Lead time (plazo de entrega) en compras: ¿qué es y por qué es importante?

Para mantener la sostenibilidad financiera de un negocio y tener clientes satisfechos, las empresas se ven presionadas a mantener los costes bajos y a realizar entregas rápidas.

Al fin y al cabo, los consumidores son cada vez más sensibles a los plazos. Por esta razón, las compras tienen que controlar sus operaciones para no perder el lead time (tiempo de espera). Otro factor que hay que tener en cuenta es la gestión de las existencias, ya que la falta de materiales puede dificultar la producción y generar retrasos en toda la cadena.

Pero también puede ocurrir lo contrario, que no es positivo. El exceso de inventario afecta el capital de giro de la empresa, genera más gastos con el almacenamiento y aún puede causar pérdidas financieras.

Ante este panorama, es fundamental que la empresa conozca el lead time plazo de entrega de las compras para que su cadena de suministro funcione de forma óptima.

En este artículo del blog de ME, sepa qué es el lead time (plazo de entrega) en compras y la importancia del indicador para los resultados de su empresa.

¡Disfrute de la lectura!

¿Qué es el lead time (plazo de entrega) en compras?

El lead time se refiere al ciclo total de compra, es decir, el periodo que tarda el producto en llegar al consumidor final, tras pasar por todas las fases de producción.

El conocimiento de este KPI (indicador clave de rendimiento) es fundamental para diferentes actividades del departamento de compras, como la planificación y el lanzamiento de nuevos productos.

Al conocer el tiempo que tardan las compras en finalizarse, los gestores pueden planificar mejor todo el proceso de adquisición de materiales y mantener la fluidez de las operaciones.

A pesar de tener un concepto simplificado, el lead time (plazo de entrega) tiene particularidades que deben ser profundizadas, principalmente para contribuir a la evolución de su área de compras.

La importancia para las empresas del lead time en compras

En las estrategias empresariales, el lead time es el tiempo total que tarda un artículo en recorrer todas las etapas de producción de la cadena de suministro, que es más compleja que una entrega.

El lead time abarca una serie de pasos cruciales en una empresa, como la gestión de compras, los proveedores y su cadena de suministro.

En cierto modo, es un indicador que también se relaciona con la logística, ya que incluye el transporte de materias primas, las cadenas de montaje y el almacenamiento.

Todas las cuestiones relacionadas con los plazos de producción y entrega deben tenerse en cuenta a la hora de planificar las compras y deben ajustarse a las expectativas de los consumidores.

¿Por qué tener en cuenta el lead time en sus procesos de compra?

El conocimiento del lead time (plazo de entrega) de la empresa anima a los directivos a reflexionar mejor sobre todas las etapas por las que pasa un producto antes de ser entregado al cliente.

Tener acceso al lead time permite adoptar metodologías para que la cadena de suministro sea más ágil y productiva, con una reducción del suministro y del plazo de entrega para el cliente.

Comprender el lead time también es importante para estudiar la compra de materiales y determinar el momento adecuado para realizar una nueva compra.

Cuando esto no sucede, y la compra de productos se hace con mucha antelación, los materiales pueden llegar mucho antes de lo previsto y generar un stock innecesario.

Puede no parecer un problema, pero acumular provisiones no es lo ideal, especialmente si los artículos son perecederos o tóxicos, por ejemplo.

Por lo tanto, cuanta más información, control y precisión haya en la gestión de compras y en la cadena de suministro, mejor será la definición del lead time (plazo de entrega) y la alineación de los procesos.

Factores que influyen el lead time (plazo de entrega) en compras

1. Proveedores

La gestión de proveedores es un punto crucial en la cadena de suministro. Poder contar con los mejores asociados y tener una base diversificada es estupendo para el negocio y reduce una serie de riesgos, así como los retrasos.

Si un proveedor presenta problemas o no tiene los conocimientos necesarios sobre el segmento y los productos que comercializa, las repercusiones negativas pueden ser grandes para el lead time (plazo de entrega).

Por lo tanto, la homologación y evaluación del rendimiento de los proveedores es de extrema importancia.

2. Posición geográfica del proveedor

Tener proveedores en lugares muy distantes puede crear problemas de lead time. Para que los productos se entreguen a tiempo, el ciclo debe tener en cuenta la logística del transporte.

Ya sea por carretera, mar o aire, el transporte de productos conlleva una serie de imprevistos y riesgos. Por tanto, el lead time (plazo de entrega) debe calcularse en función de estas variables.

Lo ideal es buscar proveedores situados en lugares estratégicos. Si esto no es posible, riesgos potenciales deben tenerse en cuenta como parte de la planificación de la producción.

3. Fecha de la compra

Los gestores planifican el envío de mercancías que entrarán en tránsito por día, teniendo en cuenta una serie de variables como el destino, el volumen, la naturaleza del producto, entre otras.

Así que es esencial seguir las fechas de cierre de los pedidos para calcular correctamente el plazo de entrega.

Dependiendo del día de la adquisición de la compra, es posible que deba permanecer en espera durante algún tiempo hasta que llegue su turno de ser enviada y de continuar viaje.

4. Ingresos federales

La Receita Federal (Ingresos Federales) es el organismo gubernamental responsable de la recaudación de impuestos y del control de cargas. Sus acciones son a menudo imprevisibles.

En otras palabras, no hay forma de predecir si los inspectores realizarán un análisis más detallado de una mercancía y esto puede retrasar todo el proceso de llegada a su destino.

Por lo tanto, es necesario incluir esta eventualidad al determinar el lead time (plazo de entrega).

¿Cómo se calcula el lead time de compra?

Calcular correctamente el lead time es una práctica que aporta muchos beneficios a toda la cadena de valor y, por supuesto, a los clientes.

A continuación, compruebe cuáles son los procesos que hay que tener en cuenta a la hora de definir el lead time de su empresa.

1. Elabore una lista de todos los productos necesarios

Cree una lista de todas las materias primas compradas para fabricar cada artículo.

Esta tabla también debe contemplar los posibles servicios de reparación o instalación, en caso de que estos procedimientos sean necesarios para finalizar el producto.

2. Conozca el período de compra requerido para cada artículo

En la misma tabla, organice el tiempo que tardará en llegar cada material. Calcule un margen de seguridad de algunos días, teniendo en cuenta los imprevistos (transporte, controles, etc.).

Otro punto importante que hay que tener en cuenta es si el proveedor trabaja sólo con días laborables, por ejemplo.

3. Separe los artículos con plazos de entrega más largos

Los artículos que tienen un plazo de entrega más largo deben ser los primeros en la lista. Anote con precisión el tiempo de espera necesario para su llegada.

Si dispone de existencias de insumos para iniciar la producción, asigne un plazo de entrega de un día para que comience la fabricación de ese artículo.

4. Determine el número de días/horas para fabricar los productos

Haga un análisis y registre: ¿cuánto tiempo tarda su empresa en producir un lote de un determinado producto una vez recibidos los insumos esenciales?

Otro aspecto a tener en cuenta: ¿funcionan en perfecto estado las máquinas necesarias para la producción? Si necesitan reparaciones, el tiempo final puede cambiar.

5. Añada tiempos de espera y posibles variables

Sume el tiempo de espera necesario para los insumos de un producto —o para conseguir un equipo y programar la instalación de un servicio— con el periodo necesario para la fabricación.

Este total, que une los puntos de espera del pedido y el final de la producción, representa el lead time (plazo de entrega) que tarda un artículo en estar disponible para ser entregado al cliente.

La tecnología es un aliado en el control de los procesos de compra

Gran parte de las empresas consideran un reto controlar el ciclo de compras B2B. Y para obtener una reducción significativa del lead time (plazo de entrega) es esencial contar con una gestión optimizada y eficaz.

En este sentido, la tecnología es un gran aliado para los compradores profesionales. Nuestra solución de e-Procurement automatiza los procesos de compra, reduciendo los errores, los cuellos de botella y los retrabajos.

A través de esta herramienta, el área de compras puede mejorar el control y el rendimiento de los procesos de su empresa, incluida la gestión del Iead time (plazo de entrega).

Además, el equipo de compras puede introducir los parámetros necesarios en el sistema y considerar en los procesos sólo a los proveedores preparados para cumplir todos los requisitos. o.

En unos pocos clics, los profesionales pueden generar informes y visualizar datos e indicadores que presentan las mejores opciones para todas las operaciones empresariales.

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