Gestão de compras e a sua evolução nos últimos anos

 

O setor de compras é uma importante engrenagem para o funcionamento de uma empresa. Sendo assim, instituições que desejam fomentar um crescimento saudável e se manter competitivas no mercado precisam, mais do que nunca, entender a importância da gestão de compras e buscar formas para tornar a área estratégica.

No passado, a maior parte do trabalho realizada pelos profissionais acontecia manualmente, o que demandava muito tempo da equipe, além de aumentar os riscos de erros recorrentes. Com o tempo, as empresas perceberam que, se não investissem em tecnologia e boas práticas de gestão de compras, ficariam para trás, uma vez que esse departamento concentra boa parte da receita. Um posicionamento estratégico se tornou vital para que instituições conquistem um diferencial no mercado.

A gestão de compras como fator estratégico hoje

Devido às diversas transformações no mercado, empresas passaram a encarar o setor de compras de uma forma diferente, e assim a área assumiu um perfil mais proativo em relação à tomada de decisões. Ou seja, adquirir produtos ou serviços com base na melhor relação custo-benefício, se revelou como uma das melhores práticas de gestão.

Isso garante a qualidade dos materiais para a produção, resultando em itens com maior valor agregado e que aumentam o grau de satisfação dos clientes. Ao mesmo tempo, encontrar bons fornecedores, saber negociar preços mais baixos, melhores formas de pagamento e entrega são habilidades essenciais para os profissionais de compras.

Dessa forma, o setor de compras consegue realizar compras que podem tornar uma empresa mais competitiva. Graças ao seu potencial para negociação e lucratividade, a área ganha contornos estratégicos alinhados aos objetivos da instituição e passa a interagir mais com as demais áreas, a fim de identificar necessidades na cadeia de suprimentos e atuar também no planejamento de aquisições.

Os compradores profissionais passaram a ser vistos de outra forma, pois dominam as habilidades necessárias para avaliar custos, gerenciar fornecedores e barganhar melhores condições para fechar negócio com as empresas fornecedoras.

As maiores demandas do mercado B2B

A relação de compra entre fornecedor e a empresa compradora é mais complexa do que a de lojas que vendem diretamente para clientes. Isso acontece porque o mercado B2B possui demandas diferenciadas e exibem comportamentos e procedimentos bem distintos do B2C na hora de realizar aquisições. Em seguida conheceremos as principais demandas:

1. Processo de compra mais cuidadoso

Transações entre empresas geralmente envolvem uma grande quantidade de dinheiro, além de considerações técnicas e econômicas mais complexas. Os produtos adquiridos muitas vezes serão direcionados para diversas áreas dentro de uma organização, abrangendo assim um número maior de pessoas.

Nesse sentido, o processo de decisão de compra é muito mais demorado e envolve também uma série de formalidades, como especificações dos produtos, pedidos detalhados, aprovações, contratos, entre outros.

Assim, em função da grande responsabilidade atrelada a um pedido de compras, a seleção de fornecedores deve ser feita com muito rigor. É essencial encontrar parceiros que possam oferecer produtos que cumpram as exigências da produção, ao mesmo tempo em que ofereçam um amplo leque de opções de pagamento, uma vez que o valor do pedido é substancial. Prazos de entrega e formas de armazenamento também são importantes pontos a serem discutidos entre as partes.

2. Bons relacionamentos de negócios

Bons relacionamentos são cruciais para realização de boas compras no mercado B2B. É por meio deles que é possível construir laços de confiança e estabelecer uma parceria duradoura, que trará vantagens para ambos os negócios por mais tempo.

Compras em longo prazo, ou seja, aquelas que se repetem dentro de um período, são comuns no mercado B2B. Estabelecer uma boa relação com um fornecedor garante que sua produção não será afetada, uma vez que ele continuamente poderá suprir suas necessidades. Ao mesmo tempo, a empresa fornecedora reterá um cliente, provando que essa estratégia colaborativa beneficia ambos os lados.

Empresas e fornecedores dependem uns dos outros para sua permanência no mercado. Juntos, eles podem definir problemas, encontrar soluções, idealizar serviços mais customizados ou melhorias para os produtos.

3. Ofertas de alta qualidade

Compradores B2B têm um papel de grande responsabilidade: tomar as melhores decisões de compra para uma empresa. Os riscos são muito maiores caso a qualidade do produto não seja adequada.

Assim, fornecedores precisam investir sempre em inovação para oferecer mais expertise, qualidade e suporte nos produtos que vendem, a fim de suprir as necessidades e expectativas das empresas.

Vale lembrar que a complexidade dos produtos nesse contexto difere do mercado B2C. O fornecedor precisa ter domínio das informações em relação ao serviço ou item, tanto das questões técnicas quanto dos fatores relacionados ao pós-venda.

Antes da transformação digital

Como já vimos, tempos atrás, a função do setor de compras envolvia tarefas operacionais e burocráticas sem qualquer relação com a estratégia da empresa.

Essa realidade certamente gerava desafios para os compradores, que muitas vezes não tinham acesso a ferramentas capazes de oferecer mais inovação e avanço para os processos de gestão de compras. Conheça quais eram alguns desses obstáculos:

1. Encontrar bons fornecedores

Conforme dissemos antes, o bom relacionamento com fornecedores é ideal para garantir um bom negócio para a empresa. Para isso, o ideal é encontrar fornecedores qualificados e completos, o que se prova ser uma tarefa difícil.

Antes da inclusão de ferramentas digitais, o setor de compras precisava se dedicar a uma intensa pesquisa de mercado, entrar em contato com cada um e fazer um levantamento de fornecedores para checar as especificações dos produtos, estudar diversos catálogos e solicitar cotações.

Essa atividade extremamente trabalhosa ainda exigia análise e classificação dos dados recebidos pelos fornecedores, além de muito tempo da equipe. Mesmo assim, todos esses procedimentos não garantiam uma carteira com fornecedores confiáveis e de qualidade.

Problemas como atrasos na entrega, produtos com defeitos ou qualidade inferior à prometida eram constantes, desgastando ainda mais a relação entre empresa e fornecedor.

2. Negociar pessoalmente

Para garantir melhores preços, condições e prazos, empresas e fornecedores precisavam agendar reuniões de alinhamento de processos e negociar pessoalmente. Gestores precisavam realizar visitas ao fornecedor, pois assim a empresa conseguia ter uma percepção mais concreta da rotina do prestador de serviço.

A desvantagem desse método é que ele tomava tempo e prolongava mais ainda a tomada de decisão. Afinal, era preciso conciliar agendas e combinar datas que fossem viáveis para todos, o que nem sempre era possível.

3. Falhas na comunicação e avaliação

O trabalho do setor de compras não termina depois que o contrato é assinado ou quando os produtos são entregues. Esse departamento também é responsável por acompanhar o comprometimento dos fornecedores, além de estabelecer canais de comunicação e cuidar da manutenção do relacionamento com os mesmos.

Muitas empresas tinham dificuldade de estabelecer critérios e indicativos para fazer uma avaliação eficaz do fornecedor. Era necessário fazer um acompanhamento manual minucioso e o registrar todo o ciclo de trabalho com empresas parceiras para observar pontos como cumprimento de prazos e qualidade dos produtos entregues, por exemplo.

Com base nessa análise, a empresa conseguia discernir o fornecedor confiável daquele que não cumpriu com as exigências e, assim, o removia da lista de contatos.

Essa prática é essencial para evitar o retrabalho, despesas inesperadas e transtornos com compras futuras. Como todo esse processo não era automatizado, ele levava muito mais tempo e consumia a equipe, que nem sempre conseguia fazer essa avaliação ou se comunicar com o fornecedor de forma eficaz.

Como consequência, falhas continuavam a acontecer, uma vez que as fontes dos problemas não eram identificadas a tempo pelo setor.

Após a gestão estratégica por meio de sistemas

Atualmente, diversas empresas abraçaram soluções tecnológicas para aperfeiçoar o desempenho da gestão de compras. Essas ferramentas provaram aumentar a produtividade e facilitar o trabalho diário da equipe, garantindo que o setor conseguirá encontrar produtos e fornecedores de acordo com suas demandas. São exemplos delas:

1. E-procurement

O e-procurement é uma solução pensada para a gestão de compras para o mercado B2B. O sistema cria um ambiente virtual em que empresas podem encontrar fornecedores qualificados, realizar cotações e fechar negócios pela internet de forma prática e segura.

Plataformas de e-procurement unificam e automatizam o processo de compras, oferecendo suporte aos usuários por meio de métodos eletrônicos para cada fase do processo de compra — da solicitação até o pagamento.

Compradores podem fazer requisições, pedidos, participar de leilões, gerenciar contatos, administrar o estoque, checar recebimentos, pagamentos e acompanhar todos esses processos em um só lugar.

Dessa forma, essa ferramenta é muito bem-vinda para otimizar a gestão de compras e o fluxo de negociações.

O tempo para fechar transações pode ser reduzido significativamente: como elas podem ser programadas diretamente no sistema, dispensa-se a intervenção humana para aprovar ou dar continuidade ao procedimento, que pode, inclusive, ser realizado fora do horário comercial, de acordo com o calendário de produção.

Isso significa que processos não precisam ser atrasados ou interrompidos por conta de uma espera por aprovação. A aquisição de insumos pode acontecer de forma automatizada, sem afetar a cadeia produtiva. Em geral, todo o processo de decisão de compra fica mais rápido e assertivo com o auxílio dessa ferramenta.

Uma vez que o sistema e-procurement automatiza grande parte das tarefas dentro de um processo de compras, é possível observar uma redução de custos operacionais envolvidos em todas as etapas do ciclo.

Além disso, o comprador deixa de realizar tarefas puramente burocráticas e, assim, pode se concentrar nos fatores mais estratégicos do negócio, como investir no relacionamento com fornecedores ou prospectar novos contatos.

Em poucos cliques, a equipe de compras tem acesso a relatórios de análise gerados pelo sistema, com dados e estatísticas, os quais fornecem informações de extrema importância para o planejamento estratégico da empresa e do setor.

2. Unificação de informações

Um software de e-procurement ajuda a equipe de vendas a padronizar processos de seleção de fornecedores, aprovações, rotinas de trabalho e procedimentos envolvidos em cada transação.

Toda a base de contatos de fornecedores é centralizada em um só local, o que facilita na hora de administrar informações relacionadas a conformidades, realizar auditorias ou checar assuntos da área legal. O contato com seus fornecedores também é centralizado na plataforma, assim, gestores conseguem acompanhar o desempenho das empresas parceiras de forma mais assertiva.

A centralização de informações permite que o setor de compras tenha mais controle dos fluxos de trabalho. Por meio da plataforma, gestores conseguem ter, ao mesmo tempo, uma visão geral e detalhada de todos os processos.

Dessa forma, fica mais simples apontar desvios e falhas, prever problemas e controlar a movimentação do estoque, por exemplo. O setor de compras pode ter conhecimento do que está em falta antes mesmo de os responsáveis pelo estoque estarem cientes da situação, e assim planejar o ponto de recompra.

Históricos de negociação ficam cadastrados no sistema e podem ser acessados a qualquer momento, permitindo gerar novos pedidos baseados naqueles já existentes. Registros de requisições passadas servem como fonte para analisar gastos e estudar formas de conseguir melhores cotações no futuro.

Um sistema eletrônico totalmente integrado também descomplica o trabalho e a comunicação entre departamentos. Cada setor pode ter acesso a dados que são relevantes para cada um, agilizando processos e decisões internas.

Ninguém precisa mais se preocupar com e-mails que não foram visualizados, documentos físicos ou pedidos de fornecedores perdidos. Tudo está registrado no sistema e pode ser verificado a qualquer momento.

Se existem vários departamentos em uma empresa que fazem diferentes tipos de requisição de materiais, é provável que cada um esteja realizando o trabalho a seu modo, e não necessariamente de forma estratégica.

O sistema e-procurement garante que todos possam conduzir o processo de compra de forma padronizada digitalmente, de acordo com as políticas e os parâmetros da instituição.

O setor de compras lida com um grande volume de dinheiro e qualquer movimento pode ser decisivo para gerar lucro ou prejuízo para a instituição. Nesse sentido, a transparência é muito importante, tanto nas negociações com fornecedores, como na hora de prestar contas. É bom saber que a empresa pode contar com uma ferramenta moderna, que gerará dados precisos e completos na ocasião de uma auditoria.

3. A possibilidade de comparação facilitada

Como já comentamos anteriormente, não é nada simples encontrar bons fornecedores, especialmente para empresas que necessitam de matéria-prima especializada. O sistema de e-procurement permite que empresas tenham acesso aos contatos de diversos fornecedores devidamente registrados na plataforma.

Isso facilita muito a comparação e seleção de fornecedores. Em vez de ter que pesquisar exaustivamente por contatos, o sistema apresenta opções que podem ser classificadas por categorias de acordo com as necessidades do comprador.

Além disso, muitas empresas fornecedoras desenvolvem catálogos eletrônicos para oferecer seus produtos. Esse detalhe traz mais transparência e assertividade para as negociações. O comprador consegue facilmente visualizar o preço dos materiais, sem ter que pedir por cotações ou entrar em contato com o fornecedor. Assim, pode comparar diversos preços e escolher entrar em contato apenas com um grupo selecionado e propor negócios mais objetivos.

Uma possibilidade muito interessante que esses sistemas oferecem é a criação de uma concorrência. Ou seja, a empresa apresenta sua proposta e o volume que deseja negociar e vários fornecedores podem dar lances com diferentes ofertas. Essa tática é extremamente vantajosa para o setor de compras, já que a equipe poderá analisar as alternativas e escolher a que oferece melhor custo-benefício.

Esse modelo, conhecido como e-sourcing, é uma forma de identificar fornecedores em potencial e aumentar a carteira de contatos. O sistema permite que um número maior de empresas encontre a oferta exposta pelo setor de compras e possam dar seus lances. Depois, os compradores podem selecionar as ofertas que julgam ser mais atrativas e até registrar contatos interessantes para o futuro.

Como o sistema tem o intuito de conectar empresas e fornecedores no ramo B2B, a equipe de compras tem acesso a uma gama gigantesca de contatos, de todas as partes do país e do mundo. Isso significa que, caso a instituição não consiga encontrar suprimentos de forma local, ela certamente encontrará com mais facilidade parceiros remotos com o auxílio dessa plataforma.

4. Processos de homologação e avaliação agilizados

Grande parte do sucesso de uma cadeia de produção é poder contar com os fornecedores certos para estabelecer laços mais fortes, alinhar processos entre as partes, garantir uma boa comunicação e interação baseada no respeito e na confiança.

Nesse contexto, a homologação de fornecedores é, logo no início da prospecção, o processo de confirmação de que a empresa selecionada cumpre com os requisitos estipulados pelo comprador. Essa etapa basicamente ratifica a parceria e atesta que o futuro fornecedor possui as características e qualidades que o departamento de compras estava procurando.

Após essa fase, inicia-se um processo de qualificação de fornecedores. Ao longo do trabalho, gestores do setor de compras precisam observar e avaliar o andamento da parceria e o desempenho da empresa contratada. Nesse momento, são analisados pontos como o cumprimento dos prazos e das condições que foram acordadas no princípio, na etapa de homologação.

O período de avaliação é parte fundamental de uma gestão de fornecedores eficiente. Caso o fornecedor continue cumprindo com os prazos, mantendo um bom preço, oferecendo boas condições de pagamento e, acima de tudo, oferecendo produtos de qualidade, ele contribui para a satisfação final do cliente e traz mais lucros para a empresa.

Portanto, instituições precisam buscar formas de analisar fornecedores constantemente por meio de indicativos de performance para assim poder descobrir quais são as empresas com as quais a parceria deve ser mantida. Vale lembrar que boas parcerias com fornecedores garantem sempre uma boa relação custo-benefício e negociações mais flexíveis.

A gestão de fornecedores é uma tarefa contínua e construída em longo prazo. É essencial que gestores se concentrem nesse processo de avaliação para poderem firmar parcerias bem-sucedidas que irão agregar valor à instituição e ajudar no crescimento e na expansão do negócio.

Em todos esses processos, a tecnologia pode ser uma aliada para facilitar o trabalho dos gestores. Com a ferramenta de e-procurement, a equipe responsável consegue aprovar fornecedores na velocidade de um clique e acompanhar de forma mais rápida e prática o desempenho da empresa contratada, além de avaliar dados de performance ao longo do tempo.

Todo o trabalho de análise pode ser feito digitalmente e gestores têm acesso, em tempo real na sua plataforma, a todas as informações relevantes que vão ajudá-los na tomada de decisão.

Caso algum contratempo apareça, a raiz do problema pode ser identificada rapidamente, de maneira que compradores ganham tempo para pensar em soluções e entrar em contato com o fornecedor, antes que algo mais grave aconteça.

O mundo globalizado estimula empresas a pensar de forma inovadora constantemente e buscar por diferenciais que possam colocá-las em destaque no mercado. Assegurar vantagens competitivas no mercado acirrado de hoje e garantir a lucratividade são desafios diários na vida de gestores e empresários.

Faz sentido substituir o modelo tradicional do setor de compras, no qual a equipe assumia uma forma de trabalho mecânica e repetitiva, por um conceito reformulado e alinhado com a estratégia da empresa e as melhores práticas do mercado.

Essa mudança na mentalidade das organizações abriu espaço para que profissionais de compras demonstrassem como suas habilidades de negociação podem trazer grandes lucros para uma instituição.

Investir em uma gestão de compras estratégica, aliada à tecnologia e a modernidade, é uma tática que está colocando empresas em um patamar elevado, possibilitando que instituições firmem parcerias de sucesso e alcancem metas cada vez mais altas!

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