Departamento de Compras. Los Problemas Más Frecuentes a los que Se Enfrenta

Los procesos en el departamento de compras están diseñados para brindar velocidad, eficiencia y precisión, pero a medida que una empresa crece, las gestiones que antes solían funcionar, comenzarán a fallar y pueden surgir grandes desafíos.

Los problemas pueden ir desde un error humano, malas adquisiciones por diversas índoles, hasta fallas internas por su sistemas de trabajo. Todo esto puede afectar negativamente la capacidad de compra de una empresa.

En este post te hablaremos sobre los problemas más frecuentes que pueden presentarse en un departamento de compras, la importancia de esta área, su función y las consecuencias por las que puede pasar si no es solventado a tiempo.

La Importancia y las Funciones del Departamento de Compras

El departamento de compras de una empresa ayuda a mantener a las organizaciones financieramente saludables y se encarga de adquirir bienes y servicios diseñados para satisfacer las necesidades operativas al tiempo que brindan el mayor valor posible.

Esta área establece políticas y procedimientos de compras para garantizar que la organización funcione con integridad, además, mantienen las operaciones en marcha porque controlan las cadenas de suministro. También, se encargan de negociar contratos con los proveedores, entre otras funciones.

Este departamento respalda las operaciones de la organización como principal comprador de bienes y servicios, bien sea en empresas del sector privado, agencias gubernamentales, instituciones educativas o de cualquier otro tipo.

Aparte de todo esto, sirve a sus clientes internos adquiriendo los suministros que necesitan de manera oportuna. A su vez, buscan y compran productos al mejor precio y valor posibles.

El departamento de compras es el área encargada de adquirir los productos y servicios para satisfacer las necesidades operativas de una empresa.

Entre sus funciones principales figuran:

Adquisición de materias primas y otros recursos. Adquieren todos los materiales necesarios para la producción o el funcionamiento diario de la empresa.
Búsqueda de óptimos productos al mejor precio posible. Evalúan continuamente si están recibiendo estos materiales de buena calidad y al mejor precio posible para poder maximizar la rentabilidad.

Procesos operativos y contabilidad. Manejan todo el papeleo relacionado con la compra y entrega de suministros y materiales. Aseguran su entrega oportuna y generan y rastrean órdenes de compra y trabajan junto con el departamento de cuentas por pagar para garantizar que las entregas se reciban y paguen a tiempo.

Cumplimiento de los protocolos comerciales. Se aseguran de cumplir con todas las políticas generales de adquisición de la empresa. Antes de realizar una compra, deben seguir los protocolos adecuados para la compra y la aprobación del presupuesto.

Funciones del departamento de compras — Atribución: Imagen de Aleksandarlittlewolf en Freepik.es bajo licencia CCO.

Problemas Frecuentes del Área de Compras

La capacidad de compra de tu empresa depende en gran parte de la eficacia de tu departamento, la forma en cómo realizan sus actividades, procesos y cómo se llevan entre sí. Cuando todo funciona en conjunto, la compra se realiza sin ningún tipo de problemas.

Pero si hay una desorganización, problemas internos y además estás trabajando con un sistema ineficiente todo saldrá mal. Esto dará lugar a una gran cantidad de conflictos que pueden poner en peligro la cadena operativa de la organización.

A continuación te detallamos los principales:

Falta de Planeación en el Departamento de Compras

Generalmente, se pasa por alto algo tan sencillo y básico de todo departamento como es la planeación. Toda adquisición requiere un nivel distinto de planeación, cuya intensidad se basa en el tipo y nivel de compra que realizas.

Es necesario dedicar tiempo en planear tus estrategias de compra y contrataciones para que los procesos fluyan con mucha más rapidez. En este paso es necesario establecer las reglas de cómo, cuándo, por qué, dónde y qué producto adquirir.

Cada empleado, departamento y organización, tiene un enfoque específico para las adquisiciones, pero seguir las reglas que se han propuesto durante la planeación unifica todos los criterios de compra. De esta forma estarás encaminado a un exitoso proceso de compras.

Mala Comunicación

El departamento de compras está diseñado para ser objetivo, analizar datos y tomar decisiones por lo que la falta de comunicación puede resultar en una mala moral dentro de su proceso operativo. Esto genera desconfianza entre los proveedores y una perspectiva negativa dentro de la empresa en general.

Por otro lado, la buena comunicación con los proveedores es la clave para tener éxito en tus procesos de compra. Es necesario compartir abiertamente información relevante con ellos, hablar de tus prioridades y necesidades para que puedan saber qué estás buscando.

La participación de los proveedores es fundamental para optimizar la competencia, generar ahorros y elaborar estrategias. Al mejorar tus relaciones con los proveedores, puedes tener acceso a una gran base de conocimientos que te harán ser más experto en el área.

Enfocarse Más en el Valor que en los Beneficios

En el mundo empresarial actual, los costes siguen desempeñando un papel fundamental en los productos de consumo. Seguimos viendo organizaciones que se precipitan a reducir los costos incluso cuando los efectos son perjudiciales para la calidad del producto.

En muchos escenarios, la dimensión de la calidad se modifica solo con el hecho de ahorrar costos pero en otras ocasiones, cuando no se estudia bien el producto y solo se enfoca en el precio, puede traer pérdidas a la empresa.

La solución a ello es la comunicación. El uso de la retroalimentación de los consumidores resulta útil para lograr un mejor equilibrio. Debes saber cuán beneficioso fue el producto y si cumplió las expectativas. ¿Valió la pena el ahorro por la calidad final del producto?

Consecuencias de No Resolver los Problemas en el Departamento de Compras

Las consecuencias de no acatar los problemas a tiempo en un departamento de compras van desde deficiencias organizativas hasta errores humanos y puede producir efectos adversos en la capacidad de compras.

Estos problemas tienden a generar confusión, gastos redundantes y malas interpretaciones de contratos y necesidades. De esta forma tu empresa no obtendrá los productos que necesita con la calidad adecuada para generar sus bienes y servicios.

A largo plazo los problemas afectarán seriamente el futuro de tu empresa. Estos incluyen pérdida de dinero y rentabilidad, mala reputación y publicidad negativa, esto conduce al tipo de pérdidas financieras que pueden hundir a una organización.

No controlar los errores del departamento de compras, cualquiera que fuera la causa, puede resultar costoso para la empresa.

Por ello, es importante detectar los problemas tan pronto como surjan. Afortunadamente son fáciles de resolver cuando se tienen las herramientas y los conocimientos adecuados a mano.

Problemas del departamento de compras — Atribución: Imagen de ArthurHidden en Freepik.es bajo licencia CCO

Conclusiones

El éxito de tu departamento de compras es tan importante como el de ventas. No sucede nada de repente, por lo que administrarlo eficazmente también requiere planificación estratégica, trabajo duro y dedicación.

Toda organización comete errores, pero al detectarlos a tiempo solucionas una gran cantidad de problemas. Al estar atento a estas irregularidades puedes implementar procesos y procedimientos para evitarlos o corregirlos rápidamente.

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