Todo lo que necesitas saber del e-Sourcing y los beneficios para el área de compras

El proceso del e-Sourcing generalmente significa encontrar, evaluar y elegir proveedores potenciales que ofrecen el mejor valor, empleando para ello las bondades que te brinda el ambiente digital.

El e-Sourcing allana el camino para realizar una contratación eficiente. Es más estratégico porque tiene que ver con los procesos tácticos. En esta fase se asegura de obtener las mejores condiciones de precio y valor. Es también donde puedes analizar el gasto de tu empresa y reducirlo.

En este artículo estaremos ampliando el tema de los procesos de abastecimiento de forma electrónica, su significado y ventajas. Además, te hablaremos sobre la herramienta de e-Sourcing de Mercado Eletrônico y cómo puede ayudarte en tu departamento de compras.

¿Que es e-Sourcing?

El e-Sourcing es una colección de herramientas digitales que ayudan a agilizar, simplificar y mejorar las actividades de abastecimiento estratégico y sus procesos, realizados por el equipo de compras de una organización.

Este método electrónico mejora la capacidad de adquisiciones para generar valor en la organización mediante la gestión de todos los gastos y proveedores, reduciendo el riesgo de la cadena de suministro y aumentando los ahorros.

Al acceder a una amplia gama de proveedores y aprovechar las diferentes estrategias de subastas, el e-Sourcing presenta importantes ahorros de costos.

El primer paso en el proceso de e-Sourcing es identificar la necesidad de bienes y servicios. Luego, se implementan varias estrategias para encontrar los proveedores que mejor satisfagan las necesidades de una empresa.

En la siguiente fase se negocia un contrato con el proveedor que resulte más favorable, tanto desde el punto de vista logístico como económico para la empresa. Éste se puede firmar electrónicamente y, gracias a la herramienta de gestión del ciclo de vida del contrato, la empresa también puede supervisar el cumplimiento del proveedor y gestionar los riesgos.

El e-Sourcing se puede utilizar estratégicamente para garantizar que el mejor precio y valor estén bloqueados en el contrato.

e-Sourcing: ventajas

Las razones por las que el e-Sourcing se ha vuelto tan frecuente es que, como en muchas otras áreas de la actividad en línea, Internet acerca a proveedores y compradores, lo que facilita la reducción de costos, una mejor comunicación y un proceso más eficiente.

En líneas generales, entre las ventajas del  e-Sourcing, destacan:

Reduce costos

La eficiencia en los procesos que aportan estos sistemas reducen los gastos tanto para los compradores como para los vendedores, especialmente en los costes de impresión y papel.

El e-Sourcing ahorra tiempo para las partes interesadas

La capacidad de acceder a una gama más amplia de proveedores y los diferentes enfoques de licitación pueden dar resultados exitosos para los compradores. Además, al acelerar los procesos de adquisición, reducen el tiempo total de las licitaciones y minimizan la cantidad de horas que puedes dedicar a ello.

Mejora las relaciones con los proveedores

Trae grandes mejoras en las relaciones entre compradores y proveedores. Los sistemas proporcionan un portal donde los proveedores pueden ver todas las oportunidades de licitación de la empresa, con plazos, su estado actual y los resultados finales, todo claramente presentado. Esto fomenta una buena comunicación entre las partes.

Transparencia a través de la tecnología

Este mismo hecho también le brinda mayor transparencia a los procesos. Esta herramienta es capaz de proporcionar comentarios en tiempo real y clasificaciones detalladas. Con ello, los compradores disfrutan de una visión general de la situación de todos sus proveedores y estos, a su vez, obtienen una inteligencia competitiva sin precedentes.

El e-Sourcing elimina las barreras geográficas

Al gestionarse en línea se eliminan las barreras geográficas, lo que permite a los proveedores participar de manera eficiente y con más oportunidades. Esto brinda la posibilidad de que los compradores desarrollen relaciones con empresas cuya proximidad podrían haber sido imposibles.

Mejora el cumplimiento y reduce el riesgo

El enfoque sistemático del e-Sourcing proporciona a las empresas control sobre sus procesos de licitación y una ruta de auditoría para fines de cumplimiento.

Ofrece más oportunidades comerciales con e-Sourcing

Las plataformas de e-Sourcing garantizan que los compradores y proveedores logren una eficiencia operativa. Una vez que se familiaricen con el funcionamiento de la plataforma, les resultará más fácil unirse a las ofertas para su empresa y obtener negocios potenciales.

Aplicaciones y empresas que pueden utilizar el servicio de e-Sourcing

Los módulos de e-Sourcing se implementan para mejorar la productividad del comprador, pero los objetivos más importantes son el cumplimiento y la gestión del proceso. Por ello, las empresas de cualquier tipo, tamaño y segmento pueden beneficiarse de estas herramientas tecnológicas.

Al requerir el uso de e-Sourcing, el gerente de compras puede gestionar las interacciones con el mercado de proveedores y los socios externos, sabiendo que se utilizarán el grupo de proveedores correcto y los procesos adecuados en función de la categoría de compra.

Las plataformas de e-Sourcing garantizan que todos los proveedores tengan el acceso a la misma información. Esto promueve el juego limpio entre todos. 

También, podrán medir la carga de trabajo de su equipo utilizando indicadores integrados. La gestión y el cumplimiento deben ser el enfoque principal al elegir una solución para implementar y todos deben obtener soporte para adoptar por completo todas las características de la herramienta.

Cómo funciona el e-Sourcing de Mercado Eletrônico?

Gracias a la poderosa plataforma tecnológica de e-Sourcing que te ofrece Mercado Eletrônico, puedes tomar decisiones más acertadas durante tus gestiones de compras. A continuación, te detallamos algunos aspectos de su funcionamiento:

• Facilita y agiliza la planificación y ejecución de todas las fases del proceso de compra. Puedes visualizar el cronograma con tareas y recursos para cada fase de los proyectos.
• Organiza el registro de productos y servicios en un patrón específico. Elimina su duplicación y la posibilidad de errores, asegurando la coherencia y la identificación de las descripciones de los artículos. 
• Administra y evalúa la información de los socios comerciales durante todo el período de entrega. Mitiga el riesgo gestionando los contratos laborales para una mayor integración y cumplimiento de la cadena. 
• Gestiona con alto rendimiento tus procesos de compra que requieren una gran interacción con toda la cadena. Toma decisiones más acertadas. Logra una mayor colaboración entre todos los involucrados. 
• Fomenta el espíritu de competencia entre los proveedores, haciendo más económico el proceso de compra al reducir costos en torno al 35% del valor inicial de los productos. 
• Gestiona todo el proceso de redacción y aprobación de borradores de contratos de forma compartida. Realiza un seguimiento del consumo de contratos, renovaciones, vencimientos, multas y evalúa a tus proveedores para garantizar una buena prestación de servicios. 

Cómo ayuda el e-Sourcing al departamento de compras

Estas son algunas de las fases que te puede ayudar la herramienta de e-Sourcing de Mercado Eletrônico.

Planificación

Aquí podrás planificar, controlar y gestionar todo el presupuesto asignado al área de suministro y saber cuánto están consumiendo los proyectos de lo planeado. Puedes configurar las compras según el planificador y tener registros asociados a un horario,  integrados con el calendario de cada usuario.

Materiales y servicios

Ofrece estandarización descriptiva de materiales para establecer criterios específicos y ayuda a identificarlos a lo largo de la cadena de suministro. Permite la importación de datos brutos de diferentes fuentes y garantiza un alto rendimiento en la búsqueda y ubicación de productos.

Gestión de proveedores

Puedes recopilar datos de compradores, proveedores y bases de datos externas para asegurar su veracidad y verificar el estatus legal de los socios con las agencias responsables. Además, puedes cerciorarte de los aspectos fiscales y laborales, entre otros, de los compradores para promover la adecuación de los proveedores a los objetivos y lineamientos de la organización.

Source RFX

En las fases de RFI y RFP, puedes crear cuestionarios para recopilar información de socios potenciales. En la fase de RFQ, el negociador abre e iguala las propuestas comerciales de los proveedores, define su target y gestiona los ahorros.

En el e-Sourcing se emplea un portal general donde los compradores pueden visualizar todas las oportunidades de licitación de un proveedor y otras informaciones clave.

De acuerdo con la planificación realizada en el módulo Plan, se crea automáticamente un cronograma para cada proceso y muestra el historial de actividades en cada fase de la compra.  Además, estructura las aprobaciones del proceso de compra de forma flexible. Visualiza las ya realizadas con su tiempo promedio. Te permite el manejo de herramientas para ayudar a tu empresa en la toma de decisiones.

Subastas

Ejecuta subastas inversas online donde los vendedores compiten para cerrar tratos con los compradores y subastas directas para la venta de productos y servicios. Todo esto realizado en una plataforma electrónica segura y robusta.

Contract Lifecycle Management (CLM)

Gracias a la herramienta de CLM puedes tener acceso a borradores estándar, con cláusulas predefinidas por el departamento legal. Visualiza sus vistas previas mientras redactas. Puedes emplear cualquier socio de certificación digital para firmar el contrato de forma segura.

El catálogo de materiales y el contrato de suministro comercial también pueden formar parte del contrato. De esta forma, todo lo que se consume, así como el saldo, será gestionado por el responsable, que incluye las órdenes de compra asociadas al contrato.

Qué beneficios trae el e-Sourcing para la empresa

Al implementar la herramienta de e-Sourcing de Mercado Eletrônico puedes gozar de los siguientes beneficios:

Mayor colaboración

Involucra a las partes interesadas en la recopilación de requisitos, la revisión y calificación de las propuestas de los proveedores y la selección de la mejor opción estratégica que produzca beneficios significativos. Esto aumenta el compromiso y puede generar ofertas de productos y servicios nuevos y diferenciados.

Transparencia

Brinda a los equipos la oportunidad de lograr una transparencia total. Esto mejora la eficiencia, permite la colaboración y agiliza las iniciativas estratégicas y la gestión de gastos.

Estandarización

Proporciona al personal proyectos basados ​​en plantillas y reduce el esfuerzo y el tiempo del ciclo de abastecimiento necesario para iniciar y gestionar los procesos. Para las organizaciones globales, la estandarización tiene un impacto aún mayor en la calidad de los datos y análisis en la coordinación de iniciativas conjuntas.

Automatización

Permite notificaciones y recordatorios automatizados para compradores y proveedores. La configuración y el proceso de RFx también se pueden automatizar en gran medida en función de plantillas preestablecidas. Lo mismo ocurre con la elaboración de contratos.

Escala

Brinda a los equipos la capacidad de administrar múltiples proyectos simultáneamente y de forma más complejas. También, permite que el e-Auctions y otras herramientas avanzadas de abastecimiento  puedan acelerar el tiempo de negociación para todo tipo de productos y servicios.

Conclusión

El e-Sourcing se refiere a aplicaciones habilitadas por Internet y herramientas de apoyo a la toma de decisiones que facilitan las interacciones entre compradores y proveedores mediante el uso de negociaciones en línea, como las subastas.

Estos procesos permiten reducciones de precios al introducir el elemento de competencia. Son visibles, están claramente estructurados y hacen que la fase de contratación sea más transparente.

En Mercado Eletrônico somos una empresa especialista en comercio B2B, desarrollamos comunidades de compradores y proveedores por medio de una combinación de tecnología y servicios. Te brindamos múltiples herramientas para agilizar y optimizar los procesos en tu departamento de compras y entre ellas se encuentra el ERP de e-Sourcing. 

Gracias a esta herramienta puedes aprovechar todas las oportunidades en el ciclo de abastecimiento para ahorrar dinero, tiempo y mejorar el gasto. Te proporcionamos todo el apoyo y te acompañamos en ese proceso de principio a fin.

Ponte en contacto con nosotros y conoce más de esta eficaz plataforma.

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