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La planificación de compras es una de las actividades más importantes para una empresa. Responsable del 60% de los gastos de una organización, el sector merece una mirada estratégica por parte de sus responsables y de las empresas que desean seguir siendo relevantes.

Pero sin una buena planificación es prácticamente imposible lograr la eficiencia, minimizar los errores, reducir los costes y producir resultados significativos. Y ahí es donde entra en juego la gestión de compras corporativas, una herramienta que ayuda a organizar el proceso de compra y a optimizar los resultados.

Sin embargo, para que la gestión tenga éxito, los profesionales deben tener presentes los errores que pueden perjudicar la operación. Si está pensando en planificar las compras de su empresa, descubra los principales errores que pueden producirse y evítelos.

1. No poseer eficacia en las aprobaciones de compras corporativas eficientes

Mientras que algunas empresas tienen procesos de aprobación poco estructurados, con equipos que utilizan el presupuesto sin criterio, otras son más burocráticas y siguen procedimientos rígidos que retrasan la toma de decisiones.

Encontrar un equilibrio invirtiendo en un proceso fácil y estratégico debería formar parte de los objetivos de cualquier empresa. Por lo tanto, la recomendación es consultar a los expertos sobre las mejores prácticas de gestión de compras.

La automatización de este proceso con la adopción de plataformas digitales es un recurso bienvenido, que contribuye a traer más practicidad e innovación al sector, alineando las operaciones internas con las prácticas modernas.

Con la ayuda de la tecnología, el equipo de compras puede centrarse en tareas más estratégicas y dedicarse a implementar mejoras que contribuyan al crecimiento de la empresa en su conjunto.

2. Comprar productos en cantidades inadecuadas

El exceso de existencias acumuladas en la empresa es sinónimo de pérdidas. Los productos estancados comprometen el capital circulante y corren el riesgo de estropearse o quedar obsoletos.

Comprar menos de lo necesario también conlleva riesgos y puede poner en peligro la producción. Sin los insumos necesarios, el sector responsable no puede fabricar los artículos, que en consecuencia no serán entregados a los clientes. ¿Cuál es el resultado? Clientes insatisfechos con la empresa.

En este punto, acompañar la rotación de los insumos adquiridos, así como la identificación del punto correcto de recompra y las cantidades mínimas de pedido, son datos esenciales que deben estudiarse para garantizar la eficacia de las compras futuras.

3. No llevar un control riguroso de las existencias

Ya hemos visto cómo el seguimiento de los niveles de existencias marca la diferencia a la hora de planificar las compras futuras. Así que, también es necesario hacer un inventario de los artículos, es decir, un balance de todos los materiales que quedaron en stock.

Con este propósito es fundamental que el sistema electrónico que contabiliza las existencias se ajuste a la realidad. Las comprobaciones periódicas evitan posibles fallos. La actualización de los datos garantiza que los demás sectores implicados en el proceso estén informados, evitando riesgos como la negociación de un lote de mercancías que no existe o que se había negociado con otro comprador.

Este tipo de prácticas deberían formar parte de la rutina del sector. Sólo así se evitan incoherencias que comprometen la imagen de la empresa ante los consumidores.

4. No utilizar los KPI en la planificación de las compras

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son cruciales para supervisar el rendimiento de los procesos de contratación. Sin una evaluación equilibrada no es posible identificar los puntos fuertes del sector y las posibilidades de mejora.

Por eso, la adopción de indicadores de rendimiento para el seguimiento de los resultados aumenta los índices de productividad, promueve una mayor integración entre los distintos sectores de la empresa y ayuda a descubrir las principales demandas y prioridades del negocio.

Hay muchos los KPI que pueden utilizarse en la gestión de compras. Entre ellos se encuentran: el rendimiento del proveedor, el volumen de devoluciones de mercancías, el coste por pedido, la productividad del comprador, el ahorro (cuánto se ha ahorrado el sector en un pedido), el plazo de entrega de las compras, etc.

Corresponde a los gestores determinar los indicadores que se utilizarán en función de los objetivos estratégicos de la empresa y de la forma en que se realizará esta evaluación.

5. No utilizar la tecnología para evaluar a los proveedores

Las empresas disponen ahora de una serie de recursos tecnológicos que garantizan la practicidad y la eficacia para todos los sectores de las organizaciones.

No utilizar estas herramientas e insistir en procesos rígidos y manuales es lo mismo que «tocar siempre la misma tecla» y esperar un sonido diferente.

Además de los problemas causados por los errores humanos y el desajuste de la información, el equipo pierde tiempo y es incapaz de dar respuestas rápidas y realizar tareas estratégicas.

El e-Procurement facilita los procesos y hace que el área de compras sea estratégica

Con la tecnología en el sector de compras, las herramientas de e-Procurement facilitan el proceso de validación, selección y evaluación de proveedores.

El e-Procurement utiliza un entorno en línea para evaluar rápidamente los proveedores que mejor se adaptan a su negocio. Un sistema de este tipo también permite el registro de contactos, lo que facilita la comunicación y la negociación con los colaboradores en el negocio. Y lo mejor: ¡todo en una única plataforma!

Además, una solución de e-Procurement permite a los responsables de compras seguir el rendimiento de los proveedores. De este modo, encontrar un sustituto, sin tener que reiniciar el proceso de selección y búsqueda, puede hacerse en unos pocos clics. Y la cadena de producción puede continuar sin interrupción.

Errores como éste son los principales villanos de la planificación de compras de su empresa. Vigile los procesos internos e invierta en tecnología para evitar fallos y aportar más eficiencia a su departamento de compras.

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