robusto. Gostou do post? Deixe um cometário sobre a sua experiência com a automatização de processos.