e-Procurement y los beneficios para el área de compras

En esta era digital que vivimos, seguramente hayas oído hablar del término e-Procurement. Un proceso que permite a las empresas automatizar sus transacciones comerciales, empleando para ello la tecnología que brinda Internet.

El e-Procurement agiliza la adquisición de bienes y servicios a través de tecnologías digitales. Elimina los procesos comerciales manuales, promueve el intercambio de información, refina la gestión de datos y la toma de decisiones. Como resultado, mejora la eficiencia y efectividad de la cadena de suministros.

Si eres un gerente de compras, un CIO o un director financiero, es importante comprender este proceso. Saber cómo funciona y cómo implementar el e-Procurement puede ser un gran activo para tu negocio.

En este artículo, aprenderás los detalles de este término que cada vez se emplea más en las organizaciones, sus aplicaciones, beneficios, funcionamiento y de qué forma puede ayudarte en el departamento de compras.

¿Qué es e-Procurement?

El e-Procurement es un proceso en el que las transacciones comerciales se llevan a cabo a través de medios electrónicos. La compra y venta de bienes y servicios se realizan a través de una interfaz web u otro sistema en red.

Este proceso se puede realizar en cualquier etapa de la transacción. Bien sea al principio con la venta que llega al comprador o hasta el final con la facturación y los pagos.

Esta tecnología está diseñada para centralizar y automatizar las interacciones entre una organización, clientes y socios de la cadena de valor. De esta forma se mejora la velocidad y la eficiencia de las prácticas de compras.

Los gerentes de compras deben comprender los beneficios del e-procurement. Estar al tanto de las ventajas en tus procesos de compra y lo que implica para tu empresa.

e-Procurement cuenta con un conjunto de características innovadoras; todas ellas concebidas para reforzar la eficacia y el costo total de las adquisiciones o compras.

Aplicaciones

Algunas herramientas y aplicaciones del e-procurement incluyen:

Sistemas electrónicos para respaldar los métodos y gestiones tradicionales de compra.

Estos incluyen mainframes y computadoras personales (PC), intercambio electrónico de datos (EDI) y planificación de recursos empresariales (ERP).

EDI

EDI es una aplicación mediante la cual se pueden intercambiar mensajes electrónicos entre programas de computadora de dos organizaciones separadas. Algunas características de EDI incluyen:

Los mensajes se intercambian en grupos, conocidos como lotes.
Los mensajes pueden enviarse, transmitirse y almacenarse automáticamente entre computadoras sin tener que volver a escribir ni teclear datos.
Debe ser implementado por cada par de organizaciones (remitente y receptor) que deseen utilizarlo. Esto significa que los costos de implementación de EDI son relativamente altos.
Se utiliza principalmente cuando los mensajes intercambiados se refieren a cuestiones como pedidos, confirmaciones, información de transporte y facturación.
Se ejecuta tradicionalmente en las llamadas «Redes de valor agregado», que son redes cerradas (a diferencia de las redes abiertas como Internet).

Sistemas ERP

Son sistemas de información de gestión que integran y automatizan muchas de las prácticas comerciales asociadas con las operaciones de una empresa u organización.

Generalmente manejan la fabricación, la logística, la distribución, el inventario, el envío, la facturación y la contabilidad de una empresa u organización.

Los ERP ayudan en el control de muchas actividades comerciales, como ventas, entrega, facturación, producción, adquisiciones, gestión de inventario y gestión de recursos humanos.

Internet como soporte o complemento a la contratación tradicional

Hay varios tipos de aplicaciones basadas en Internet que sirven para diferentes propósitos. Algunas aplicaciones conocidas que utilizan Internet se describen a continuación:

EDI habilitado para web. Es como el EDI tradicional, pero se ejecuta en Internet; también conocido como EDI-INT.
Lenguaje de marcado extensible (XML). Se utiliza para permitir el fácil intercambio de documentos en la World Wide Web.
World wide web (www). Es un servicio importante en Internet. La World Wide Web se compone de «servidores web» que almacenan y difunden «páginas web», que son documentos ricos en texto, gráficos, animaciones y videos para cualquier persona con conexión a Internet.

Herramientas y plataformas de Internet que reemplazan la contratación tradicional:

E-sourcing
E-tendering
E- auctioning
E-ordering and web-based ERP
E-information

e-Procurement en el departamento de compras — Atribución: Imagen de ijeab en Freepik.com bajo licencia CCO

Beneficios del e-Procurement

e-Procurement tiene muchas ventajas. A continuación te presentamos algunas:

Unirse a un ERP y su cadena de suministro externa.

La información se puede intercambiar en tiempo real entre los sistemas financieros o ERP y las cadenas de suministro. Esto conducirá a la mejor visibilidad general de las transacciones y la información de los proveedores.

Flujos de trabajo de compras optimizados.

e-Procurement permite a los usuarios finales servirse a sí mismos en lugar de necesitar el apoyo del personal. También, conduce a la descentralización en la que el control se produce a través de catálogos aprobados por la empresa. Además de un procesamiento más fácil de los pagos de proveedores y solicitudes de personal.

Transparencia y accesibilidad del comportamiento de compra de la empresa.

e-Procurement te permite comprender mejor cómo y dónde gastas tu dinero. Esta información es invaluable. Te ayudará a administrar los gastos, ahorrar dinero, aprovechar el poder durante las negociaciones y detectar áreas para la consolidación de proveedores.

Automatización de tareas largas y tediosas

Dentro de cualquier negocio, siempre habrá algunas tareas tediosas que deben ser atendidas. Gestionar la documentación de la orden de compra, seleccionar proveedores, negociar precios o archivar contactos con proveedores, son algunas de ellas. Sin embargo, es posible automatizar y agilizar estos procesos. Esto le da al personal más tiempo para ocuparse de otras tareas importantes.

¿Cómo funciona e-Procurement?

e-Procurement está diseñado para agilizar el proceso de contratación regular. También, combina elementos de compra y finanzas para agilizar las operaciones entre ambos. Comprende tres pasos principales:

Selección de productos

Las empresas utilizan una plataforma específica, que puede ser un catálogo en línea o un sitio minorista B2B, entre otros, y posiblemente se alojen a través de un mercado. Luego tienen acceso a toda la gama de productos del proveedor, incluidas las condiciones contractuales (productos seleccionados, descuentos, etc.).

Eligen sus productos y envían su solicitud de compra con un solo clic. Luego, la solicitud de compra se incorpora a su sistema para seguir el flujo de trabajo predefinido.

Realización de pedidos

Una vez confirmada, la solicitud de compra se convierte en un pedido. Esto se envía automáticamente al proveedor como un documento electrónico. A continuación, el proveedor prepara inmediatamente los productos para la entrega.

Recepción de la factura

Las empresas reciben la factura, certificada por un tercero de confianza como un archivo PDF o un documento electrónico, que automáticamente acepta el pedido y activa el pago.

Ventajas del e-Procurement — Atribución: Imagen de Osaba en Freepik.es bajo licencia CCO

Cómo ayuda el e-Procurement al departamento de compras

e-Procurement ofrece beneficios sustanciales a la función de gestión de compras dentro de una organización, que incluyen:

Ahorro de costes

Las herramientas de monitoreo integradas ayudan a controlar los costos y maximizar el rendimiento, reduciendo los gastos generales y el papeleo.

e-Procurement ofrece una variedad de beneficios para las operaciones diarias y las actividades de la cadena de suministro de una empresa.

Los sistemas automatizados agilizan los procesos y brindan un ciclo más rápido, desde la creación de un pedido hasta el cumplimiento. También, existe la oportunidad de una mayor selección de productos y servicios.

Ciclos de compra más cortos

El seguimiento de transacciones centralizadas simplifica la presentación de informes sobre pedidos, pagos y solicitudes, además de garantizar el cumplimiento del contrato. Todo esto puede reducir el tiempo de entrega. Los compradores tienen acceso electrónico a los productos, servicios y precios disponibles.

Control de inventario mejorado

Los profesionales de compras pueden localizar rápidamente productos de los mejores proveedores.

Transparencia

Toda la información está centralizada y puede ponerse a disposición de las partes interesadas, los accionistas o el público, según corresponda.

¿Qué beneficios trae para la empresa?

Las funciones principales del e-Procurement son de gran alcance. Ofrecen una variedad de beneficios para la operación diaria y las actividades de la cadena de suministro de una empresa.

Automatiza procesos para liberar recursos y reducir errores.
Mejora la comunicación entre las partes interesadas y los socios para agilizar el ciclo de compras.
Proporciona una plataforma única para toda la actividad de compras. Brinda a las partes interesadas una plataforma centralizada para la administración y auditoría.
Ofrece actualizaciones en tiempo real para proveedores, administración y socios, así como la oportunidad de seleccionar y almacenar datos de compras.
Permite una negociación simplificada entre múltiples socios y partes interesadas.

Por qué debe contar con el e-Procurement — Atribución: Imagen de Pressfoto en Freepik.es bajo licencia CCO

¿Qué opinan los clientes de e-Procurement?

JBS es una de las compañías de proteínas animales más grande del mundo. Negocia con miles de proveedores externos, siguiendo todos los parámetros legales y de procedimiento.

Desde 2007, el área de compras de la compañía ha estado utilizando la solución de comercio electrónico B2B de Mercado Eletrônico (ME) y, ya en el primer año, logró ganancias en agilidad y desempeño, haciendo las negociaciones aún más estratégicas y asertivas.

Denis Peres, gerente de administración y control de compras de JBS Brasil, explica que, en un inicio, la herramienta de Mercado Electrónico estaba destinada a realizar cotizaciones automáticas con pleno control del ciclo y trazabilidad de la información. “Este es uno de los principales puntos de interacción: confianza y gobernanza de todo el flujo negociado entre JBS y proveedores”, destaca.

La solución ME más utilizada por JBS es e-Procurement, que permite un mayor rendimiento, agilidad y economía, ya que centraliza todas las solicitudes para monitorear el ciclo completo de compra. La herramienta ofrece una vista gerencial de pedidos, automatiza el ingreso de facturas por materiales y servicios, entre otras facilidades.

Luiz Gastão Bolonhez, vicepresidente de Mercado Eletrônico, explica que servir a JBS fue uno de los mayores incentivos para la expansión de la empresa a otros países. “JBS fue nuestro primer cliente en varios aspectos. Fueron los primeros en incorporarse al Plan Empresa, impulsaron la apertura de nuestra oficina en México y nos desafían a diario con el gran volumen de transacciones. Nuestra asociación ha fomentado la mejora continua de los servicios que brindamos a nuestros clientes”, agrega.

Para continuar su producción, incluso en medio de la pandemia, JBS también adaptó algunas de las negociaciones con sus proveedores. “Con la gente comiendo en sus casas, los servicios de alimentación como restaurantes y cafeterías han reducido sus actividades, mientras que el comercio minorista ha aumentado la demanda. JBS fue muy ágil en trasladar sus productos, que antes se habrían dirigido a restaurantes, a los supermercados”, comenta Vicente Zuffo, CPO global de JBS.

“La digitalización que ofrece la plataforma ME facilitó este proceso porque, de inmediato, los proveedores se dieron cuenta de que la empresa había cambiado el tipo de empaque y la prioridad de fabricación. Otro aspecto importante de la digitalización fue la agilidad que tienen los compradores internos para analizar el escenario, prever nuevas necesidades y realinear las demandas con los proveedores”, explicó Zuffo.

e-Procurement tu mejor solución tecnológica — Atribución: Imagen de Freepik en Freepik.es bajo licencia CCO

Conclusiones

La llegada de Internet ha llevado a muchos emprendedores a vender sus bienes y servicios a través de la tecnología informática. e-Procurement no solo beneficia a las empresas, sino que también facilita a los clientes la realización de compras.

Esta herramienta te ofrece una mayor comodidad de hacer tus transacciones desde tu propio hogar o lugar de trabajo. Puedes encontrar con relativa facilidad los productos más asequibles y disponibles.

Más que solo compras y ventas, e-Procurement también permite a las empresas publicitar y comercializar tus productos. Todo esto de forma más fácil y económica.

En Mercado Eletrônico contamos con las soluciones tecnológicas para que lleves a cabo con mayor eficiencia tus procesos de compra y adquisiciones.

Gracias a nuestro software de e-Procurement, podrás centralizar tus solicitudes en un único entorno, automatizar las necesidades de compra, realizar un seguimiento de las solicitudes, integrar tus procesos, recibir alertas e información; además de rastrear el proceso completo de compra y entrega de tus solicitudes.

Ponte en contacto con nosotros y comienza desde ya a agilizar los procesos de compras en tu organización. Simplificarás todos tus procesos de una forma más sencilla y rápida.