Desde hace algunos años, el área de compras contribuye significativamente con el ahorro y la competitividad de las empresas. Con la modernización del sector a lo largo de los años, los procesos operativos, que a menudo son burocráticos y consumen mucho tiempo, pueden automatizarse a través de soluciones tecnológicas y digitales cada vez más sólidas.

La automatización de compras libera a los compradores de la rutina operativa para centrar sus esfuerzos en estrategias que agreguen valor al negocio. Además, la automatización de procesos ayuda a los profesionales a tener acceso a datos e insights (conocimientos) en tiempo real, tomando decisiones más ágiles y efectivas.

Las principales etapas del flujo de compra se pueden automatizar:

A continuación, compruebe las principales ventajas de la automatización en las compras y las repercusiones para usted y su equipo:

Principales ventajas de la automatización de las compras:

  1. Ahorro

La digitalización de los procesos de compra reduce los costes operativos del sector, ya que elimina las principales tareas manuales de los compradores, optimizando tiempo y recursos.

Además, al automatizar los pasos de compra, los compradores pueden concentrarse en estrategias que pueden generar más ganancias para el negocio.

En lugar del burocrático y costoso operativo del día a día, los compradores pueden buscar en las negociaciones con los proveedores mejores precios, savings (ahorros) y excelentes condiciones de pago.

  1. Productividad

Los procesos de compra, que aún no están digitalizados, dependen de hojas de cálculo, correos electrónicos y papeles impresos, lo que repercute en la productividad y la eficiencia del equipo de compras.

Ante las transformaciones de la industria 4.0, la gestión de compras ya no tiene que ser manual y requerir un gran esfuerzo operativo por parte del equipo.

El exceso de trabajo operativo también puede perjudicar el clima organizativo e incluso la relación entre profesionales y proveedores.

  1. Facilidad de acceso a la información

Con la automatización de los procesos de compra, todas las acciones relacionadas con las adquisiciones quedan registradas y pueden integrarse con otros sistemas y departamentos.

La centralización de la información es otra ventaja, ya que los registros ya no se encuentran en varios archivos y correos electrónicos, que corren el riesgo de perderse o borrarse.

La elección de digitalizar el flujo de compra también evitará la pérdida de información importante para futuras decisiones.

  1. Comunicación y colaboración

La comunicación y colaboración con los proveedores es fundamental para agilizar los procesos de compras y satisfacer las necesidades de los clientes.

Con el acceso a la información sobre el estado de un pedido, por ejemplo, es posible anticipar posibles retrasos y trabajar junto con los proveedores para encontrar soluciones.

El fortalecimiento de la comunicación y colaboración, a través de soluciones digitales, también facilita futuras negociaciones con sus proveedores.

  1. Informaciones más precisas

En la mayoría de las empresas el sector de compras maneja un gran volumen de pedidos todos los días. Por eso, con los procesos manuales son comunes las fallas y los retrasos en las compras.

Por ejemplo, cuando llegan pedidos sin las especificaciones necesarias, el comprador no puede completar el pedido.

En un entorno digitalizado y con herramientas adecuadas para la gestión de las compras, es posible crear reglas de negocio para rellenar toda la información.

  1. Negociación con los proveedores

La etapa de negociación con proveedores es una de las más importantes para el desempeño del área de compras.

La automatización permite liberar a los compradores de la operación del día a día para dedicar ese tiempo a las negociaciones con los proveedores, lo que así aumenta las posibilidades de obtener savings (ahorros) .

Además, ya existen herramientas digitales, como el e-Procurement de ME , que consolida los valores de las propuestas de los proveedores y calcula automáticamente los ahorros.

  1. Centralización de pedidos

Es habitual que el departamento de compras reciba solicitudes a través de varios canales y de diferentes personas de la empresa, sin tener un flujo definido.

Además de perjudicar la rutina diaria del comprador, estos procesos descentralizados pueden dar lugar a compras erróneas, incumplimiento de plazos, presupuestos incompletos (entre otros problemas).

Con el uso de soluciones automatizadas, los pedidos de compra se concentran en una sola plataforma, lo que también permite una gestión eficiente de los recursos y el flujo de trabajo.

  1. Visibilidad y transparencia

La salud financiera de una empresa depende de diferentes factores y el uso consciente de los recursos está directamente relacionado con este indicador.

Al automatizar las actividades del sector de compras los gestores pueden supervisar, en tiempo real cada paso del flujo y comprobar si todo se está haciendo de acuerdo con las normas de la organización.

Es una forma de reforzar el compliance (cumplimiento) de la empresa y motivar a los empleados a trabajar de acuerdo con las buenas prácticas de gestión de proveedores, por ejemplo.

  1. Historial de compras

La automatización de los procesos del área facilita el acceso al historial de compras y permite a los compradores planificar mejor futuras adquisiciones.

Con base en compras anteriores es posible identificar oportunidades de negociación con proveedores para ganar , por ejemplo, precios más bajos y mejores condiciones de pago.

Además, el historial de compras se puede utilizar para evaluar el desempeño de los proveedores con relación a la calidad del producto, los precios, los tiempos de entrega y otros criterios importantes.

  1. Competitividad

La automatización de procesos reduce costos, optimiza procesos, reduce el tiempo y el esfuerzo requerido para mantener las operaciones en funcionamiento.

Además, al automatizar los procesos operativos las empresas se vuelven más ágiles y flexibles en la gestión de compras.

Todas estas ventajas pueden permitir que las organizaciones sean más eficientes y competitivas en un mercado cada vez más encarnizado.

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¡Hasta la próxima vez! 😉