Área de Compras Eficaz: Sigue el Ejemplo de Grandes Empresas

El área de compras es un departamento vital en una empresa porque sus funciones afectan el desempeño en todos los niveles. Si los suministros que compras no satisfacen sus necesidades, reducirán la eficiencia de sus operaciones.

Además de ello, el material que compres debe ser de calidad aceptable y a un precio competitivo o tus clientes no quedarán satisfechos. Debes desarrollar procedimientos de compra apropiados y monitorearlos de cerca. De allí la importancia de realizar cada uno de los procesos de forma eficaz.

En este artículo te hablaremos sobre dónde radica la eficacia del área de compras, cuáles son las mejores prácticas para llevarlas a cabo y te presentamos dos casos de éxito donde las empresas tuvieron que emplear soluciones tecnológicas de compra para afrontar nuevos retos.

En Qué Radica la Eficacia de un Área de Compras

Una renovación completa de las funciones de compras es crucial para mantenerse al día con las demandas comerciales. Las organizaciones deben implementar un proceso efectivo, desde la compra hasta el pago y adoptar las soluciones tecnológicas adecuadas.

Sin embargo, simplemente renovar el proceso e implementar un producto de alta tecnología no hará que la función de compras sea la mejor en su clase. Así que, ¿qué se necesita?

Las herramientas digitales de gestión de compras basada en la nube es el primer paso para construir una gestión sostenible y preparada para el futuro.

La respuesta puede variar de una organización a otra, pero existen algunas estrategias de compras que varias empresas líderes pueden adoptar y todo dependerá de la situación en que se encuentre cada una.

Mejores Prácticas para un Área de Compras Eficaz

A continuación, presentamos un resumen de las cinco mejores prácticas de compras que, cuando se implementan correctamente, pueden mejorar significativamente la eficiencia del proceso de compras.

Herramientas de compras basadas en la nube (SAAS)

La digitalización de las compras es un objetivo fundamental para que estas actividades estén preparadas de cara al futuro. La ventaja principal de contar con equipos que contenga toda la información en la nube radica en la eficacia con la que se accede durante todo el proceso, desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y por las partes involucradas, para de esta forma mantener un seguimiento durante todo el proceso de compra venta.

Transparencia del gasto

Hacer que las funciones sean transparentes es la base para desbloquear los ahorros potenciales y avanzar hacia el logro de la excelencia operativa. La transparencia del gasto es la clave para garantizar la responsabilidad y minimizar las oportunidades de fraude en el proceso de compras.

Compromiso de los proveedores

El proceso de identificar un proveedor potencial, incorporar al proveedor, programar el servicio, obtener la factura y pagar al proveedor es abrumador y largo. Afortunadamente, existen soluciones tecnológicas que ofrecen un conjunto de características únicas para mejorar este proceso, desde la fuente hasta el contrato y la participación de los proveedores.

Eficacia en el área de compras — Atribución: Imagen de Lookstudio en Freepik.es bajo licencia CCO

Inventario optimizado

Es importante que los equipos de compras revisen constantemente su inventario y se aseguren de que se mantengan eficientes. Los encargados están reconociendo el poder de una mejor información basada en datos. Ahora aprovechan las bondades que puede ofrecer una solución para manejar los inventarios con el fin de optimizarlos.

Gestión de contratos

Las organizaciones no tienden a utilizar un ERP para gestionar el ciclo de vida de sus contratos (CLM). Como resultado, se enfrentan a problemas como falta de coherencia entre los contratos, procesos engorrosos y factores de continuidad de la cadena de suministro. Al emplear esta herramienta puedes aprovechar los gastos de manera óptima, reducir costos y mitigar el riesgo.

Aprende de las Grandes: Descubre 2 Casos de Éxito de Empresas que Apostaron por la Eficacia en su Área de Compras con Mercado Eletrônico.

En Mercado Eletrônico somos especialistas en comercio B2B y creamos comunidades de compradores y proveedores por medio de la poderosa combinación de tecnología y servicios.

A continuación, te mostramos dos casos de éxito de empresas que confiaron en nuestros productos y optimizarón sus procesos en el área de compras.

El caso del Área de Compras de JBS

La empresa JBS es la compañía de proteínas animales más grande del mundo. Diariamente, negocia con miles de proveedores externos, siguiendo todos los parámetros legales y de procedimiento.

A partir de 2007, su área de compras ha estado utilizando las soluciones tecnológicas de Mercado Eletrônico y, ya en el primer año, logró ganancias en agilidad y desempeño, haciendo las negociaciones aún más estratégicas y asertivas.

Denis Peres, gerente de administración y control de compras de JBS Brasil, explica que, en un inicio, la herramienta de Mercado Eletrônico estaba destinada a realizar cotizaciones automáticas con pleno control del ciclo y trazabilidad de la información. “Este es uno de los principales puntos de interacción: confianza y gobernanza de todo el flujo negociado entre JBS y proveedores”, destaca.

La solución ME más utilizada por JBS es e-Procurement, que permite un mayor rendimiento, agilidad y economía, ya que centraliza todas las solicitudes para monitorear el ciclo completo de compra.

La herramienta ofrece una vista gerencial de pedidos, automatiza el ingreso de facturas por materiales y servicios, entre varias otras facilidades.

Para continuar su producción, incluso en medio de la pandemia, JBS adaptó algunas de las negociaciones con sus proveedores.

Mercado Eletrônico también apoyó a JBS en la búsqueda de proveedores de artículos como mascarillas, gorras, alcohol en gel, productos de limpieza, protectores faciales, entre otros materiales de protección personal y que tenían una demanda acelerada en este momento, para garantizar la seguridad de los empleados de la compañía en todas sus unidades.

Jerson Nascimento Jr., CPO de JBS en Sudamérica, considera a Mercado Eletrônico un gran socio comercial. “Con Plano Empresa, por ejemplo, logramos resultados beneficiosos para ambas partes. La plataforma es un éxito absoluto, porque nos permite generar ingresos y mejoras continuas en nuestros procesos y en la propia alianza”, explica.

Telemont y cómo alcanzó el éxito su Área de Compras

Telemont, una empresa de telecomunicaciones y energía con más de 14 mil empleados, acaba de implementar la plataforma Mercado Eletrônico para optimizar procesos en el área de compras.

Con el 100% de sus actividades de compras centralizadas en el departamento de suministros, Telemont sintió la necesidad de llevar a la empresa a un nivel superior de transformación digital, destacando la importancia de trabajar con una plataforma que pudiera liberar a los compradores de las tareas manuales y operativas.

Buscando una solución robusta que mostrara adhesión a la empresa, Telemont eligió la plataforma de Mercado Eletrônico para implementar la solución e-Procurement (Procure-to-Pay).

Ahora, toda la información está centralizada en una única plataforma SaaS, que automatiza y facilita el acceso a los procesos desde cualquier momento y lugar.

JBS y Telemont son dos claros ejemplos de cómo el área de compras de las empresas pueden sortear los problemas con soluciones tecnológicas.

La expectativa de la empresa es tener todo registrado, de forma centralizada, en una única plataforma online. De esta forma, esperan automatizar muchas actividades que ahora son manuales y ganar más control, gobernanza, desempeño del equipo y decisiones más asertivas y estratégicas.

La solución también proporcionará precios de calidad para productos y/o servicios, consulta de facturas y acuerdos de precios de contratos y auditoría, además de facilitar el proceso de licitación de la empresa.

Área de compras JBS — Atribución: Imagen de Pressfoto en Freepik.es bajo licencia CCO

Conclusión

Las herramientas digitales basadas en la nube son el primer paso hacia la construcción de una estrategia de adquisición sostenible en el área de compras.

Así lo dejaron ver empresas internacionales y de primer nivel como JBS y Telemont, quienes comenzaron a ver resultados desde el primer momento que instalaron su software para mejorar los procesos.

Las soluciones tecnológicas de Mercado Eletrônico están concebidas para encargarse de los procesos de compras, haciéndolos más ágiles y eficientes, simplificando tus actividades diarias. Ponte en contacto con nosotros y comienza a disfrutar de todos nuestros beneficios.