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Hubo un tiempo en que la gerencia de compras se consideraba prescindible.

Hoy en día, esta área representa una herramienta estratégica que promueve, entre otras cosas, la reducción de costos para la empresa. Esto es posible gracias a la trabajo: cotización, inspección de calidad, entrega de productos y niveles de servicio, asegurando que todo este proceso sea lo más eficiente posible.

¿Desea saber cómo administrar las compras de su empresa, evitando tareas duplicadas y asegurando la productividad y el ahorro en esta área? Sigua leyendo y tome nota de nuestros consejos:

¿Cómo puede ser más eficiente en la administración de compras?

Las compras pueden representar el 50% del gasto total dentro de una organización, según una conferencia celebrada en la Cámara de Comercio Brasileño-americana. Es por eso que los ahorros en este sector son esenciales para las finanzas de las empresas. Es muy importante que el departamento de compras trabaje con otros departamentos para optimizar los recursos existentes y satisfacer las necesidades internas, aumentando las ganancias financieras.

Hay algunos aspectos importantes que los profesionales de compras deben considerar. El objetivo principal es la adquisición de bienes y servicios de calidad, que atienden a las especificaciones de quién los ordenó, a un buen precio y con que se entreguen en el plazo acordado.

Establecer metas y objetivos

Antes de iniciar el proceso de compra, es importante establecer metas y objetivos. Para hacerlo, reúna los datos relacionados con las necesidades de todos los departamentos, el estado de gastos en un período determinado y cuánto ahorro se espera. De esta manera tendrá objetivos realistas.

Mantener un control de stock

Para evitar gastos innecesarios, el departamento de compras debe monitorear de manera correcta todo el stock, analizando también los materiales que son esenciales para el desempeño del negocio. Se recomienda encarecidamente el software que automatiza el proceso de compra, lo que le permite ser más eficiente. De esta manera, tendrá un control claro de las existencias, las compras y el periodo de tiempo necesario para volver a comprar el producto, evitando así comprar algo que todavía está en stock.

Es importante mantener una buena gestión y relación con los proveedores

Para tener una administración de compras efectiva, debe mantener una buena gestión y relación con sus proveedores. Su empresa precisa tener una base de datos de proveedores aprobados, ya que estos pueden ofrecer mejores ventajas competitivas y mejores negociaciones.

Investigación de presupuestos

No siempre es fácil alcanzar una buena y encontrar los mejores precios y condiciones normalmente implica largas negociaciones y mucha investigación. Sin embargo, este es un proceso crucial para reducir costos.

Tenga en cuenta que el precio no debe ser el único criterio durante este proceso. Ahorrar sin tener en cuenta la calidad del producto o los términos de entrega puede terminar costando. La escasez de material, por ejemplo, causada por demoras en las entregas puede traducirse en grandes pérdidas y paralizar la línea de producción.

Mantener departamento de compras y la gestión de stock en línea

El stock no utilizado representa costos de almacenamiento y riesgo de pérdida, debido a fallas relacionadas con el tiempo de almacenamiento o debido a la fecha de vencimiento. Por otro lado, la escasez de material también tiene consecuencias negativas para la empresa. Estas áreas deben trabajar juntas para que pueda garantizar sus servicios con una cantidad mínima de stock.

Es necesario tomarse el tiempo para analizar el historial de compras y ventas, así como predecir las necesidades y llegar al stock adecuado. De esta manera, la empresa puede proporcionar un buen servicio, sin la necesidad de aumentar los costos con el almacenamiento.

Analizar ventas

Tener un buen control sobre las ventas y mantener los datos actualizados es esencial para tener una administración eficiente de las adquisiciones. De esta manera, es posible identificar los productos más utilizados y qué mercancía se vende en qué períodos de tiempo.

Con estos datos, el comprador puede analizar otros problemas, como el valor promedio pagado por producto y proveedor, el total de compras mensuales y el mejor proveedor para cada producto. Además, esta información permite predecir las ventas, lo que debe hacerse considerando las ganancias brutas, prediciendo la cantidad de productos necesarios.

Aplicar estos consejos le permitirá tomar decisiones basadas en datos claros y realizar las compras de su empresa con inteligencia, teniendo en cuenta su presupuesto mensual y las mejores opciones que el mercado puede ofrecerle.

Tenga en cuenta que es parte del trabajo del comprador informar al departamento de finanzas de cualquier aceptación, rechazo y cancelación de pedidos. También se recomienda que el comprador realice un seguimiento de los pedidos mientras se transportan.

¿Cómo puedes reducir los costos?

Además de mejorar la eficiencia en la administración de compras y, por lo tanto, eliminar costos, también es posible ahorrar en gastos de la empresa implementando prácticas tales como:

  • Comprar en grandes cantidades: los productos con mayor demanda se pueden comprar en mayores cantidades, por lo que es posible negociar mejores precios;
  • Tener más de un proveedor: a pesar de que puede ser interesante elegir un solo proveedor, es mejor tener siempre más de una opción para evitar situaciones inesperadas;
  • Evaluar el mercado: analizar su mercado y buscar otras mercancías que puedan sustituir a las que ya utiliza su empresa puede ser una buena manera de reducir costos;
  • Analizar el stock: como ya se mencionó, es esencial medir su demanda correctamente y administrar su stock. De esta manera, es posible obtener mejores precios y mantener un stock de seguridad, garantizando el mejor servicio y ahorrando en costos de almacenamiento.

En resumen, es importante analizar su presupuesto y la capacidad de su empresa para llevar una buena administración del departamento de compras, lo que permite ser más eficiente en esta área, reduciendo costos y generando ahorros.

Este proceso puede ser mucho más simple si utiliza un software que automatiza el proceso de compra. Además de permitir el control estricto de su stock, también puede brindarle otras ventajas:

  • Eficiencia en los procesos de solicitud de pago.
  • Agilidad y transparencia en los procesos.
  • Disminución de costos relacionados con compras
  • Asociaciones con proveedores

De esta manera, su empresa tiene la posibilidad de gestionar mejor las existencias y las compras, por lo tanto, es más competitiva.

Si tiene alguna pregunta sobre la administración de compras, deje su comentario en la publicación y aprenda a obtener mejores resultados.