En un pasado no tan lejano, el departamento de suministros tenía la única función de recibir pedidos de compras directas e indirectas de diversas áreas.

El principal problema era que muchas de estas solicitudes se hacían con urgencia, sin la información necesaria, lo que obligaba a los compradores a hacer muchos malabarismos.

Esta falta de estrategia se tradujo en pérdidas financieras para las empresas, ya que la elevada inversión no aportaba beneficios al negocio.

Pero para sobrevivir en un mercado competitivo, el cambio era inevitable. Hoy en día, el departamento de compras se considera uno de los más estratégicos para las organizaciones.

Sin embargo, todavía hay muchas dudas sobre el funcionamiento del área de compras, que va mucho más allá de los procesos de negociación con los proveedores.

A continuación, conozca las principales tareas del departamento de compras y cómo transformar al sector para que sea más estratégico.

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Departamento de compras: principales actividades y estrategias

El comprador tiene varias tareas que realizar a diario y un objetivo claro: buscar la reducción de costes para la empresa, sin que ello repercuta en la calidad de los productos o servicios adquiridos.

Conozca algunas de estas actividades y cómo ser más estratégico en cada una:

Contratación de proveedores

El departamento de compras es el sector responsable de la selección de proveedores. Quienes trabajan en el área deben tener conocimientos sobre las principales demandas de la empresa, tanto en materias primas como en equipos y servicios.

Antes de iniciar el proceso de compra con algún proveedor, el comprador debe considerar diferentes aspectos, como el precio, la calidad, los plazos de entrega, las formas de pago, las cuestiones relacionadas con los riesgos y el cumplimiento.

Aunque parezca un proceso sencillo, la contratación de proveedores es una de las tareas que más tiempo suele exigir a los compradores. Por lo tanto, tener una herramienta de gestión de proveedores ayuda a optimizar el trabajo y a reducir los costes del departamento de compras.

Evaluación del desempeño de compras

El desempeño de compras está vinculado al rendimiento de la empresa en su conjunto. Preguntas como: «¿mejora el producto que llega al cliente?», «¿interviene en el rendimiento de la inversión?»,0 «¿se ajusta a las normas de cumplimiento?». Estas son algunas de las cuestiones que hay que tener en cuenta.

Por ejemplo, si se registran demasiadas quejas sobre el producto final o si los proveedores no cumplen las normas y políticas de la empresa, el departamento de compras debe reevaluar su base de proveedores y actuar rápidamente para cambiar la situación.

El trabajo de evaluación de los proveedores debe ser constante para mejorar el funcionamiento del departamento de compras. Un buen proveedor debe acompañar los comentarios sobre su servicio y comprender lo que se puede mejorar, incluso si no hay nada aparentemente malo.

Análisis de las solicitudes de compra

Una de las principales funciones del departamento de compras es elaborar y evaluar las solicitudes internas. Por ejemplo, cuando se realiza un pedido, puede ser que la información de estimación de costes ya se haya proporcionado previamente.

El análisis de las solicitudes de compra por parte de los compradores es importante, ya que cada el dinero ahorrado en las compras supone igual montante de beneficio para la organización. El profesional debe evaluar si el pedido de compra se ajusta a los objetivos de la empresa y al presupuesto disponible.

Los compradores también pueden hacer una contrapropuesta para el pedido interno, estimar el plazo de entrega, buscar un producto alternativo, encontrar un proveedor más interesante o establecer un límite de gasto para una nueva propuesta.

Definición de los KPI en compras

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son fundamentales en muchos ámbitos. Los KPIs permiten evaluar datos importantes para conseguir objetivos y resultados positivos para la empresa.

Cada sector de la empresa tiene sus propios KPI, ya que miden el progreso de forma diferente. En el departamento de compras, algunos de los indicadores que se pueden controlar son:

  • Savings (Ahorros)
  • Número de solicitudes atendidas por mes
  • Número de compras de reemplazo
  • Índice de satisfacción del cliente

Tener KPIs en compras bien definidos es fundamental para que los compradores sean más asertivos en sus decisiones. Además, el departamento puede medir su rendimiento e identificar problemas que de otro modo podrían pasar desapercibidos.

Reducción de costes

Aumentar los ingresos de la empresa debe ser el objetivo de todos los sectores. Sin embargo, algunos tienen un mayor peso en esta tarea. Como el mercado es cada vez más competitivo, los márgenes de beneficio tienden a ser muy escasos, lo que hace que la inversión en material ocupe el primer lugar en la lista de gastos.

Supongamos que una fábrica venda su producto por R$ 100 con un gasto de material de R$ 50, un coste de producción de R$ 30 y un beneficio de R$ 20. Si el departamento de compras reduce el coste de adquisición de material en un 10%, el beneficio neto aumentará en R$ 5 (un 25%).

Por otro lado, si la producción reduce sus costes en un 10%, el beneficio neto aumentará en R$ 3 (un 15%). A primera vista puede parecer poco pero cuando se venden más de 1.000 unidades, estas cifras pasan a ser relevantes para la rentabilidad de la empresa.

Negociar con los proveedores

Una de las principales habilidades del comprador es saber negociar con los proveedores y obtener las mejores oportunidades. Los profesionales deben dominar el arte de la negociación, entender sobre finanzas y saber cómo convencer al proveedor para que ofrezca la mejor propuesta.

Lo mismo ocurre con sus clientes internos. Las nuevas prácticas en el departamento de compras, incluida la buena negociación, repercuten directamente en los beneficios de la empresa.

Valor estratégico del departamento de compras

Además de la actuación operativa, los compradores trabajan para planificar los gastos de la empresa. Gracias a esta planificación es posible realizar mayores inversiones sin que ello repercuta negativamente en las cuentas o en las nóminas, por ejemplo.

El departamento de compras también evalúa sus acciones a lo largo del tiempo, midiendo sus consecuencias y creando proyecciones. Un cambio de proveedor, por ejemplo, requiere una mayor atención antes de firmar el contrato de suministro, así como un periodo de prueba.

Durante este periodo se evalúa y compara la calidad del producto final, en el caso de las materias primas, y la actuación de los proveedores. Si los KPIs establecidos indican progreso, la acción ha sido exitosa. Si no es así, es el momento de reevaluar e idear un nuevo plan.

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