Todo aquel que trabaja en medianas y grandes empresas ha tenido contacto con el área de compras. Este es un departamento es muy importante ya que se encarga de la adquisición de todos productos y servicios para la compañía. Es al que recurren las otras áreas cuando necesitan adquirir algo para ayudar con sus asignaciones o para compras que están relacionadas con el proceso productivo de la empresa.

Pero existe una concepción errónea sobre los compradores. Su reputación casi siempre se ve como “aquellos que negocian y obtienen precios más bajos con los proveedores” y como un departamento de soporte. Esto ocurre principalmente debido al como conocimiento sobre la vitalidad de esta área.

A continuación algunos consejos sobre cómo hacer más estratégico un Centro de Compras para mejorar el rendimiento comercial de la empresa en general.

Labor del departamento de compras

Al igual que otros profesionales, el comprador tiene sus propias obligaciones para cumplir con sus objetivos puntualmente dentro de la empresa: la reducción de costos y la garantía de adquirir el mejor producto o servicio. Algunas de sus labores son:

Contacto con proveedores

La primera tarea del comprador es seleccionar y gestionar adecuadamente los proveedores. Una vez que el área tiene conocimiento de lo que es necesario adquirir para la empresa, tanto de los equipos como de los servicios, es momento de comenzar a recabar cotizaciones.

El departamento de compras siempre debe trabajar con una buena base de datos de proveedores así como tener siempre en cuenta el precio, el tiempo de entrega, la confiabilidad, la calidad del material y las cuestiones laborales y legales correspondientes antes de finalizar la compra. En las pequeñas empresas, el propietario o gerente puede tratar de manejar esa parte directamente, por otro lado, cuando la empresa es más grande, es mejor tener un equipo dedicado y especializado.

Evaluación del desempeño de compra de la empresa

Cuando hablamos de “desempeño de compra”, nos referimos a cuánto influye cada adquisición en la empresa en su conjunto:

¿Mejora el producto final?

¿Aumenta la satisfacción del cliente?

¿Interfiere con el retorno de la inversión?

Pensar estratégicamente es esencial para responder esas y otras preguntas relacionadas. Por ejemplo, si llegaron muchas quejas en relación con un producto final o con la función de determinado equipo, es hora de que el departamento de compras revise su base de datos de proveedores.

La evaluación y la revaluación deben ser constantes, con el objetivo de mejorar el funcionamiento de cualquiera de las áreas, y es igual para el departamento de compras. Un buen gerente debe seguir la retroalimentación de su equipo y comprender qué se puede mejorar, incluso si aparentemente no hay nada malo.

Producción de cotizaciones internas

Una de las principales funciones del departamento de compras es generar y evaluar solicitudes internas. Cuando se realiza un pedido, eventualmente se elabora antes un estimado de costos y presupuesto, puede o no ser aprobado por los compradores. Para ello se consideran varios factores, como la necesidad inmediata de compra, cuánto afectará esa adquisición al negocio de la empresa, el presupuesto disponible y la prioridad de otras solicitudes existentes.

El comprador puede hacer una contrapropuesta a la solicitud, estimar los términos, ofrecer un producto alternativo, encontrar un mejor proveedor o simplemente establecer un techo de costos para una nueva propuesta. De todas las áreas, ésta es la más calificada para administrar dichas estimaciones.

Definición de KPI

KPI (por sus siglas en inglés, Key Performance Indicator) es muy utilizado en el ámbito corporativo. Se refiere a indicadores que ayudan a medir el desempeño de la empresa.

Cada área de la compañía tiene sus propios KPI que miden el progreso de diferentes maneras. En el área de compras, esos indicadores pueden incluir:

  • Ahorro;
  • Cantidad de solicitudes atendidas por mes;
  • Número de compras reposicionadas;
  • Indicador de satisfacción del cliente (otras áreas), entre otros.

Definir correctamente los KPI es importante para todas las áreas. Sin ellos, o el progreso no se mide o se evalúan datos no relevantes. Así, los indicadores establecidos por el departamento de compras son importantes para toda la empresa, ya que se conectan directamente con el costo de producción.

Valor estratégico del área de compras

Como se mencionó anteriormente, la labor de los compradores está devaluada considerando su importancia dentro de la empresa. Sin embargo, con el avance en los últimos años de la tecnología y los medios de comunicación, es posible evaluar a más proveedores y llevar un mejor control de las compras que realiza la empresa a lo largo del tiempo.

Con estas herramientas, los compradores son cada vez más valiosos, presentan más cualidades y competencias. Algunas de las cualidades estratégicas del sector de compras son:

Planificación a largo plazo

Además de la práctica operativa, los compradores trabajan para planificar los costos de la empresa. Dicha planificación permite hacer una mayor inversión sin afectar negativamente la contabilidad o la nómina.

El sector de compras también evalúa sus propias acciones a lo largo del tiempo, mide sus consecuencias y crea proyecciones. Un cambio en los proveedores, por ejemplo, exige una mayor atención antes de firmar el contrato de suministro y el periodo de prueba.

Durante ese tiempo, la calidad del producto final y la actuación de las empresas proveedoras serán revaluados y comparados. Si los KPI establecidos indican un progreso, la acción fue exitosa, pero, de no ser así, es momento de reevaluar e idear un nuevo plan.

Reducción de costo

El aumento de los ingresos debe ser el objetivo de todas las áreas de la empresa. Sin embargo, algunos departamentos tienen más peso en esa labor. A medida que el mercado es cada vez más competitivo, los márgenes de beneficio tienden a reducirse, lo que deja a la inversión en la parte superior de la lista de gastos.

Digamos que una fábrica vende su producto por $ 100 con un costo de material de $ 50, un costo de producción de $ 30 y una ganancia neta de $ 20. Si el departamento de compras reduce el costo de adquisición de material en un 10%, el beneficio neto aumentará en $ 5 (25%). En consecuencia, si la producción reduce su costo en un 10%, el beneficio neto aumentará en $ 3 (15%). Puede parecer poco a primera vista, pero cuando se venden más de 1000 unidades, estos valores se vuelven importantes para el beneficio general de la empresa.

Negociación desde todos los lados

Una de las principales competencias de un comprador es la negociación. El profesional necesita dominar el idioma, comprender las finanzas y saber cómo convencer al proveedor para que ofrezca una mejor propuesta. ¡Lo mismo es válido para sus clientes internos! Las nuevas prácticas, incluida una buena negociación, tienen un impacto directo en la rentabilidad de la empresa.

¿Ya ha puesto en práctica alguno de estos consejos en su empresa? Deje un comentario sobre cómo fue su experiencia. ¡Comparta este artículo en las redes sociales y con otros compradores y gerentes!