La herramienta digital automatiza el proceso de compras B2B, desde la solicitación hasta el pago, por lo que también se conoce como solución «procure-to-pay».
Al automatizar los procesos operativos de compra, la solución de e-Procurement libera a los compradores para que se centren en lo que es estratégico.
Así, los profesionales dedican más tiempo a temas relevantes, como las negociaciones, el desarrollo de nuevas asociaciones o la innovación, la sostenibilidad, entre otras cosas.
Con el avance de la tecnología a lo largo de los años, las soluciones de e-Procurement (compra electrónica) controlan todo el ciclo de compra, ayudan en las negociaciones y permiten el acceso a datos en tiempo real para tomar mejores decisiones y dar transparencia a las transacciones.
A continuación, vea cómo puede repercutir el e-Procurement en el sector de compras y cuáles son las principales ventajas de utilizar esta herramienta.
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¿Cómo impacta el e-Procurement al sector de compras?
Durante mucho tiempo, las compras B2B se realizaban de forma manual, con muchas hojas de cálculo, material impreso, poca transparencia y bajo nivel de control.
En un pasado no tan lejano, la función principal del área de compras era apoyar a otros departamentos. Y el comprador tenía que cumplir los pedidos, incluso con altos costes.
Pero para seguir la evolución del mercado y ser más competitivo, el departamento ha ido ganando protagonismo y se ha convertido en uno de los sectores más relevantes para los resultados de las organizaciones.
Este aumento de la importancia del sector ha dado lugar a la necesidad de que las empresas busquen tecnologías que promuevan la automatización, el control y la gestión de las actividades operativas en un único entorno.
Y cada vez son más las empresas se apoyan en la digitalización para conseguir ahorros, agilidad, colaboración y cumplimiento.
7 beneficios del e-Procurement para el área de compras
1. Ahorros
Con e-Procurement, es posible tener una mejor visibilidad y control del gasto en el área de compras, así como tener acceso a datos y perspectivas que contribuyen con la planificación financiera.
El aumento de la productividad de los compradores, que se dedican más a las estrategias del sector, también puede considerarse un factor importante para generar más beneficios para las empresas.
Otro beneficio en relación con el ahorro es la posibilidad de negociar de forma más inteligente y ganar más savings (Ahorros), con la comparación automatizada de las propuestas de sus proveedores, análisis del historial de compras, cierre de nuevos contratos, cotizaciones con nuevas fuentes de suministro, entre otros.
2. Optimización del proceso
La solución e-Procurement permite agilizar todos los procesos internos y externos relacionados con las compras, de forma eficiente y segura.
Gracias a la digitalización, el ciclo de aprovisionamiento se automatiza, lo que reduce lead time (plazo de entrega) en compras (tiempo total) y disminuye las posibilidades de que se produzcan errores, retrasos y repeticiones.
La herramienta se encarga de automatizar todo el ciclo de compra, desde las solicitudes hasta el pedido, permitiendo el control y seguimiento en tiempo real del 100% de los procesos.
3. Comunicación segura
En el día a día de las compras, hay un intercambio constante de información entre compradores y proveedores, por ejemplo, al negociar y cerrar un pedido.
Para agilizar este proceso, el e-Procurement centraliza la comunicación y registra todas las interacciones con los proveedores, aumentando la transparencia y el cumplimiento en compras.
El uso de esta tecnología no sólo facilita la comunicación, sino que también hace que las transacciones con los asociados sean mucho más seguras, permitiendo que los procesos sean rastreables y auditables.
4. Mayor eficacia
Las cotizaciones enviadas por correo electrónico son menos eficientes que las realizados en una solución de e-Procurement, principalmente porque implican varios pasos y aprobadores hasta que se complete la compra.
También hay situaciones en las que las órdenes de compra no se hacen a tiempo, y las fechas de envío y entrega se retrasan, afectando incluso al consumidor final.
En casos como éste, la solución de e-Procurement puede ser esencial para garantizar el desarrollo satisfactorio de los procesos logísticos de la empresa y, en consecuencia, reflejarse en la satisfacción de sus clientes.
5. Mejores precios
Con el e-Procurement, las empresas aumentan sus posibilidades de obtener precios más competitivos, ya que la plataforma les permite negociar con varios proveedores al mismo tiempo.
Además, es posible incluir en los procesos de cotización a los proveedores que forman parte de Marketplaces, como el de Mercado Eletrônico, que cuenta con más de 1 millón de empresas.
Todas las propuestas se entregan en un único entorno y pueden visualizarse en un mapa comparativo, que compara automáticamente todas las cotizaciones recibidas y sugiere la mejor oferta, facilitando el proceso de toma de decisiones.
6. Disminución de riesgos
Crear y mantener alianzas con proveedores de confianza es sinónimo de ventaja competitiva. Actualmente, el ESG (environmental, social and governance) es una agenda indispensable en compras.
Con la solución e-Procurement, integrada con SRM (Supplier Relationship Management) (Gestión de relación con el proveedor), es posible analizar si los proveedores cumplen los requisitos legales y técnicos exigidos por los reglamentos y normas internas.
Este procedimiento minimiza los riesgos asociados a la cadena de suministro y a sus impactos negativos en la empresa, principalmente relacionados con la reputación y la imagen de marca.
7. Decisiones más estratégicas
Para que el área de compras genere resultados reales para las empresas, es necesario trabajar con KPIs bien definidos, como el nivel de entrega, el plazo de entrega, la evolución del precio, el ahorro, entre otros.
A través de e-Procurement, los profesionales de compras siguen las métricas y pueden, por ejemplo, evaluar el rendimiento de los proveedores, la productividad del equipo, los ahorros conseguidos, etc.
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¡Hasta la próxima vez!