¿Cuáles son los cuatro pilares de una solución de e-Procurement?

El procurement desempeña un papel fundamental en las empresas y se enfrenta a complejos retos, principalmente relacionados con la necesidad de reducir los costes y la productividad de los compradores.

Para que el área de compras sea más estratégica, es necesario liberar a los compradores del trabajo manual, burocrático y descentralizado.

Al optar por una solución de e-Procurement, que centraliza y automatiza todo el flujo de compras en una única plataforma, los profesionales ganan más tiempo para dedicarse a las estrategias de crecimiento de la empresa.

Además de garantizar una importante ventaja competitiva en el mercado, la optimización del proceso de compra ayuda a mantener una buena cooperación con los proveedores y a fortalecer la gobernanza corporativa.

En esta publicación les presentamos los cuatro pilares de la solución de e-Procurement, para que entienda cómo centralizar y mejorar los procesos de su empresa. ¡Compruébelo!

4 pilares del e-Procurement:

1. Ahorro

El sector de las compras contribuye significativamente con el ahorro y los beneficios de las empresas. Por lo tanto, contar con una solución de e-Procurement, que permite la visibilidad de las compras en tiempo real, es una opción para controlar los gastos del área y crear estrategias de corto, medio y largo plazo.

Costes operativos reducidos

Los métodos operativos, descentralizados y burocráticos del sector impiden que los compradores actúen de forma más estratégica. Una solución de e-Procurement puede, reducir como mínimo, el 50% de los costes operativos de todo el proceso, ya que libera a los profesionales para planificar las compras y controlar el gasto de la empresa.

Seguimiento de ahorros

Uno de los principales beneficios del e-Procurement, que reduce los costes de las empresas, está relacionado con el aumento del poder de negociación de precios con los proveedores para obtener más savings (Ahorros). Este indicador de ahorro puede ser seguido por comprador, región, categoría o grupo de compras, por ejemplo, y contribuir a unas negociaciones más rentables y estratégicas.

Análisis del gasto y potencial de ahorro

La visión de Spend Analysis en una solución de e-Procurement ayuda a las organizaciones a evitar, recuperar y a reducir los costes con proveedores. Tener acceso al historial de gastos contribuye no sólo a la selección de proveedores, sino también a tener conocimiento de cuánto se puede ahorrar en las nuevas contrataciones.

2.Agilidad

Sin el uso de una herramienta inteligente, el proceso de compra se alarga debido a las altas exigencias, los correos electrónicos, las hojas de cálculo y los documentos, lo que puede perjudicar considerablemente los resultados de la empresa. Con una solución de e-Procurement, la gestión de las compras es automatizada, más rápida, segura y centralizada, sin exigir ningún esfuerzo a los compradores.

Automatización de los procesos de compra

En lugar de miles de intercambios de correos electrónicos, la automatización de procesos concentra todo el ciclo de compras en una sola plataforma, desde la solicitud hasta el pago. De este modo, los directivos pueden tener una visión más amplia e integrada de las operaciones. Todo en tiempo real.

Informes para rápidas tomas de decisiones

El business es una solución inteligente de e-Procurement extrae la información y la convierte en informes completos que ayudan a los profesionales a controlar el rendimiento del área y a tomar decisiones más rápidas y asertivas. Con la medición de datos e información de forma precisa, el área de compras gana aún más protagonismo en las empresas.

Rápida aplicación y fácil acceso

Al ser una solución en la nube, no requiere instalaciones y se mantiene siempre actualizada. Además, se puede acceder a la solución en cualquier momento y desde cualquier lugar: en una computadora, smartphone u otro dispositivo con conexión a Internet. Esto significa que los gerentes y los compradores pueden seguir todo, incluso mientras toman un café.

3. Gobernanza

Gobernanza y compras corporativas deben ir de la mano en la búsqueda continua de una actuación ética y responsable de las empresas. En este sentido, una solución de e-Procurement promueve una mayor transparencia en los procesos de compra y permite verificar que los proveedores cumplen con las normas y buenas prácticas de integridad corporativa.

Reducción de los riesgos en la cadena de suministro

Crear y mantener alianzas con proveedores de confianza es sinónimo de ventaja competitiva. Con una solución de e-Procurement, es posible analizar si los proveedores cumplen los requisitos legales y técnicos exigidos por los reglamentos y normas internas. Este procedimiento minimiza los riesgos relacionados con la cadena de suministro y sus impactos negativos en la empresa.

Acceso al historial de compras

Acceder a un depósito de información, como cotizaciones realizadas e importes pagados en adquisiciones recientes, puede facilitar la planificación del área de compras y las futuras negociaciones. Además, puede ayudar a identificar las deficiencias y a proponer mejoras en la empresa.

Procesos transparentes, registrados y auditables

La solución e-Procurement permite a los compradores, gestores y auditores analizar las actividades relacionadas con las compras y negociaciones realizadas a través de la plataforma. El registro de todas las acciones en un único entorno, además de agilizar las tareas de los implicados en el ciclo de compras, hace que los procesos del área sean más transparentes y auditables.

4. Colaboración

Las buenas relaciones con los proveedores fortalecen los lazos, generan confianza y permiten las mejores negociaciones (en otras palabras, es beneficioso para ambos). Para que esto ocurra, es esencial que haya colaboración entre compradores y proveedores.

Comunicación con los proveedores

En un entorno de colaboración, la solución de e-Procurement crea un canal de comunicación ágil, claro y eficiente entre los implicados en los procesos de compra. De este modo, la comunicación con los proveedores está optimizada y controlada, y puede realizarse en cualquier momento, lugar y hora, incluso por teléfono móvil.

Seguimiento de las etapas de compra

Con una solución de contratación electrónica, los solicitantes (compradores y proveedores) pueden seguir fácilmente el estado de las solicitudes y seguir todo el ciclo de contratación, desde el inicio de las negociaciones hasta la entrega del material o servicio. Esto puede facilitar la anticipación de la información para el progreso de las compras.

Gestión de proveedores

La solución e-Procurement permite el monitoreo del rendimiento de los proveedores, así como mostrar todos los procesos asociados a los colaboradores comerciales. Existe colaboración, ya que los indicadores de rendimiento de los proveedores, así como las evaluaciones, pueden compartirse y utilizarse para crear planes de acción.

Ahora que ha visto los principales pilares del e-Procurement, conozca cómo nuestra solución puede ayudar a transformar los procesos de compra de su empresa. Acceda nuestro sitio y pida a nuestros expertos una demostración gratuita.