La automatización de los procesos de compra es ya una realidad en muchas empresas, impulsada principalmente por la era de los datos y los tiempos de inestabilidad, ya sea sanitaria, social, económica o política.

En un mercado tan imprevisible y encarnizado, el departamento debe salir rápidamente del ámbito operativo para poder actuar con estrategia y lograr la tan deseada resiliencia del sector.

Para tanto, debe considerar la automatización de los procesos de compra, que transforma los pasos manuales en operaciones más ágiles, económicas, seguras e incluso más sustentables.

Es importante recordar que la automatización de los procesos de compra no significa la sustitución de la actividad humana, sino el aumento de la productividad en el área, liberando a los profesionales para crear y ejecutar estrategias relevantes para el negocio.

En este artículo, le contamos las ventajas de la tecnología y todo lo que necesita saber para automatizar los procesos de compra de su empresa, sin quebraderos de cabeza.

¿Qué es la automatización de los procesos de compra?

Antes, las negociaciones con los proveedores se realizaban por teléfono y, con la llegada de la digitalización, empezaron a establecerse también mediante correo electrónico. Sin embargo, aunque la era de Internet ha acelerado el tiempo de respuesta de algunos procesos, no ha resuelto los problemas de seguridad, cumplimiento y toma de decisiones más estratégicas. Por el contrario, ha creado aún más datos, que hay que gestionar bien.

La automatización de los procesos de compra es la solución a la mayoría de los problemas en este ámbito. Los procesos que antes llevaban días, o incluso meses, ahora pueden llevarse a cabo en una única plataforma en línea, a la que sus usuarios pueden acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.

De este modo, los profesionales de compras, que antes eran conocidos por apagar los incendios de la empresa, ganaron inteligencia para tomar decisiones más estratégicas, que incluso contribuyen a la innovación de toda la empresa.

Además, también han contribuido a establecer relaciones más sólidas y duraderas con la cadena de suministro.

Ventajas de la automatización de los procesos de compra

1. Aumento de la productividad

Con los procesos de compras automatizados, el tiempo necesario para realizar una tarea se reduce drásticamente.

Por ejemplo, las cotizaciones con los proveedores son mucho más rápidas cuando todos los datos están centralizados en una solución de compras.

Uno de los mayores beneficios de la automatización de los procesos es el considerable aumento de la productividad del profesional de compras.

Con la gestión de compras en línea, se pueden controlar el envío y la recepción de los pedidos a los proveedores. A la larga, esto puede significar una mayor rentabilidad para la empresa.

2. Reducción de costes

Al automatizar los procesos de compra, el ciclo completo de aprovisionamiento se vuelve más rápido, rentable y provechoso para su empresa.

Los procesos automatizados también aumentan las posibilidades de conseguir los mejores acuerdos de compra, e incluso reducen los costes asociados a todo el proceso.

Otro punto positivo en relación con el ahorro en compras es la liberación de profesionales de las actividades operativas para trabajar centrados en el crecimiento y la mayor rentabilidad de la empresa.

3. Mayor fiabilidad de los datos

Cuanto más manual es un proceso, más difícil es garantizar que la información sea correcta y segura.

Disponer de datos estrictamente manuales puede hacer que se pierdan buenas oportunidades de compra, ya que los precios son muy dinámicos.

Sin embargo, con la automatización de procesos hay más garantías de que esto no ocurra, ya que los parámetros se mantienen dentro de lo esperado.

Además, la automatización de las compras supone una reducción significativa de la necesidad de retrabajo, lo que aumenta la productividad de los compradores.

4. Estandarizado de procesos

La automatización de los procesos de compra tiende a disminuir considerablemente las desviaciones en relación con la operación de compra.

Esto ocurre sucede porque, al estandarizar los procesos, éstos se ocurren de la misma manera y de forma continua, colaborando a la mejora de los resultados esperados.

Además, el profesional de compras consigue una visibilidad completa de los procesos y puede garantizar una mayor calidad y más control.

La automatización también permite identificar nuevas oportunidades de compra y realizar adquisiciones más asertivas.

5. Centralización de la información y control

El uso de una solución de automatización de compras es importante para que la información recopilada permanezca centralizada.

Esto permite a los gestores seguir, en tiempo real, la evolución de los procesos. También permite la integración con otros sectores de su empresa.

Con los procesos de compra automatizados, es posible garantizar la integración entre las diferentes áreas implicadas, como existencias y ventas.

En función del nivel de productos vendidos y en existencias, ¿hay que hacer, o no, nuevas adquisiciones?

Además, una solución de compras suele proporcionar un historial de compras y precios, el coste total del último mes, entre otros datos relevantes para las nuevas compras.

6. Ganancia en transparencia

Tener transparencia empresarial es actuar con claridad y ética en todas sus relaciones comerciales, es decir, con empleados, clientes y proveedores.

Con la automatización del proceso y los parámetros necesarios, se reduce la interferencia humana y, en consecuencia, hay menos probabilidades de que se produzcan resultados no deseados.

Cuando un gestor de compras utiliza una solución de automatización de compras, es capaz de fundamentar y justificar sus elecciones y decisiones.

7. Mejora de la toma de decisiones

La automatización de los procesos contribuye a una toma de decisiones más rápida y asertiva, basada en indicadores (KPIs).

Disponer de una solución de automatización de las compras le permite anticipar con precisión el momento de aprovechar una determinada oferta o de renegociar con los proveedores actuales, por ejemplo.

Cuando un directivo toma decisiones basadas en datos y no en suposiciones, aumenta las posibilidades de encontrar grandes oportunidades en el momento adecuado.

8. Aumento de la competitividad

Todos los factores mencionados anteriormente colaboran para que su empresa sea más competitiva en relación con sus competidores.

Desde el punto de vista de las compras corporativas, todas estas características también ayudan a evitar la falta de existencias, así como los materiales atascados en el almacén.

De este modo, su empresa consigue más fondos y se posiciona mejor en el mercado.

¿Cómo implantar la automatización de los procesos de compra?

Para que la automatización de los procesos de compra obtenga los resultados esperados, su implantación debe realizarse de forma estructurada y de acuerdo con los objetivos de la empresa.

Dado que se trata de un cambio considerable en la forma en que los compradores llevan a cabo sus actividades, todo debe estar bien planificado. Los pasos para automatizar las compras incluyen:

Paso 1: Comprenda los objetivos de su empresa

El primer paso es un diagnóstico del escenario actual. ¿Cuáles son las necesidades de mi empresa? ¿Cuáles son los puntos a tener en cuenta en este cambio?

Estas y otras preguntas y respuestas son esenciales para el éxito de la migración. No tiene sentido pasar por encima de la etapa de comprensión de las necesidades de su negocio.

A partir de este análisis en profundidad, es posible definir qué tipo de características debe tener la solución de automatización para aumentar las posibilidades de éxito.

Lo ideal es que la solución automatice todo el ciclo de compras, desde la solicitud hasta el pago, permitiendo al comprador centrarse en las estrategias y negociaciones.

De este modo, será posible obtener todas las ventajas esperadas para el éxito de la operación y evitar el desperdicio de recursos.

Paso 2: Mapee todos los procesos de compras

Una vez que haya profundizado en los objetivos, es el momento de mapear todos los procesos actuales en su área de compras. Entienda cuáles pueden ser automatizados y cómo se puede lograr esto.

En esta etapa es esencial entender el flujo de compras, ya que esto mostrará cuáles son los cuellos de botella de la productividad y cuáles son los pasos que más impactan en el resultado.

Otro punto del mapeo de procesos es que permite entender cuáles son los pasos secuenciales para la automatización de las compras.

En un proceso de compra, por ejemplo, hay que tener en cuenta varias etapas, como la cotización, la negociación con los proveedores, el cierre de la compra y el pago.

Paso 3: Elija la solución más adecuada para su empresa

Ahora que ya conoce las prioridades de su empresa y ha mapeado todos los procesos de compra, es el momento de conocer y elegir la solución que puede ayudar a su departamento.

Las mejores soluciones hacen que los procesos de compras sean más eficientes y ayudan a conseguir los pilares más valiosos del área de compras: ahorro, agilidad, governanza y colaboración.

Antes de contratar una solución, es necesario identificar si la empresa que se quiere contratar tiene una buena actuación en el mercado.

Por lo tanto, antes de invertir en una solución de automatización de compras, una buena opción es hablar con los clientes que ya utilizan el servicio.

Paso 4: Forme a todos los implicados

Tras tomar la mejor decisión, el siguiente paso es aplicar la solución y empezar a formar a las personas implicadas.

Esta parte es especialmente importante, ya que, si los implicados en los procesos no reciben la formación adecuada, la solución no podrá aprovecharse al máximo.

Lo ideal es ofrecer una formación completa sobre su uso, con todas las instrucciones y buenas prácticas para los profesionales que lo van a utilizar.

En este momento, es esencial tener una buena comunicación, porque es un cambio en el proceso operativo.

Si no hay una transición gradual y adecuada, con claridad sobre la implantación de los procesos automatizados, será mucho más difícil garantizar que todo vaya según lo previsto.

Lo ideal es que los compradores profesionales prueben y simulen los nuevos procesos.

Paso 5: Controle constantemente los resultados

La automatización de los procesos de compra debe hacerse gradualmente y debe ser objeto de un seguimiento constante, ya que pueden ser necesarias algunos cambios y adaptaciones.

Para identificar las adaptaciones importantes, es esencial controlar los resultados que se obtienen con la automatización.

Por lo tanto, defina y rastree los parámetros más relevantes en relación con este cambio y realice las modificaciones.

Esto ayuda a garantizar que la automatización sea siempre importante y ofrezca los resultados más esperados.

Consejos para el éxito de la automatización de los procesos de compra

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Por muy beneficiosa que sea la automatización de procesos, es esencial tener en cuenta que debe hacerse con cuidado para que tenga éxito.

Un descuido puede significar resultados por debajo de las expectativas, que no tienen que ver con la solución de automatización en sí, sino con su ejecución.

A continuación, 5 consejos para que su empresa se beneficie plenamente de este tipo de soluciones:

1. Cree un equipo de apoyo

El equipo de apoyo debe estar compuesto por los profesionales que se encargarán de orientar a los demás sobre la solución de automatización.

Dentro de un sector de compras, es posible que el gestor seleccione a algunas personas que orienten y respondan a las preguntas de los demás profesionales para que el aprovechamiento sea el mejor posible.

Según el caso, la dirección puede elegir un equipo de soporte externo, como el propio soporte del proveedor de la solución.

Tenga en cuenta que esta opción no siempre está disponible y que, la mayoría de las veces, supone un gasto adicional con la solución.

2. Documente todos los cambios

La automatización de los procesos puede ser bastante compleja en función de las características de la empresa.

Una empresa que realiza compras basadas en toneladas no puede permitirse el lujo de cometer un error y perder una gran cantidad.

Por lo tanto, la automatización debe cumplir los criterios de la empresa en la medida de lo posible, y aún puede haber algunos ajustes imprevistos.

Aunque esto forma parte del proceso, hay que tener en cuenta que la documentación de cualquier cambio es importante para la evaluación de la gestión.

Imagínese que la industria decide adquirir una solución de automatización, pero debe realizar algunos cambios para que funcione perfectamente y de forma personalizada.

Unos meses después, los parámetros se modifican y la empresa debe hacer el cambio en el proceso de automatización.

Sin embargo, las instrucciones tradicionales no encajan en este proceso porque fueron modificadas originalmente.

Sin documentación, puede ser necesario deshacer todos los cambios, lo que supone una pérdida de tiempo y, en consecuencia, un aumento de los gastos.

Por lo tanto, cerciórese de que toda la transición esté debidamente documentada, como los fallos, los cambios y los puntos que merecen atención. Esto hará que el uso sea mucho más adecuado y facilitará la aplicación de futuras mejoras.

3. Comience con los procesos más sencillos

Por muy sólida que sea la automatización a la hora de garantizar la funcionalidad de los procesos más complejos, iniciar la transición desde lo más difícil resulta más complicado.

Así, lo ideal es empezar a automatizar los procesos más sencillos, como el registro y la búsqueda de proveedores.

Después, pase a automatizar la selección de propuestas o la gestión de pedidos.

Por último, pase a los pasos más complejos, como la integración con los sistemas de gestión, los llamados ERPs.

4. Establezca a los responsables de la aplicación

Al igual que con cualquier proceso empresarial importante, la automatización necesita contar con personas específicas responsables de su éxito.

Este tipo de definición garantiza un control adecuado y asertivo de toda la gestión del cambio, evitando puntos que generen complicaciones.

Los directivos, por ejemplo, pueden encargarse de que sus respectivos equipos empiecen a utilizar la solución correctamente.

El equipo de apoyo se encarga de ayudar en este proceso, mientras que el responsable del sector asume la responsabilidad del cambio global.

En esta fase, la comunicación es fundamental, ya que sólo entonces todos serán realmente conscientes de cómo utilizar las herramientas para mejorar sus actividades.

Por lo tanto, determine los indicadores y las herramientas de control para que los responsables puedan supervisar el proceso y avise siempre de la necesidad de documentación.

Con los resultados integrados, los puntos de dificultad se hacen más visibles: lo que aún requiere atención, lo que no funcionó y lo que debe modificarse.

Sin este tipo de delegación de responsabilidades, es más difícil llegar a todos los niveles jerárquicos implicados en el cambio.

5. Evite la prisa

Por mucho que uno de los beneficios de una solución de automatización de compras sea ofrecer exactamente un ahorro de tiempo, no tenga ansiedad en el proceso con respecto a este cambio.

Si se apresura a elegir una solución para implantarla, es muy probable que no se adapte totalmente a las necesidades de su departamento de compras.

Así que planifique un poco y tenga en cuenta que cuanto más compleja sea la solución, más tiempo tardará en aplicarse.

Lo que puede hacer al respecto es buscar una solución que se integre más fácilmente y que además sea más intuitiva de usar.

Aun así, es importante tener en cuenta que hay que dedicar algo de tiempo para que todo el proceso pueda considerarse al final un éxito.

Asimismo, los resultados no aparecen inmediatamente y es necesario ser previsor para entender que la solución dará sus frutos con el tiempo.

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