Vetor com KPI, indicadores de desempenho, escrito no centro

Os indicadores de desempenho, ou KPIs, ajudam a transformar a área de compras num setor protagonista nas empresas. Isto porque, ao mostrar o que está a funcionar e o que precisa de ser ajustado, os KPIs permitem que a gestão do departamento seja feita com base em factos e dados, e não em suposições.

Atualmente, as informações relacionadas com KPIs podem ser exibidas praticamente em tempo real, permitindo que as tomadas de decisão pelos compradores sejam mais rápidas e assertivas. 

No post de hoje, vamos falar sobre os 7 principais KPIs nos abastecimentos e como é que a tecnologia pode ajudar a conquistá-los. Leia mais!

O que são KPIs?

A sigla KPI tem origem no termo Key Performance Indicator, ou Indicadores-Chaves de Desempenho. São métricas importantes para o processo de gestão da sua empresa. 

Tempo de aquisição, custos, qualidade, satisfação do cliente e produtividade são alguns dos indicadores que ajudam a mostrar o quanto a área de compras contribui para o crescimento do negócio.

A seguir, listamos os principais KPIs para medir o desempenho de compras e otimizar a gestão da área. Continue a leitura para saber mais!

7 KPIs em compras corporativas

1. Saving

Indicador essencial para a área financeira, o saving é a economia conquistada nas aquisições. Em suma, é o custo evitado ao fechar uma compra com valor menor ao orçamentado.

Este KPI contribui para avaliar o desempenho da equipa nas negociações com fornecedores de forma a reduzir gastos e gerar lucros. Afinal, 1€ economizado significa 1€ de lucro.

2. Nível das entregas

O KPI de nível das entregas avalia a performance do fornecedor e está relacionado com a entrega do produto, por exemplo, se houve atrasos ou se os itens não estiverem de acordo com os padrões de qualidade.

Uma das maneiras de medir o nível das entregas é avaliar a taxa de devolução em relação ao total de produtos adquiridos, mostrando a percentagem das mercadorias com defeito.

Em relação aos prazos, a empresa pode avaliar as últimas entregas feitas pelo fornecedor para saber se está a ser atendida no período acordado ou se os atrasos são constantes.

3. Lead time

O lead time mede o tempo de todas as etapas do processo de compras, como pesquisa, seleção de fornecedores, análises de cotações e entrega do produto ao consumidor.

Este KPI permite avaliar a duração de cada etapa de compra a partir da requisição e propor os ajustes necessários para os melhores resultados da empresa.

Além de possibilitar uma avaliação interna dos prazos de compras, o lead time acompanha o cumprimento dos prazos pelos fornecedores e seu histórico como parceiro na empresa.

4. Evolução do preço

Em abastecimentos, o KPI de evolução do preço mede as oscilações que os valores sofreram num determinado período durante o processo de compras.

Ajuda no planeamento de aquisições futuras, pois reconhece os períodos de sazonalidade, ao mostrar as melhores ofertas já conquistadas nas compras passadas.

É um indicador indispensável para economizar mais em compras e fazer controlo dos gastos. A empresa pode antecipar a aquisição de um produto, por exemplo, e mantê-lo em stock.

5. Produtividade

Existem diferentes formas de avaliar a produtividade da equipa de compras. Uma das opções é analisar o número de requisições e transações realizadas dentro de um determinado período.

Além disso, vale observar a quantidade de horas por semana dedicadas a determinados processos e o número de tarefas executadas dentro de um espaço de tempo.

O KPI de produtividade ajuda a empresa a perceber os ajustes que precisam de ser feitos para reduzir a carga operacional dos compradores, como implementar uma solução digital para gestão de compras.

6. Satisfação do cliente

Para desenvolver as melhores estratégias de compras diretas, os compradores devem saber como está a ser a experiência do cliente. Afinal, os insumos são a base do produto final.

A forma mais comum de saber se o seu produto ou serviço agrada aos consumidores é ouvir o que eles têm a dizer, não é? E isso é possível com uma pesquisa de satisfação periódica.

O indicador de satisfação do cliente envolve toda a organização e deve ser considerado um dos KPIs mais importantes para o planeamento de compras.

7. Custo de abastecimentos

O indicador de custo de abastecimentos compara o volume de compras e de vendas para descobrir o percentual dos custos dos itens em relação às suas vendas. 

O resultado pode indicar a necessidade de investir em melhorias e redução de custos para tornar o ciclo mais sustentável.

Para fazer o cálculo do KPI de custos de abastecimentos é relativamente simples: basta dividir o volume de compras pelo total de vendas para obter o resultado.

Como é que a tecnologia ajuda a medir KPIs?

Com o avanço das tecnologias para o setor de compras, a medição destes KPIs pode ser feita com ajuda de ferramentas como o e-Procurement do Mercado Eletrônico, solução que centraliza o fluxo de compras, da requisição ao pagamento, num único lugar. Ainda disponibiliza informações e gráficos fáceis de serem interpretados por toda a equipa.

Ao invés de gastarem tempo com trocas de e-mails, operações manuais e descentralizadas, as equipas conseguem focar-se nas tarefas e números que realmente vão fazer a diferença para o setor e para a organização.

Acima, vimos a importância dos KPIs e alguns exemplos de indicadores que ajudam a área de compras a medir o seu desempenho e a fazer as alterações necessárias para alcançar as metas do setor.

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