Claves y Consejos para una Gestión de Compras Más Rentable

La gestión de compras es un proceso obligatorio de todas las organizaciones empresariales. Para operar y ayudar a la expansión y optimización de su desempeño, deben obtener diversos bienes y servicios de proveedores externos.

Si quieres aprovechar el poder de la globalización, debes trabajar con los mejores proveedores al mejor precio posible. Cuando el proceso de compras es capaz de ayudar a una organización a lograr sus objetivos es porque se está realizando un buen desempeño.

En este artículo te hablaremos de la gestión de compras y de qué forma lo puedes hacer más rentable y eficiente en la empresa. Además, te ofrecemos algunas claves para llevarlo a cabo.

Pasos fundamentales de toda gestión de compras

Cada gestión de compras involucra varios elementos básicos para su ejecución. Estas son las etapas más importantes en el flujo del proceso de compras:

Un proceso de compras consiste en una serie de pasos que una organización identifica y sigue para obtener bienes o servicios para lograr sus metas y objetivos.

Solicitud de compra. Son los documentos presentados por los usuarios internos al departamento de compras para satisfacer una necesidad. Comprende información clave que se requiere para adquirir los bienes o servicios adecuados.
Revisión de la solicitud. El gerente de compras revisa la solicitud y verifica si existe una necesidad real de los bienes o servicios solicitados y, también, se asegura que los fondos necesarios estén disponibles.
Proceso de solicitud. Una vez que se aprueba una solicitud y se genera la orden de compra, el departamento desarrollará un plan de compras individual y esboza el proceso de solicitud correspondiente.
Evaluación y contrato. Luego de que el proceso de solicitud se cierre, el equipo de compras revisará y evaluará las cotizaciones de los proveedores para determinar el más adecuado. Una vez seleccionado, se completa la negociación, se firma el contrato y la orden de compra se envía al proveedor.
Gestión de pedidos. El proveedor entrega los bienes / servicios prometidos dentro del plazo estipulado. Después de recibirlos, el comprador examina el pedido y notifica al proveedor de cualquier irregularidad del producto, en caso de ser necesario.

En este paso, se alinean y concilian tres documentos: pedidos de compra, recibos de empaque (que llegan con el pedido) y facturas de proveedores para identificar discrepancias y garantizar que la transacción sea precisa.

Aprobaciones de facturas. Una vez que se completa la conciliación de las tres vías, la factura se aprueba y se envía para procesar el pago, de acuerdo a las normas de la empresa.
Mantenimiento de registros. Después del proceso de pago, los compradores lo registran para su contabilidad y auditoría. Todos los documentos apropiados, desde las solicitudes de compras hasta las facturas aprobadas, se almacenan en un lugar centralizado.

Consejos para una buena gestión de compras — Imagen de StartupStockPhotos en Pixabay

Claves para lograr que tu departamento de compras realice una gestión de compras más rentable

A continuación, te mencionamos algunos tips y consejos que puedes poner en práctica para lograr una gestión de compras más eficiente.

Varias cotizaciones son mejor que una

Uno de los errores más comunes en el departamento de compras es limitarse a solo una cotización. No te limites. Si quieres comparar y buscar la relación precio-valor debes solicitar varias cotizaciones.

Comparación de productos

Recuerda que no siempre el mejor producto es el más económico. Estudia cada una de las ofertas y compara la calidad de los productos que se ofrecen en los presupuestos. En ocasiones, los pequeños detalles siempre marcan la diferencia.

Centralización Vs. descentralización de las compras

Este punto estará estrechamente relacionado con la magnitud de la empresa, si existe más de una sucursal, por ejemplo. Uno de los principales beneficios de centralizar las compras es que se puede obtener ofertas al solicitar grandes cantidades de un mismo producto. Esto no funciona si en cambio cada sucursal hace un pedido por separado.

Concentración de compras

Hay productos que por unidad no tienen un gran volumen, en cambio si concentramos todos los pedidos en uno solo, se puede lograr cantidades considerables. Esto te permite ahorrar ya que el volumen solicitado generalmente abaratará los costos.

Disgregación de compras

En ocasiones, no tendrás más salida que repartir los pedidos entre distintos proveedores, bien sea por el tipo de producto o su carácter estratégico, entre otras razones. Este hecho nos ayuda a no quedarnos sin suministros en caso de que el proveedor tenga algún incidente y no pueda suplir el producto.

Evaluación y selección de proveedores

El objetivo de este proceso es evaluar proveedores relevantes. Las métricas de evaluación incluyen precios, calidad de servicio, reputación, reconocimientos, garantías y servicio al cliente. Una vez que se completa la evaluación, el proveedor que ofrece el valor máximo y el mejor precio del mercado gana el trato.

Una gestión de compras eficaz mejora de los procedimientos de abastecimiento

Puedes hacer uso de muchos recursos tecnológicos para mejorar y llevar a cabo un proceso de abastecimiento más eficiente. De esta forma, eliminarás los errores humanos y los productos en tu stock siempre estarán de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Servicio de postventa

Muchos productos requieren de asistencia técnica, bien sea para ponerlo en funcionamiento o si presenta alguna falla. Este servicio también lo debemos tener en cuenta sobre todo cuando compramos artefactos electrónicos, computadoras y laptops, entre otros.

Test de proveedor

Aunque estemos acostumbrados a un producto por los resultados que nos ofrece, siempre es bueno probar cosas nuevas. Podemos llegar a un acuerdo con otro proveedor y paulatinamente ir probando una cantidad de sus productos para ver si satisface nuestras necesidades.

Gestión de compras y test de mercado

Al igual que con el test de proveedor, los productos que son novedosos para nosotros debemos someterlos a análisis de mercado y no solo regirse por nuestras necesidades. Dependiendo del presupuesto con el que contemos serán más o menos frecuentes estos análisis.

La tecnología como el mejor aliado para una gestión de compras eficaz

La tecnología pone a tu disposición numerosas herramientas para optimizar la gestión de compras en tu empresa. Por ejemplo, un sólido ERP de adquisición puede agilizar tus procesos y mantenerlos transparentes.

La elección de un ERP de gestión de compras acelerará el proceso de compra, garantizará la precisión, mejorará la eficiencia y ahorrará tiempo y recursos.

De igual forma, no se pierde información y las partes interesadas pueden presentar, aprobar o rechazar elementos a tiempo. Un proceso simplificado ofrece un mejor control sobre cada etapa del ciclo de vida de la compra.

Además, un ERP eficiente de automatización de compras te permite:

Minimizar el caos creado por el papeleo.
Acortar el ciclo de vida de las compras.
Reducir la intervención y los errores humanos.
Disminuir la carga de trabajo de todas las partes interesadas.
Mantener el proceso preciso y consistente.
Inyectar transparencia en el flujo del proceso.
Fácil adherencia al ciclo de compras predefinido.

Ventajas de una buena gestión de compras — Imagen de StockSnap en Pixabay

Conclusión

La gestión de compras ha comenzado su viaje para convertirse en una función estratégica, a largo plazo, de una organización en contraste con su pasado táctico. Por lo tanto, el objetivo de este artículo ha sido ayudarte a diseñar un proceso de compras eficaz y bien estructurado.

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