Quais são os quatro pilares de uma solução de e-Procurement?

O procurement desempenha papel fundamental nas empresas e enfrenta desafios complexos, principalmente relacionados à necessidade de redução de custos e à produtividade dos compradores.

Para tornar a área de compras mais estratégica, é preciso livrar os compradores do trabalho manual, burocrático e descentralizado.

Ao optar por uma solução de e-Procurement, que centraliza e automatiza todo o fluxo de compras, em uma única plataforma, os profissionais ganham mais tempo para se dedicar às estratégias de crescimento do negócio.

Além de garantir vantagem competitiva significativa no mercado, a otimização do processo de compras ajuda a manter a boa colaboração com fornecedores e a fortalecer a governança corporativa.

Neste post, separamos quatro pilares para uma solução de e-Procurement, para você entender como centralizar e melhorar os processos na sua empresa. Confira!

4 pilares do e-Procurement:

1. Economia

O setor de compras é de extrema importância para economia e lucratividade das empresas. Por isso, ter uma solução de e-Procurement, que permite visibilidade das aquisições em tempo real, é uma opção para controlar os gastos da área e criar estratégias de curto, médio e longo prazo.

Custos operacionais reduzidos

Os métodos operacionais, descentralizados e burocráticos da área impedem uma atuação mais estratégica por parte dos compradores. Uma solução de e-Procurement consegue, no mínimo, reduzir 50% dos custos operacionais de todo o processo, já que libera os profissionais para o planejamento de compras e controle de gastos da companhia.

Acompanhamento de savings

Um dos principais benefícios do e-Procurement para a redução de custos das empresas está relacionado ao aumento do poder de negociação de preços com fornecedores para conquistar mais savings. Esse indicador de economia pode ser usado por comprador, região, categoria ou grupo de compras, por exemplo, e contribuir para negociações mais econômicas e estratégicas.

Análise de gastos e potencial de economia

A visão de Spend Analysis em uma solução de e-Procurement ajuda as organizações a evitar, recuperar e a reduzir os custos com fornecedores. Ter acesso a histórico de gastos contribui não apenas na seleção de fornecedores, mas também para ter conhecimento sobre o quanto pode ser economizado nas novas contratações.

2. Agilidade

Sem o uso de uma ferramenta inteligente, a jornada de compras demora, devido às altas demandas, e-mails, planilhas e documentos, o que pode prejudicar de forma significativa os resultados da empresa. Já com uma solução de e-Procurement, a gestão de compras é automatizada, mais rápida, segura e centralizada, sem exigir esforço por parte dos compradores.

Automação dos processos de compras

No lugar das milhares de trocas de e-mails, a automação de processos concentra todo o ciclo de compras em uma única plataforma, da requisição até o pagamento. Com isso, gestores conseguem ter uma visão mais ampla e integrada das operações. Tudo em tempo real.

Relatórios para tomadas de decisão rápidas

O business inteligente de uma solução de e-Procurement extrai informações e as converte em relatórios completos, que ajudam os profissionais a acompanhar a performance da área e a tomar decisões mais rápidas e assertivas. Com a mensuração de dados e informações de maneira precisa, a área de compras ganha ainda mais protagonismo nas empresas.

Implementação rápida e acesso facilitado

Por ser uma solução em nuvem, não precisa de instalações e se mantém sempre atualizado. Além disso, a solução pode ser acessada de qualquer hora e lugar — no computador, smartphone ou em outro dispositivo com conexão à internet. Isso significa que gestores e compradores podem acompanhar tudo até na hora do café.

3. Governança

Governança e compras corporativas devem caminhar juntas, na busca contínua por uma atuação ética e responsável das empresas. Nesse sentido, uma solução de e-Procurement promove mais transparência nos processos de aquisição e permite verificar se fornecedores estão em conformidade com as regras e boas práticas de integridade das corporações.

Diminuição de riscos na cadeia de fornecedores

Criar e sustentar alianças com fornecedores confiáveis é sinônimo de vantagem competitiva. Com uma solução de e-Procurement, é possível analisar se os fornecedores atendem a requisitos legais e técnicos exigidos por regulamentações e normas internas. Esse procedimento minimiza os riscos relacionados à cadeia de fornecimento e seus impactos negativos no negócio.

Acesso a histórico de compras

Ter acesso a um repositório de informações, como cotações realizadas e valores pagos nas últimas aquisições, pode facilitar o planejamento da área de compras e as negociações futuras. Além disso, ajuda a identificar as falhas para então sugerir melhorias para a empresa.

Processos transparentes, registrados e auditáveis

A solução de e-Procurement permite que compradores, gestores e auditores analisem as atividades relacionadas às compras e negociações feitas através da plataforma. O registro de todas as ações em um único ambiente, além de agilizar a realização das tarefas dos envolvidos no ciclo de compras, torna os processos da área mais transparentes e auditáveis.

4. Colaboração

O bom relacionamento com fornecedores estreita relacionamentos, gera confiança e possibilita as melhores negociações (ou seja, é beneficial para ambos). Para isso acontecer, é essencial que exista colaboração entre compradores e fornecedores.

Comunicação com fornecedores

Em um ambiente colaborativo, a solução de e-Procurement cria um canal de comunicação ágil, claro e eficiente entre os envolvidos nos processos de compras. Dessa forma, a comunicação com fornecedores é otimizada e monitorada, e pode ser realizada a qualquer hora, lugar e momento, inclusive, pelo celular.

Acompanhamento das etapas de compras

Com uma solução de e-Procurement, requisitantes, compradores e fornecedores conseguem buscar facilmente os status das solicitações e acompanhar todo o ciclo de compras, do início das negociações até à entrega do material ou serviço. Isso pode facilitar a antecipação de informações para o andamento das compras.

Gestão de fornecedores

A solução de e-Procurement possibilita o monitoramento da performance dos fornecedores, além de mostrar todos os processos associados aos parceiros de negócios. A colaboração existe desde os indicadores de desempenho dos fornecedores, assim como as avaliações, podem ser compartilhados e usados para a criação de planos de ação.

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