Como o departamento de compras pode ser mais estratégico?

Quem trabalha em companhias de médio e grande porte com certeza já teve algum contato com o departamento de compras, um setor importante que trata das aquisições de produtos e serviços. É a esse setor que os demais recorrem quando precisam comprar algo para auxiliar suas tarefas ou mesmo para as compras ligadas ao processo produtivo da empresa.

Contudo, as pessoas ainda enxergam os profissionais de compras de forma equivocada. Sua reputação é:  “a pessoa que negocia e consegue preços baixos com fornecedores” que trabalha em “um setor de suporte”. Isso ocorre por conta do pouco esclarecimento sobre a importância do departamento de compras para uma empresa.

A seguir, listamos algumas dicas de como ter um setor de compras mais estratégico, a fim de melhorar o desempenho dos seus negócios.

Tarefas do departamento de compras

Como outros profissionais, o comprador tem tarefas a cumprir no dia a dia e um propósito claro dentro da companhia: redução de custos e garantir a aquisição do melhor produto ou serviço. Veja algumas dessas tarefas:

Contato com os fornecedores

A primeira atribuição dos compradores é ter uma boa gestão de fornecedores. Uma vez que o setor tem o conhecimento do que é necessário adquirir para a empresa, tanto em matéria-prima quanto em equipamentos e serviços, é hora de começar a cotação.

O setor de compras deve ter uma boa base de fornecedores e sempre levar em conta preço, prazo de entrega, confiabilidade, qualidade do material fornecido, questões jurídicas e trabalhistas. Apenas com todos esses quesitos cumpridos é que se deve fazer o pedido de compra.

A matéria-prima e os equipamentos de trabalho são fundamentais para todo negócio. Sem eles, não é possível entregar o produto final. Em empresas pequenas, o dono ou gestor pode tentar lidar com essa parte diretamente. Por outro lado, quando se trata de companhias maiores, é melhor ter uma equipe dedicada e especializada em compras.

Avaliação do desempenho das compras da empresa

Quando se fala em “desempenho das compras”, refere-se ao quanto cada aquisição influencia a performance da empresa como um todo:

  • Melhora o produto final?
  • Aumenta a satisfação dos clientes?
  • Interfere no retorno do investimento?

Pensar estrategicamente é essencial para responder a essas e outras questões relacionadas. Por exemplo, se muitas reclamações forem reportadas com relação ao produto final ou ao funcionamento de determinados equipamentos, é hora do departamento de compras rever a sua base de fornecedores.

O trabalho de avaliação e reavaliação de atividades deve ser constante, visando o melhor funcionamento de qualquer setor e isso não é diferente com o departamento de compras. Um bom gestor deve acompanhar o feedback de seu serviço e entender o que pode ser melhorado, mesmo que não haja nada aparentemente errado.

Produção de orçamentos internos

Uma das principais funções do setor de compras é produzir e avaliar as requisições internas. Quando é feito algum pedido, pode ser que já tenha sido fornecida anteriormente alguma estimativa de custo, que deve ser aprovada pelos compradores. Vários fatores precisam ser analisados, tais como a necessidade imediata da compra, o quanto aquela aquisição irá impactar no negócio da empresa, o budget disponível e quais os outros pedidos que estão na fila.

Os compradores também podem apresentar uma contraproposta para o pedido, estimando prazo, oferecendo um produto alternativo, encontrando um fornecedor melhor ou apenas estabelecendo um teto de custo para uma nova proposta. De todos os setores, esse é o mais qualificado para gerar esses orçamentos.

Definição dos KPIs de compras

KPI é uma sigla em inglês para Key Performance Indicator. Muito utilizada na esfera corporativa, refere-se a “Indicador-Chave de Performance” e ajuda a medir o desempenho de uma companhia.

Cada setor da empresa tem seus próprios KPIs, pois eles medem o progresso de forma diferente. No setor de compras, esses indicadores podem ser:

  • savings
  • quantidade de pedidos atendidos por mês
  • número de compras de reposição
  • índice de satisfação dos clientes (demais setores), entre outros

Ter os KPIs bem definidos é importante para todo setor. Sem eles, ou o progresso não é medido ou são avaliados dados não relevantes. E os índices estabelecidos pelos compradores importam para toda a empresa, uma vez que se ligam diretamente ao custo de produção da empresa.

Valor estratégico do departamento de compras

Como mencionado anteriormente, a atuação dos compradores costumava ser desvalorizada em relação a sua relevância para a empresa. Entretanto, nos últimos anos, com a ampliação da tecnologia e dos meios de comunicação, tornou-se possível avaliar muito mais fornecedores e analisar as compras da empresa ao longo do tempo.

Os profissionais de compras passaram então a ser cada vez mais valiosos para suas empresas ao lidarem com essas ferramentas, apresentando mais qualidades e competências. Confira algumas das qualidades estratégicas do setor de compras:

Planejamento de longo prazo

Além da atuação operacional, os compradores trabalham para planejar os gastos empresariais. É por meio desse planejamento que é possível fazer investimentos maiores sem impactar negativamente as contas ou a folha de pagamento.

O departamento de compras também avalia suas ações ao longo do tempo, medindo suas consequências e criando projeções. Uma mudança de fornecedor, por exemplo, exige um cuidado maior antes de assinar o contrato de fornecimento e um período de teste.

Durante esse período, a qualidade do produto final e a atuação das empresas fornecedoras serão reavaliadas e comparadas. Caso os KPIs estabelecidos indiquem progresso, a ação foi bem-sucedida, mas, caso contrário, é hora de reavaliar e idealizar um novo plano.

Redução de custos

Aumentar a receita da empresa deve ser meta de todos os setores. Entretanto, alguns têm um peso maior nessa tarefa. Como o mercado está cada vez mais competitivo, as margens de lucro tendem a ser bem reduzidas, o que deixa o investimento material no topo da lista de gastos.

Digamos que uma fábrica venda seu produto por R$ 100 com gasto material de R$ 50, custo de produção de R$ 30 e lucro de R$ 20. Se o setor de compras reduzir o custo de aquisição do material em 10%, o lucro líquido aumentará em R$5 (25%). Consequentemente, se a produção reduzir seu custo em 10%, o lucro líquido aumentará em R$3 (15%). Pode parecer pouco à primeira vista, mas quando são vendidas mais de 1000 unidades, esses valores se tornam relevantes nos lucros da empresa.

Negociação de todos os lados

Uma das principais competências de um bom comprador é a negociação. O profissional precisa dominar a linguagem, entender de finanças e saber convencer o fornecedor a oferecer uma proposta melhor. O mesmo vale para seus clientes internos. As novas práticas do setor de compras, incluindo uma boa negociação, impactam diretamente nos lucros da empresa.

Você já colocou em prática alguma dessas dicas na sua empresa? Deixe um comentário sobre a sobre a sua experiência e aproveite para compartilhar o artigo nas redes sociais.