Riesgos y pilares para una gestión de proveedores eficaz

Muchos departamentos de compras no suelen tener en cuenta la importancia de una buena relación y gestión de proveedores para su éxito en la organización. De allí que los proveedores representan una vía subutilizada para generar valor.

Lo que muchos desconocen es que incrementar y optimizar estas relaciones puede inclinar la balanza de la rentabilidad. Esto se traduce en compras de mayor calidad, ahorro de costos y tiempo, entre otros.

En este artículo te hablaremos sobre los riesgos que puede presentar tu departamento de compras por una ineficiente gestión de proveedores, las claves para resolverlo y cómo puede ayudarte la tecnología en ese proceso.    

Qué es la gestión de proveedores

La gestión de proveedores es una disciplina estratégica que, en última instancia, ayuda a la empresa a cumplir sus objetivos, al tiempo que maximiza el valor obtenido de los contratos con los proveedores.

Comienza en el punto en el que se empieza a evaluar el mercado en busca de proveedores adecuados y, a menudo, continúa más allá del cierre del contrato, a medida que revisas tu experiencia general de trabajo y continúas aprendiendo de ella.

El desempeño deficiente de la gestión de proveedores trae aumento de costos, pérdida de tiempo y reputación e incluso puede amenazar la estabilidad de la organización. 

La gestión de proveedores te permite identificar posibles problemas de rendimiento, mantener abiertas las líneas de comunicación y asegurarte de que tus proveedores te apoyen y trabajen para cumplir con sus propuestas y requerimientos de la empresa.

Conoce las fases y el ciclo de vida del proveedor

El propósito del ciclo de vida del proveedor es reconocer al adecuado y obtener un mejor valor mientras se reducen los costos y riesgos asociados al garantizar la calidad a lo largo del ciclo.

La gestión del ciclo de vida del proveedor comprende de estas fases que a continuación te explicamos:

Calificación

En este primer paso se decide si un proveedor puede cumplir o no con los requisitos deseados. Se los invita a participar y luego se determina cuál es el mejor en base a su estándar de calidad.

Clasificación

En esta etapa se procede a segmentar los proveedores de acuerdo a ciertos tipos de especificaciones y parámetros establecidos. El suministro, costos, rendimiento, calidad y rentabilidad que en general, son tomados en cuenta.

Colaboración

En esta fase se mejoran los procesos y capacidades de fabricación de los productos y servicios. Esta colaboración entra en escena cuando el desempeño de un proveedor no está a la altura. Darles retroalimentación sobre su comportamiento mejora la base de proveedores.

Evaluación

Los proveedores llenan formularios de solicitud y envían documentos para el proceso de evaluación. Dependiendo de los costos y otros aspectos financieros y económicos, la evaluación determina la incorporación.

Selección

Un proceso de selección de proveedores eficaz conduce a un gran resultado. Su objetivo es maximizar el valor global y desarrollar una relación a largo plazo. Su éxito depende de las técnicas de evaluación empleadas.

Riesgos que enfrenta tu departamento de compras por una gestión ineficiente de los proveedores

Las organizaciones que no dedican el tiempo y los recursos suficientes para construir relaciones, procesos y políticas significativas con los proveedores se arriesgan a:

• No identificar rápidamente proveedores ineficientes y poco confiables que, a su vez, se vuelven costosos en términos de ingresos, tiempo e incluso reputación.
• Posibles interrupciones y complicaciones frecuentes debido a la imprevisibilidad de los proveedores.
• Comunicaciones ineficaces con proveedores, seguidas de agravamiento evitable.
• Incapacidad para cumplir con los plazos y las demandas de los clientes. 

Pilares y fundamentos para una gestión eficaz de proveedores

En primer lugar debes construir una óptima gestión de proveedores para poder lograr tus objetivos internos y externos; luego la debes saber administrar para asegurarte de que todos trabajen juntos y de manera efectiva.

Esta gestión también implica el uso de incentivos para garantizar que todos hagan su parte y distribuir las ganancias de manera equitativa. Estos son los 5 pilares de la gestión de proveedores:

1. Gestión de información de proveedores

Con cualquier red de suministro es necesario tener una base de datos de información relacionada con cada proveedor. Se deben clasificar y abordar los datos y es necesario desarrollar un esquema que se aplique a todos los proveedores.

2. Gestión del ciclo de vida de los proveedores

Debes administrar los proveedores de una manera transparente y organizada. El propósito es reconocer el valor ofrecido por ellos y convertirlos en actores clave en los procesos de compras.

3. Gestión del desempeño de los proveedores

El estado de un proveedor se rige en su mayor parte en función de su desempeño. Y el objetivo es retener los proveedores más valiosos y que le aporten mayor calidad y beneficios a la empresa.

4. Gestión del cumplimiento de proveedores

Esto implica garantizar que tu proveedor sea puntual. Envíe o despache todas las órdenes de compra de una manera que cumpla con los acuerdos establecidos en el contrato, además de cumplir con el precio y la calidad .

5. Gestión de relaciones con proveedores

Es un enfoque sistemático para evaluar y otorgar valor a las contribuciones de tu proveedor dentro de la organización. De esta forma se pueden afianzar las relaciones para desarrollar y gestionar mejores productos o servicios.

La tecnología como aliado para una correcta gestión de proveedores

Como ya es conocido, la tecnología está transformando para muchos los procesos comerciales diarios en la cadena de suministro.

 Poner en práctica los 5 pilares fundamentales de una gestión de proveedores mejorará tu relación con la cadena de suministros.

La necesidad de mejorar las gestiones con los proveedores para maximizar los resultados en las compras se hace cada vez más imperativa en las empresas. Por ello hacen uso de software, aplicaciones, sistemas especializados y plataformas que agilizan en gran manera estos procesos. 

La automatización es una de las principales ventajas de estas herramientas, a ello se le suma la agilidad y eficiencia con que realizan las actividades. Esto se traduce en mejores relaciones con los proveedores que al final inciden en la eficacia del departamento de compras y a su vez en la empresa.

Conclusión

Una pobre relación con tus proveedores se traduce en pérdidas para el departamento y la empresa. Es por ello que se deben tomar las medidas necesarias para cultivar y optimizar esas relaciones

La implementación de un sistema de gestión de proveedores eficaz depende en gran medida de los objetivos y metas específicos establecidos por la gerencia de la organización. Le proporciona innumerables beneficios a la empresa que la ayudan a cumplir sus objetivos y metas.

Mercado Eletrônico pone a tu disposición el módulo de SRM para que puedas sacar el máximo provecho a las relaciones con tus proveedores. Contacta a nuestro equipo y pide información más detallada de nuestro ERP.

Te puede interesar

Departamento de compras. Los problemas más frecuentes a los que se enfrenta

Conoce a Mercado Eletrônico y cómo puede ayudar a tu departamento de compras 

Claves y consejos para una comunicación eficaz con proveedores