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O planejamento de compras é uma das atividades mais importantes para uma empresa. Responsável por 60% dos gastos de uma organização, o setor de compras merece um olhar estratégico por parte de seus gestores e das empresas que desejam se manter relevantes.

Mas sem um bom planejamento desse setor, é praticamente impossível de conquistar eficiência, minimizar erros, reduzir custos e produzir resultados expressivos. É aí que entra a gestão de compras corporativas, uma ferramenta que ajuda a organizar o processo de aquisições e a otimizar resultados.

Porém, para que a gestão de compras tenha êxito, profissionais da área precisam estar atentos aos erros que podem colocar toda a operação a perder. Se você está pensando em como planejar as compras corporativas da empresa, descubra quais são os principais deslizes que podem acontecer nessa hora e fuja deles!

1. Não ter eficiência nas aprovações das compras corporativas

Enquanto algumas empresas têm processos desestruturados de aprovação, com equipes que usam o orçamento sem muito critério – o que pode causar grandes prejuízos para a instituição —, outras são mais burocráticas, e seguem procedimentos rígidos para a aprovação, o que pode atrasar as tomadas de decisão.

Encontrar um equilíbrio investindo em um processo fácil e estratégico deve fazer parte dos objetivos de qualquer empresa. Por isso, a recomendação é consultar especialistas sobre as melhores práticas de gestão de compras.

automatização desse processo com a adoção de plataformas digitais é um recurso bem-vindo, que contribui para trazer mais praticidade e inovação para o setor, alinhando as operações internas às práticas modernas.

Com a ajuda da tecnologia, a equipe de compras pode se concentrar em tarefas mais estratégicas. E quem sabe até, se dedicar a implementação de melhorias que contribuirão para o crescimento da empresa como um todo.

2. Comprar produtos em quantidades inadequadas

Excesso de estoque acumulado na empresa é sinônimo de prejuízo. Produtos parados comprometem o capital de giro e ainda se corre o risco de estragarem, caso sejam perecíveis, ou de se tornarem defasados.

Comprar menos do que o necessário também tem seus riscos e pode colocar a produção em xeque. Sem os insumos necessários, o setor responsável não consegue fabricar os itens e, consequentemente, eles não são entregues para os clientes finais. O resultado? Clientes insatisfeitos com a empresa.

Nesse ponto, acompanhar o giro dos insumos adquiridos, assim como identificar o ponto correto de recompra e as quantidades mínimas dos pedidos, são dados essenciais que devem ser estudados para garantir a eficiência de compras futuras.

3. Não fazer um controle rigoroso do estoque

Já vimos como o acompanhamento dos níveis do estoque faz toda a diferença na hora de planejar compras futuras. Sendo assim, é necessário fazer também um inventário dos itens, ou seja, um balanço de todos os materiais que permaneceram em estoque.

Para isso, é essencial que o sistema eletrônico que contabiliza o estoque esteja alinhado com a realidade. Checagens periódicas evitam possíveis falhas. Dados atualizados garantem que os demais setores envolvidos no processo sejam informados, evitando riscos como negociar um lote de mercadorias que não existe ou que haviam sido negociados com outro comprador.

Esse tipo de prática deve fazer parte da rotina do setor. Só assim é possível evitar inconsistências que comprometem a imagem da empresa frente aos consumidores.

4. Não usar KPIs no planejamento de compras

Os indicadores de desempenho (ou KPIs — Key Performance Indicators), são cruciais para monitorar o desempenho dos processos de compra. Sem uma avaliação criteriosa, não é possível identificar pontos fortes do setor e as possibilidades de melhoria.

É por isso que adotar indicadores de desempenho para acompanhar resultados eleva os índices de produtividade, promove mais integração entre os diferentes setores da empresa e ajuda a descobrir as principais demandas e prioridades para o negócio.

São muitos os KPIs que podem ser usados na gestão de compras. Entre eles estão: a performance dos fornecedores, o volume de devoluções de mercadorias, custo por pedido, produtividade do comprador, saving (quanto o setor economizou em uma requisição), lead time de compras, entre outros.

Cabe aos gestores determinar quais serão os indicadores de acordo com os objetivos estratégicos da empresa e da que forma que acontecerá essa avaliação.

5. Não usar tecnologia para avaliar fornecedores

As empresas contam agora com uma série de recursos tecnológicos que garantem praticidade e eficiência para todos os setores das organizações.

Não usar essas ferramentas e insistir em processos rígidos e manuais é o mesmo que “bater sempre na mesma tecla”. E esperar um resultado diferente.

Além dos problemas causados por falha humana e desencontro de informações, a equipe perde tempo e não conseguindo chegar a respostas rápidas e desempenhar tarefas estratégicas.

Com a tecnologia no setor de compras, ferramentas de e-procurement facilitam o processo de validação de compras, a seleção e a avaliação de fornecedores.

O e-procurement usa a internet para fazer avaliar rapidamente os fornecedores mais adequados para o seu negócio. Um sistema como esse permite ainda o cadastro dos contatos, descomplicando a comunicação e a negociação com parceiros de negócio — em uma mesma plataforma.

Além disso, sistemas de e-procurement permitem que gestores de compras acompanhem o desempenho dos fornecedores. Dessa forma, encontrar um substituto sem ter que reiniciar o processo de seleção e pesquisa pode ser feito em poucos cliques. E a cadeia de produção pode seguir sem interrupções.

Erros assim são os principais vilões do planejamento de compras da sua empresa. Fique atento aos processos internos e invista na tecnologia para evitar falhas e trazer mais eficiência para o seu departamento de compras.

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