Departamento de Compras: como ser mais estratégico?

Se trabalha em empresas de médio e grande porte, com certeza que já teve contacto com o departamento de compras. É esse o setor a quem toda a gente recorre quando precisa de comprar algo para auxiliar nas tarefas ou mesmo para as compras ligadas ao processo produtivo da organização.

Contudo, as pessoas ainda olham para os profissionais de compras de forma equivocada. A sua reputação liga-se a uma “pessoa que negoceia e consegue preços baixos com fornecedores” ou que trabalha num “setor de suporte”. Isso ocorre por conta do pouco esclarecimento sobre a importância do departamento de compras para uma empresa.

Abaixo, listamos algumas dicas de como ter um setor de compras mais estratégico, confira!

Tarefas do departamento de compras

O comprador tem diversas tarefas a cumprir no dia a dia e um propósito claro dentro da companhia: redução de custos garantindo a aquisição do melhor produto ou serviço. Veja algumas dessas tarefas:

Contacto com os fornecedores

A primeira atribuição dos compradores é ter uma boa gestão de fornecedores. Uma vez que o setor tem conhecimento do que é necessário adquirir, tanto em matéria-prima quanto em equipamentos e serviços, é hora de começar a cotação.

O setor de compras deve ter uma boa base de fornecedores. Antes de qualquer aquisição, precisa de ter em conta o preço até às questões de compliance e normas da empresa. Apenas com todos esses requisitos cumpridos é que se deve fazer o pedido de compra.

A matéria-prima e os equipamentos de trabalho são fundamentais para todo o negócio. Sem eles, não é possível entregar o produto final. Em empresas pequenas, o dono ou gestor pode tentar lidar com essa parte diretamente. Por outro lado, quando se tratam de companhias maiores, é melhor ter uma equipa dedicada e especializada em compras.

Avaliação do desempenho das compras

Quando se fala em “desempenho das compras”, refere-se ao quanto cada aquisição influencia na performance da empresa como um todo:

• Melhora o produto final?
• Aumenta a satisfação dos clientes?
• Interfere no retorno do investimento?
• Atende às regras de compliance?

Pensar estrategicamente é essencial para responder a essas e outras questões relacionadas. Por exemplo, se muitas reclamações forem reportadas com relação ao produto final ou se inúmeros fornecedores não atendem às regras e políticas da empresa, é hora do departamento de compras rever a sua base de fornecedores.

O trabalho de avaliação e reavaliação de atividades deve ser constante para melhorar o funcionamento do setor de compras. Um bom gestor deve acompanhar o feedback do seu serviço e entender o que pode ser melhorado, mesmo que não haja nada aparentemente errado.

Produção de orçamentos internos

Uma das principais funções do setor de compras é produzir e avaliar as requisições internas. Por exemplo, quando um pedido é realizado, pode ser que informações sobre estimativa de custos já tenham sido fornecidas anteriormente. Este e outros fatores precisam de ser aprovados e analisados pelos compradores, tal como a necessidade imediata da compra, o quanto aquela aquisição irá impactar no negócio da empresa, o budget disponível e quais os outros pedidos que estão na fila.

Os compradores também podem apresentar uma contraproposta para o pedido, estimando o prazo, oferecendo um produto alternativo, encontrando um fornecedor melhor ou apenas estabelecendo um teto de custo para uma nova proposta. De todos os setores, esse é o mais qualificado para gerar esses orçamentos.

Definição dos KPIs de compras

KPI é uma sigla em inglês para Key Performance Indicator. Muito utilizada na esfera corporativa, refere-se a “Indicador-Chave de Performance” e ajuda a medir o desempenho de uma companhia.

Cada setor da empresa tem seus próprios KPIs, pois eles medem o progresso de forma diferente. No setor de compras, esses indicadores podem ser:

• Savings
• Quantidade de pedidos atendidos por mês
• Número de compras de reposição
• Índice de satisfação dos clientes (demais setores), entre outros

Ter os KPIs bem definidos é uma ação importante para todos os setores. Sem eles, o progresso não é medido ou são avaliados dados irrelevantes para a organização.

Os índices estabelecidos pelos compradores importam para toda a empresa, uma vez que são ligados diretamente ao custo de produção da empresa.

Valor estratégico do departamento de compras

Como referido anteriormente, a atuação dos compradores costumava ser desvalorizada e sem relevância para a empresa. Entretanto, nos últimos anos, com a ampliação da tecnologia e dos meios de comunicação, tornou-se possível avaliar muito mais fornecedores e analisar as compras da empresa ao longo do tempo.

Os profissionais de compras passaram, então, a ser cada vez mais valiosos para as empresas, uma vez que lidam com ferramentas de análises para apresentar mais qualidades e competências. Confira algumas das qualidades estratégicas do setor de compras:

Planeamento a longo prazo

Além da atuação operacional, os compradores trabalham para planear os gastos empresariais. É por meio desse planeamento que é possível fazer investimentos maiores sem impactar negativamente as contas ou a folha de pagamento.

O departamento de compras também avalia as suas ações ao longo do tempo, medindo as suas consequências e criando projeções. Uma mudança de fornecedor, por exemplo, exige um cuidado maior antes de assinar o contrato de fornecimento e um período de teste.

Durante esse período, a qualidade do produto final e a atuação das empresas fornecedoras serão reavaliadas e comparadas. Caso os KPIs estabelecidos indiquem progresso, a ação foi bem-sucedida. Caso contrário, é hora de reavaliar e idealizar um novo plano.

Redução de custos

Aumentar a receita da empresa deve ser a meta de todos os setores. No entanto, alguns têm um peso maior nessa tarefa. Como o mercado está cada vez mais competitivo, as margens de lucro tendem a ser bem reduzidas, o que deixa o investimento material no topo da lista de gastos.

Digamos que uma fábrica vendia o seu produto por  100€ com gasto material de 50€, custo de produção de 30€ e lucro de 20€. Se o setor de compras reduzir o custo de aquisição do material em 10%, o lucro líquido aumentará em  5€ (25%). Consequentemente, se a produção reduzir o seu custo em 10%, o lucro líquido aumentará em 3€ (15%). À primeira vista, pode parecer pouco, mas quando são vendidas mais de 1000 unidades, esses valores tornam-se relevantes nos lucros da empresa.

Negociação de todos os lados

Uma das principais competências de um bom comprador é a negociação. O profissional precisa de dominar a linguagem, entender de finanças e saber convencer o fornecedor a oferecer uma proposta melhor. O mesmo vale para os seus clientes internos. As novas práticas do setor de compras, incluindo uma boa negociação, impactam diretamente nos lucros da empresa.

Já colocou em prática alguma destas dicas na sua empresa? Deixe um comentário sobre sua experiência!

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