Se trabalha em empresas de médio e grande porte, com certeza que já teve contacto com o departamento de compras. É esse o setor a quem toda a gente recorre quando precisa de comprar algo para auxiliar nas tarefas ou mesmo para as compras ligadas ao processo produtivo da organização.
Contudo, as pessoas ainda olham para os profissionais de compras de forma equivocada. A sua reputação liga-se a uma “pessoa que negoceia e consegue preços baixos com fornecedores” ou que trabalha num “setor de suporte”. Isso ocorre por conta do pouco esclarecimento sobre a importância do departamento de compras para uma empresa.
Abaixo, listamos algumas dicas de como ter um setor de compras mais estratégico, confira!
Tarefas do departamento de compras
O comprador tem diversas tarefas a cumprir no dia a dia e um propósito claro dentro da companhia: redução de custos garantindo a aquisição do melhor produto ou serviço. Veja algumas dessas tarefas:
Contacto com os fornecedores
A primeira atribuição dos compradores é ter uma boa gestão de fornecedores. Uma vez que o setor tem conhecimento do que é necessário adquirir, tanto em matéria-prima quanto em equipamentos e serviços, é hora de começar a cotação.
O setor de compras deve ter uma boa base de fornecedores. Antes de qualquer aquisição, precisa de ter em conta o preço até às questões de compliance e normas da empresa. Apenas com todos esses requisitos cumpridos é que se deve fazer o pedido de compra.
A matéria-prima e os equipamentos de trabalho são fundamentais para todo o negócio. Sem eles, não é possível entregar o produto final. Em empresas pequenas, o dono ou gestor pode tentar lidar com essa parte diretamente. Por outro lado, quando se tratam de companhias maiores, é melhor ter uma equipa dedicada e especializada em compras.
Avaliação do desempenho das compras
Quando se fala em “desempenho das compras”, refere-se ao quanto cada aquisição influencia na performance da empresa como um todo:
- Melhora o produto final?
- Aumenta a satisfação dos clientes?
- Interfere no retorno do investimento?
- Atende às regras de compliance?
Pensar estrategicamente é essencial para responder a essas e outras questões relacionadas. Por exemplo, se muitas reclamações forem reportadas com relação ao produto final ou se inúmeros fornecedores não atendem às regras e políticas da empresa, é hora do departamento de compras rever a sua base de fornecedores.
O trabalho de avaliação e reavaliação de atividades deve ser constante para melhorar o funcionamento do setor de compras. Um bom gestor deve acompanhar o feedback do seu serviço e entender o que pode ser melhorado, mesmo que não haja nada aparentemente errado.
Produção de orçamentos internos
Uma das principais funções do setor de compras é produzir e avaliar as requisições internas. Por exemplo, quando um pedido é realizado, pode ser que informações sobre estimativa de custos já tenham sido fornecidas anteriormente. Este e outros fatores precisam de ser aprovados e analisados pelos compradores, tal como a necessidade imediata da compra, o quanto aquela aquisição irá impactar no negócio da empresa, o budget disponível e quais os outros pedidos que estão na fila.
Os compradores também podem apresentar uma contraproposta para o pedido, estimando o prazo, oferecendo um produto alternativo, encontrando um fornecedor melhor ou apenas estabelecendo um teto de custo para uma nova proposta. De todos os setores, esse é o mais qualificado para gerar esses orçamentos.
Definição dos KPIs de compras
KPI é uma sigla em inglês para Key Performance Indicator. Muito utilizada na esfera corporativa, refere-se a “Indicador-Chave de Performance” e ajuda a medir o desempenho de uma companhia.
Cada setor da empresa tem seus próprios KPIs, pois eles medem o progresso de forma diferente. No setor de compras, esses indicadores podem ser:
- Savings
- Quantidade de pedidos atendidos por mês
- Número de compras de reposição
- Índice de satisfação dos clientes (demais setores), entre outros
Ter os KPIs bem definidos é uma ação importante para todos os setores. Sem eles, o progresso não é medido ou são avaliados dados irrelevantes para a organização.
Os índices estabelecidos pelos compradores importam para toda a empresa, uma vez que são ligados diretamente ao custo de produção da empresa.
Valor estratégico do departamento de compras
Como referido anteriormente, a atuação dos compradores costumava ser desvalorizada e sem relevância para a empresa. Entretanto, nos últimos anos, com a ampliação da tecnologia e dos meios de comunicação, tornou-se possível avaliar muito mais fornecedores e analisar as compras da empresa ao longo do tempo.
Os profissionais de compras passaram, então, a ser cada vez mais valiosos para as empresas, uma vez que lidam com ferramentas de análises para apresentar mais qualidades e competências. Confira algumas das qualidades estratégicas do setor de compras:
Planeamento a longo prazo
Além da atuação operacional, os compradores trabalham para planear os gastos empresariais. É por meio desse planeamento que é possível fazer investimentos maiores sem impactar negativamente as contas ou a folha de pagamento.
O departamento de compras também avalia as suas ações ao longo do tempo, medindo as suas consequências e criando projeções. Uma mudança de fornecedor, por exemplo, exige um cuidado maior antes de assinar o contrato de fornecimento e um período de teste.
Durante esse período, a qualidade do produto final e a atuação das empresas fornecedoras serão reavaliadas e comparadas. Caso os KPIs estabelecidos indiquem progresso, a ação foi bem-sucedida. Caso contrário, é hora de reavaliar e idealizar um novo plano.
Redução de custos
Aumentar a receita da empresa deve ser a meta de todos os setores. No entanto, alguns têm um peso maior nessa tarefa. Como o mercado está cada vez mais competitivo, as margens de lucro tendem a ser bem reduzidas, o que deixa o investimento material no topo da lista de gastos.
Digamos que uma fábrica vendia o seu produto por 100€ com gasto material de 50€, custo de produção de 30€ e lucro de 20€. Se o setor de compras reduzir o custo de aquisição do material em 10%, o lucro líquido aumentará em 5€ (25%). Consequentemente, se a produção reduzir o seu custo em 10%, o lucro líquido aumentará em 3€ (15%). À primeira vista, pode parecer pouco, mas quando são vendidas mais de 1000 unidades, esses valores tornam-se relevantes nos lucros da empresa.
Negociação de todos os lados
Uma das principais competências de um bom comprador é a negociação. O profissional precisa de dominar a linguagem, entender de finanças e saber convencer o fornecedor a oferecer uma proposta melhor. O mesmo vale para os seus clientes internos. As novas práticas do setor de compras, incluindo uma boa negociação, impactam diretamente nos lucros da empresa.
Já colocou em prática alguma destas dicas na sua empresa? Deixe um comentário sobre sua experiência!
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Bom dia…
Tem como ser comprador ..trabalhando em casa…? Fazendo pesquisa e cotações para empresas e em algum momento agendar visitas e receber o fornecedor para ver as amostras..?
Gostaria de desenvolver um serviço desta forma…Como apresentar essa proposta a empresa que presto serviço e que seja viavel?
Agradeço,
Atenciosamente,
Silvana Batista
Olá Silvana, como vai?
A área de compras das empresas vem se modernizando a cada dia e o formato de contratação é apenas uma forma de modernização.
É claro que a evolução depende da estratégia de cada empresa, mas há espaço para que as compras possam ser feitas com funcionários em home-office, assim como há espaço para terceirização de processos. A terceirização de processos, essencialmente os de baixa complexidade, tem se tornado quase que uma obrigação no segmento. As empresas tem reservado os seus recursos para implementar e operar as estratégias e negociações de compras complexas.
Quem contrata serviços terceirizados, espera um incremento de qualidade no serviço e redução nos custos. As compras de baixa complexidade são muito volumosas em quantidade de processos e, a simples segmentação destas, traz ganhos operacionais, financeiros diretos e, principalmente, indiretos. Este dueto, qualidade e custo, é a forma de transformar o negócio. Procure investir seus argumentos nestes pontos 🙂
E normal uma empresa não ter um contrato fidelizado com um fornecedor? Toda nova compra há a obrigatoriedade de novas cotações. Mas não para negociações , mas para comprar de outro!
Tem vários opções de fornecedores e comprar de um ou de outro..sem contrato e compromisso e uma boa forma da empresa atuar?
Agradeço
Olá Silvana, tudo bem? Obrigado por perguntar!
Ter um contrato robusto firmado com os seus fornecedores reduz a probabilidade de risco atrelado aos pedidos que sua empresa efetua.
Em geral, as empresas fazem um balanço do risco versus o custo de formalizar o contrato dependendo da categoria de compra solicitada.
Comprar de fornecedores homologados garante maior segurança em diversos aspectos, dentre eles, qualidade do produto/serviço, prazos de pagamento, prazos de entrega, garantias, segurança jurídica, etc.
Os contratos não podem ser vistos somente como ferramentas de segurança de curto prazo, pois a gestão do ciclo de vida desses contratos permite que você dê suporte para as outras áreas da sua empresa, ajudando-os na tomada de decisões estratégicas para os novos processos de compras, gestão dos fornecedores e, por fim, renovação dos contratos.
Por favor, entendo os quesitos de sucesso de um comprador mas estou em dúvida de como conseguir quantificar as metas para o setor de compras. Pretendo que o salário dos compradores esteja atrelado ao alcance de metas mas não sei como colocar isso em números.
Obrigado
Oi Patric, tudo bem?
O primeiro indicador possível é o volume de compras feito por contratos. Para isso, cada comprador pode ter um desafio de cuidar de uma ou mais categorias específicas com foco em viabilizar a aquisição das mesmas por meio de contratos. São categorias como material de escritório, EPI, elementos de fixação, rolamentos, material de limpeza etc. Os compradores terão que fazer Sourcings com demandas anualizadas e publicar os contratos. Esta iniciativa, além de retirar a demanda operacional de compras, torna a área mais estratégica e as aquisições mais rápidas. Como a demanda será anualizada, o resultado financeiro também será diferenciado.
O outro indicador refere-se as demais compras do dia a dia. É possível entender complexidades e colocar prazos de execução como, por exemplo, compras de materiais feitas em 7 dias e de serviços em 10 dias. Os compradores com melhor resultado de cumprimento de prazos terão a bonificação maior (% de compras realizadas no prazo). Não podemos esquecer dos ganhos. Dá para pensar em um percentual alvo de economia a ser perseguida ao longo do ano (ex: 8%).
A princípio, estes seriam os melhores indicadores. As metas precisam ser desafiadoras, mas possíveis de atingir.
Espero que ter ajudado ?