En un pasado no tan lejano, el departamento de suministros tenía la única función de recibir pedidos de compras directas e indirectas de diversas áreas.
El principal problema era que muchas de estas solicitudes se hacían con urgencia, sin la información necesaria, lo que obligaba a los compradores a hacer muchos malabarismos.
Esta falta de estrategia se tradujo en pérdidas financieras para las empresas, ya que la elevada inversión no aportaba beneficios al negocio.
Pero para sobrevivir en un mercado competitivo, el cambio era inevitable. Hoy en día, el departamento de compras se considera uno de los más estratégicos para las organizaciones.
Sin embargo, todavía hay muchas dudas sobre el funcionamiento del área de compras, que va mucho más allá de los procesos de negociación con los proveedores.
A continuación, conozca las principales tareas del departamento de compras y cómo transformar al sector para que sea más estratégico.
¡Siga leyendo!
Departamento de compras: principales actividades y estrategias
El comprador tiene varias tareas que realizar a diario y un objetivo claro: buscar la reducción de costes para la empresa, sin que ello repercuta en la calidad de los productos o servicios adquiridos.
Conozca algunas de estas actividades y cómo ser más estratégico en cada una:
Contratación de proveedores
El departamento de compras es el sector responsable de la selección de proveedores. Quienes trabajan en el área deben tener conocimientos sobre las principales demandas de la empresa, tanto en materias primas como en equipos y servicios.
Antes de iniciar el proceso de compra con algún proveedor, el comprador debe considerar diferentes aspectos, como el precio, la calidad, los plazos de entrega, las formas de pago, las cuestiones relacionadas con los riesgos y el cumplimiento.
Aunque parezca un proceso sencillo, la contratación de proveedores es una de las tareas que más tiempo suele exigir a los compradores. Por lo tanto, tener una herramienta de gestión de proveedores ayuda a optimizar el trabajo y a reducir los costes del departamento de compras.
Evaluación del desempeño de compras
El desempeño de compras está vinculado al rendimiento de la empresa en su conjunto. Preguntas como: «¿mejora el producto que llega al cliente?», «¿interviene en el rendimiento de la inversión?»,0 «¿se ajusta a las normas de cumplimiento?». Estas son algunas de las cuestiones que hay que tener en cuenta.
Por ejemplo, si se registran demasiadas quejas sobre el producto final o si los proveedores no cumplen las normas y políticas de la empresa, el departamento de compras debe reevaluar su base de proveedores y actuar rápidamente para cambiar la situación.
El trabajo de evaluación de los proveedores debe ser constante para mejorar el funcionamiento del departamento de compras. Un buen proveedor debe acompañar los comentarios sobre su servicio y comprender lo que se puede mejorar, incluso si no hay nada aparentemente malo.
Análisis de las solicitudes de compra
Una de las principales funciones del departamento de compras es elaborar y evaluar las solicitudes internas. Por ejemplo, cuando se realiza un pedido, puede ser que la información de estimación de costes ya se haya proporcionado previamente.
El análisis de las solicitudes de compra por parte de los compradores es importante, ya que cada el dinero ahorrado en las compras supone igual montante de beneficio para la organización. El profesional debe evaluar si el pedido de compra se ajusta a los objetivos de la empresa y al presupuesto disponible.
Los compradores también pueden hacer una contrapropuesta para el pedido interno, estimar el plazo de entrega, buscar un producto alternativo, encontrar un proveedor más interesante o establecer un límite de gasto para una nueva propuesta.
Definición de los KPI en compras
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son fundamentales en muchos ámbitos. Los KPIs permiten evaluar datos importantes para conseguir objetivos y resultados positivos para la empresa.
Cada sector de la empresa tiene sus propios KPI, ya que miden el progreso de forma diferente. En el departamento de compras, algunos de los indicadores que se pueden controlar son:
- Savings (Ahorros)
- Número de solicitudes atendidas por mes
- Número de compras de reemplazo
- Índice de satisfacción del cliente
Tener KPIs en compras bien definidos es fundamental para que los compradores sean más asertivos en sus decisiones. Además, el departamento puede medir su rendimiento e identificar problemas que de otro modo podrían pasar desapercibidos.
Reducción de costes
Aumentar los ingresos de la empresa debe ser el objetivo de todos los sectores. Sin embargo, algunos tienen un mayor peso en esta tarea. Como el mercado es cada vez más competitivo, los márgenes de beneficio tienden a ser muy escasos, lo que hace que la inversión en material ocupe el primer lugar en la lista de gastos.
Supongamos que una fábrica venda su producto por R$ 100 con un gasto de material de R$ 50, un coste de producción de R$ 30 y un beneficio de R$ 20. Si el departamento de compras reduce el coste de adquisición de material en un 10%, el beneficio neto aumentará en R$ 5 (un 25%).
Por otro lado, si la producción reduce sus costes en un 10%, el beneficio neto aumentará en R$ 3 (un 15%). A primera vista puede parecer poco pero cuando se venden más de 1.000 unidades, estas cifras pasan a ser relevantes para la rentabilidad de la empresa.
Negociar con los proveedores
Una de las principales habilidades del comprador es saber negociar con los proveedores y obtener las mejores oportunidades. Los profesionales deben dominar el arte de la negociación, entender sobre finanzas y saber cómo convencer al proveedor para que ofrezca la mejor propuesta.
Lo mismo ocurre con sus clientes internos. Las nuevas prácticas en el departamento de compras, incluida la buena negociación, repercuten directamente en los beneficios de la empresa.
Valor estratégico del departamento de compras
Además de la actuación operativa, los compradores trabajan para planificar los gastos de la empresa. Gracias a esta planificación es posible realizar mayores inversiones sin que ello repercuta negativamente en las cuentas o en las nóminas, por ejemplo.
El departamento de compras también evalúa sus acciones a lo largo del tiempo, midiendo sus consecuencias y creando proyecciones. Un cambio de proveedor, por ejemplo, requiere una mayor atención antes de firmar el contrato de suministro, así como un periodo de prueba.
Durante este periodo se evalúa y compara la calidad del producto final, en el caso de las materias primas, y la actuación de los proveedores. Si los KPIs establecidos indican progreso, la acción ha sido exitosa. Si no es así, es el momento de reevaluar e idear un nuevo plan.
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Bom dia…
Tem como ser comprador ..trabalhando em casa…? Fazendo pesquisa e cotações para empresas e em algum momento agendar visitas e receber o fornecedor para ver as amostras..?
Gostaria de desenvolver um serviço desta forma…Como apresentar essa proposta a empresa que presto serviço e que seja viavel?
Agradeço,
Atenciosamente,
Silvana Batista
Olá Silvana, como vai?
A área de compras das empresas vem se modernizando a cada dia e o formato de contratação é apenas uma forma de modernização.
É claro que a evolução depende da estratégia de cada empresa, mas há espaço para que as compras possam ser feitas com funcionários em home-office, assim como há espaço para terceirização de processos. A terceirização de processos, essencialmente os de baixa complexidade, tem se tornado quase que uma obrigação no segmento. As empresas tem reservado os seus recursos para implementar e operar as estratégias e negociações de compras complexas.
Quem contrata serviços terceirizados, espera um incremento de qualidade no serviço e redução nos custos. As compras de baixa complexidade são muito volumosas em quantidade de processos e, a simples segmentação destas, traz ganhos operacionais, financeiros diretos e, principalmente, indiretos. Este dueto, qualidade e custo, é a forma de transformar o negócio. Procure investir seus argumentos nestes pontos 🙂
E normal uma empresa não ter um contrato fidelizado com um fornecedor? Toda nova compra há a obrigatoriedade de novas cotações. Mas não para negociações , mas para comprar de outro!
Tem vários opções de fornecedores e comprar de um ou de outro..sem contrato e compromisso e uma boa forma da empresa atuar?
Agradeço
Olá Silvana, tudo bem? Obrigado por perguntar!
Ter um contrato robusto firmado com os seus fornecedores reduz a probabilidade de risco atrelado aos pedidos que sua empresa efetua.
Em geral, as empresas fazem um balanço do risco versus o custo de formalizar o contrato dependendo da categoria de compra solicitada.
Comprar de fornecedores homologados garante maior segurança em diversos aspectos, dentre eles, qualidade do produto/serviço, prazos de pagamento, prazos de entrega, garantias, segurança jurídica, etc.
Os contratos não podem ser vistos somente como ferramentas de segurança de curto prazo, pois a gestão do ciclo de vida desses contratos permite que você dê suporte para as outras áreas da sua empresa, ajudando-os na tomada de decisões estratégicas para os novos processos de compras, gestão dos fornecedores e, por fim, renovação dos contratos.
Por favor, entendo os quesitos de sucesso de um comprador mas estou em dúvida de como conseguir quantificar as metas para o setor de compras. Pretendo que o salário dos compradores esteja atrelado ao alcance de metas mas não sei como colocar isso em números.
Obrigado
Oi Patric, tudo bem?
O primeiro indicador possível é o volume de compras feito por contratos. Para isso, cada comprador pode ter um desafio de cuidar de uma ou mais categorias específicas com foco em viabilizar a aquisição das mesmas por meio de contratos. São categorias como material de escritório, EPI, elementos de fixação, rolamentos, material de limpeza etc. Os compradores terão que fazer Sourcings com demandas anualizadas e publicar os contratos. Esta iniciativa, além de retirar a demanda operacional de compras, torna a área mais estratégica e as aquisições mais rápidas. Como a demanda será anualizada, o resultado financeiro também será diferenciado.
O outro indicador refere-se as demais compras do dia a dia. É possível entender complexidades e colocar prazos de execução como, por exemplo, compras de materiais feitas em 7 dias e de serviços em 10 dias. Os compradores com melhor resultado de cumprimento de prazos terão a bonificação maior (% de compras realizadas no prazo). Não podemos esquecer dos ganhos. Dá para pensar em um percentual alvo de economia a ser perseguida ao longo do ano (ex: 8%).
A princípio, estes seriam os melhores indicadores. As metas precisam ser desafiadoras, mas possíveis de atingir.
Espero que ter ajudado ?