Estrategias para la Optimización del Departamento de Compras

Llevar a cabo la optimización del departamento de compras puede terminar ahorrandote mucho dinero cada año. Esto incluye disminuir los costos de productos y hacer que tus empleados sean eficientes, aumenten su productividad y hagan que la empresa sea más rentable.

El problema es que los departamentos de compras, a menudo, se enfrentan a desafíos y expectativas que ya no pueden resolverse por sí mismos. Los materiales deben adquirirse de forma rápida, económica y de alta calidad, sin causar dificultades.

En este artículo te hablaremos sobre la forma en cómo puedes realizar la optimización del departamento de compras y las estrategias a las que tu empresa puede recurrir. Además, te mostraremos cómo puedes empezar ese proceso por medio de una solución tecnológica.

¿Cómo optimizar el departamento de compras?

Como comentamos anteriormente, las gestiones del departamento de compras impactan directamente en los resultados de una organización y pueden ser responsables en gran manera de los ingresos. Teniendo esto en cuenta, es importante la optimización del departamento de compras para realizar los procesos correctamente.

Dado que la gestión de compras tiene un impacto directo en los ingresos, es esencial que el proceso funcione sin problemas mediante estrategias especiales.

El mundo de las adquisiciones ha experimentado cambios drásticos en los últimos años. Los de mayor importancia, incluyen:

Transformación digital: La mayoría de las empresas creen que esta transformación digital cambiará la forma en que prestan servicios en los próximos años.
Pensar en los proveedores más allá del precio: con un mayor enfoque en las sinergias de proveedores. Se reconoce la importancia de la visibilidad del proveedor con respecto a los pasos de compras.
Pasar a una gestión de cambios eficaz: las empresas se centran en un plan de gestión de cambios fluido y lograr hacer ese cambio es el mayor obstáculo para alcanzar los objetivos de compra.

Por qué hacer la optimización del departamento de compra — Photo by Dylan Gillis on Unsplash

Estrategias a las que tu empresa puede recurrir para la optimización del departamento de compras

Adoptar un enfoque estratégico de las adquisiciones es una parte importante para impulsar la eficiencia y la rentabilidad de la empresa. A continuación, te presentamos algunos consejos sencillos, pero eficaces, para lograr la optimización del departamento de compras.

Centraliza las compras

Efectuar todas las compras en un solo departamento permite un mayor control sobre ellas en todos los niveles y ayuda a minimizar los gastos innecesarios.

Optimización del Departamento de Compras: Realiza un plan de compras

Identifica los mejores proveedores en las diferentes categorías en función de criterios como calidad, precio e historial de entregas. De esta forma, tendrás más opciones y podrás tomar decisiones de compras mejor informadas.

Enfócate en la calidad

Evalúa y analiza la calidad de los procesos y productos de tus proveedores, y luego elige aquellos que cumplan constantemente las promesas que hicieron.

Compra localmente

Comprar productos locales te ayudará a crear fuertes relaciones con tus proveedores y reducir los costos de envío. Por ejemplo, en esta época de pandemia se impusieron muchas barreras. Las empresas, que mantenían sus suministros en otros países, vieron comprometidas sus operaciones. Por lo tanto, también es importante contar con suministro local.

Construye relaciones a largo plazo con proveedores

Esto crea una asociación de beneficio mutuo. Productos de mejor calidad y precios más bajos son las principales ventajas de las relaciones sólidas y los contratos a largo plazo. También puede conducir a servicios más personalizados.

Otro punto importante de las asociaciones a largo plazo es la innovación. Cuando el comprador establece una buena relación con su proveedor, ambos pueden trabajar en innovaciones para toda la empresa. Por ejemplo, una empresa de automóviles puede, junto con su proveedor, desarrollar una computadora de a bordo más intuitiva y eficiente para el conductor.

Para la optimización del Departamento de Compras explora la subcontratación de algunas compras

El departamento de compras puede ser eficaz para adquirir los suministros que utilizan habitualmente. Pero si un proyecto especial requiere productos desconocidos, puede ser útil buscar ayuda externa.

Comprende los costos de mantenimiento de tu inventario

Debes tener un desglose preciso de lo que cuesta almacenar bienes y trabajar para reducir el inventario y el costo. Comunicar estos aspectos a los proveedores ayudará con la entrega a tiempo y minimizará la necesidad de almacenamiento.

Adopta herramientas tecnológicas para agilizar los procesos

La adopción de métodos de compra eficientes como un ERP y soluciones tecnológicas, junto con los procesos de entrega, puede ayudar a reducir el tiempo de entrega del cliente.

Las herramientas tecnológicas también ayudan con la economía, el cumplimiento y la colaboración entre las personas involucradas en el proceso de compra. Todo está registrado en una única herramienta online y disponible las 24 horas del día.

Negocia constantemente

Incluso si estás satisfecho con tus proveedores, es importante revisar y negociar acuerdos con regularidad.

¿Qué necesita tu empresa para iniciar la optimización del departamento de compras?

Actualmente, existen muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a que la empresa crezca y tenga éxito. Es posible que tu proceso de compras alguna vez haya sido lo suficientemente simple como para justificar el uso de una hoja de cálculo.

Sin embargo, a medida que crece, encontrarás más errores humanos y complicaciones que harán que el uso de procesos manuales ya no sea práctico.

Un ERP de compras integrado es una buena forma de comenzar con la optimización del departamento de compras. Te ayudará a administrar todas las funciones diarias del proceso de compras para que puedas ahorrar tiempo y dinero mientras tus empleados se concentran en tareas más estratégicas.

Las soluciones tecnológicas revolucionan por completo la forma en que manejas las compras, haciendo que todo el proceso sea mucho más ágil, fácil y simple.

La solución de e-Procurement que ofrece Mercado Eletrônico es una de ellas. Sus funciones incluyen todo el proceso operativo de compras que abarca desde tener el control completo de tus artículos de compra y servicios, realizar órdenes de compra, tener la posibilidad de hacer negocios con más de 1 millón de proveedores, trazabilidad en tu proceso de compra, cotizaciones, procesos RFQ, entre muchas cosas más, todo esto en un ambiente digital.

Con nosotros podrás realizar tus transacciones comerciales en un ambiente de alto rendimiento donde la información es estratégicamente compartida y se ofrecen servicios únicos.

Ventajas de la optimización del departamento de compra — Photo by freestocks on Unsplash

Conclusiones

Las funciones de compras están en el centro de una cadena de suministro exitosa y, durante muchos años, su personal ha estado trabajando para reducir costos y aumentar los ingresos. Sin embargo, al hacerlo, se han enfrentado a barreras, que generan desórdenes en los procesos de compras y mala calidad de los productos, lo que se traduce en pérdidas para la empresas.

Las estrategias que te propusimos en este artículo son apenas algunas de las formas que puedes poner en práctica para la optimización del departamento de compras; así puedes agilizar los procesos de impulsar tus actividades.

Desde Mercado Eletrônico podemos ayudarte gracias a nuestra solución tecnológica de e-Procurement integrada, donde te ofrecemos un sinfín de beneficios que harán optimizar las tareas cotidianas de tu departamento de compras. Ponte en contacto y descubre todo lo que puedes hacer con nosotros.