Black businessman using computer laptop

El sector de las compras contribuye significativamente con el ahorro y la competitividad de las empresas. Se lo considera uno de los engranajes más importantes del éxito de la empresa. Esta clasificación se debe a algunos factores: la inversión en materias primas, la reposición de existencias y la satisfacción de las demandas internas (por ejemplo, en lo que respecta a la infraestructura y la disponibilidad de recursos, como computadoras e impresoras, entre otros).

Para que el departamento de compras siga siendo competitivo, la búsqueda de la eficiencia debe ser constante en cualquier organización -sea pequeña, mediana o grande-, ya que las decisiones están directamente relacionadas con el aumento o la reducción de los costes de la empresa.

De ahí la importancia de contar con un proceso ágil y organizado que siga el ritmo de velocidad que exige la Industria 4.0 y, al mismo tiempo, esté alineado con los objetivos estratégicos de la empresa.

¿Por qué automatizar las compras?

Para adelantarse a la competencia, es esencial automatizar las etapas del flujo de compras, como la solicitud de compra, la cotización y el análisis de propuestas y liberar así al equipo de procesos manuales, lentos, descentralizados y costosos, para centrarse en las estrategias, las negociaciones y las metas alineadas con los objetivos de la organización.

Y las ventajas de automatizar los procesos de compra van más allá de la posibilidad de aumentar el margen de beneficios de la empresa. Además de reducir la carga operativa y aumentar la productividad de los compradores, también se mejora la relación con los proveedores y los clientes. A continuación, compruebe las principales ventajas de la automatización en las compras y las repercusiones para usted y su equipo:

Ventajas de la automatización en compras:

1. Eficacia

Los procesos de compra, que aún no están digitalizados, dependen de hojas de cálculo, correos electrónicos y papeles impresos, lo que repercute directamente en la productividad y eficiencia del equipo de compras, e incluso en el clima organizativo debido al exceso de trabajo. Ante las transformaciones de la industria 4.0, la gestión de compras ya no tiene que ser manual y requerir un gran esfuerzo operativo por parte del equipo.

2. Facilidad de acceso a la información

Con la automatización de los procesos de compra, todas las acciones relacionadas con las adquisiciones quedan registradas y pueden integrarse con otros sistemas y departamentos. La centralización de la información es otra ventaja, ya que los registros ya no se encuentran en varios archivos y correos electrónicos, que corren el riesgo de perderse o borrarse.

Optar por la digitalización del flujo de compras evitará la pérdida de información importante y permitirá que los datos estén siempre a disposición de compradores, gestores y auditores. Disponer de esta facilidad es importante para tomar decisiones más ágiles y firmes.

3. Información precisa

La mayoría de las veces, el departamento de compras se ocupa de un gran volumen de solicitudes. Y, por lo general, cuando esto se hace manualmente, es habitual que suceda falla en la transmisión de la información de los pedidos, con la ausencia, por ejemplo, de las especificaciones necesarias.

En un entorno digitalizado y con herramientas adecuadas para la gestión de las compras, es posible crear reglas de negocio para que la información se rellene correctamente antes de cualquier compra, lo que evita pérdidas para la empresa.

4. Centralización de pedidos

Es habitual que el departamento de compras reciba solicitudes a través de varios canales y de diferentes personas de la empresa, sin tener un flujo definido. Además de perjudicar la rutina diaria del comprador, estos procesos descentralizados pueden dar lugar a compras erróneas, incumplimiento de plazos, presupuestos incompletos y dificultades en la gestión de los recursos.

Con el uso de herramientas automatizadas todos estos problemas se minimizan ya que cualquier solicitud se centraliza en un único canal. Además de evitar fallos en las compras, permite una gestión eficaz de los recursos y del flujo de trabajo de los compradores.

5. Transparencia

La salud financiera de una empresa depende de diferentes factores y el uso consciente de los recursos está directamente relacionado con este indicador. Al automatizar las actividades del sector de las compras, los gestores pueden supervisar, en tiempo real cada paso del flujo y comprobar si todo se está haciendo de acuerdo con las necesidades y con las normas de la organización.

Es una forma de reforzar el compliance de la empresa y motivar a los empleados a trabajar de acuerdo con las buenas prácticas de gestión de proveedores, por ejemplo. Así, es más fácil garantizar el cumplimiento de todos los procesos legales, lo que añade más credibilidad a la empresa, tanto frente a sus proveedores como a sus clientes.

Vea el Show en Vivo «La automatización en las compras y las repercusiones para usted»

Dinamérico Rangel, gerente senior de compras de Nestlé Brasil, y Murilo Zappellini, jefe de compras en América del Sur de ALPLA, fueron los invitados al Show en Vivo «La automatización en las compras y las repercusiones para usted», que tuvo lugar el 22/07.

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