O setor de compras contribui de maneira significativa para a economia e competitividade das empresas. Este é considerado uma das engrenagens mais importantes para o sucesso do negócio. Essa classificação deve-se a alguns fatores: investimento em matéria-prima, reabastecimento de stock e atendimento às solicitações internas (por exemplo, no que diz respeito à infraestrutura e disponibilidade de recursos, como computadores, impressoras, entre outros).

Para o departamento de compras permanecer competitivo, a busca por eficiência deve ser constante em qualquer organização – seja ela pequena, média ou grande – uma vez que as decisões estão diretamente ligadas ao aumento ou redução de custos da empresa.

Daí a importância de ter um processo ágil e organizado, que acompanhe a velocidade exigida pela Indústria 4.0 e, ao mesmo tempo, esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa.

Porquê automatizar compras?

Para passar à frente dos concorrentes, é fundamental automatizar as etapas do fluxo de compras, como requisição de compra, cotação de preço e análise de propostas, libertando, assim, a equipa dos processos manuais, demorados, descentralizados e custosos, para se dedicar às estratégias, negociações e metas alinhadas com os objetivos da organização.

E os benefícios com a automação dos processos de compras vão para além da possibilidade do aumento da margem de lucro da empresa. Além de reduzir a carga operacional e aumentar a produtividade dos compradores, a relação com fornecedores e clientes também é aprimorada. Veja, de segida, os principais benefícios da automatização em compras e os impactos para si e para a sua equipa.

Benefícios da automação em compras:

1. Eficiência

Os processos de compras que ainda não são digitalizados dependem de planificações, e-mails e papéis impressos, o que tem um impacto direto na produtividade e eficiência da equipa de abastecimentos e até mesmo no clima organizacional, devido ao excesso de trabalho. Diante das transformações da indústria 4.0, a gestão de compras não precisa mais de ser manual e exigir grande esforço operacional por parte da equipa.

2. Facilidade de acesso às informações

Com a automação dos processos de compras, todas as ações relacionadas com as aquisições ficam registadas e podem ser integradas com outros sistemas e departamentos. A centralização das informações é outro ganho, pois os registos deixam de ficar localizados em arquivos e e-mails diversos, que correm o risco de serem perdidos ou apagados.

Escolher digitalizar o fluxo de compras evitará a perda de informações importantes e permitirá que os dados estejam sempre disponíveis para os compradores, gestores e auditores. Ter essa facilidade é importante para tomadas de decisão mais ágeis e assertivas.

3. Informações precisas

Na maioria das vezes, o departamento de compras lida com um grande volume de solicitações. E, geralmente, quando isso é feito de forma manual, é comum ocorrer falha na transmissão das informações dos pedidos, com a ausência, por exemplo, de especificações necessárias.

Num ambiente digitalizado e com ferramentas próprias para a gestão de compras, é possível criar regras de negócio para que as informações sejam preenchidas corretamente, antes de qualquer aquisição, evitando assim, prejuízos para a empresa.

4. Centralização de pedidos

É comum o departamento de compras receber solicitações através de diversos canais e de diferentes pessoas da empresa, sem ter um fluxo definido. Além de prejudicar o dia a dia do profissional de compras, esses processos descentralizados têm como possível consequência compras erradas, ultrapassagem de prazos, orçamentos incompletos e dificuldade na gestão dos recursos.

Com o uso de ferramentas automatizadas, todos esses problemas são minimizados, uma vez que qualquer requisição é centralizada num único canal. Além de evitar falhas nas compras, permite uma gestão eficiente dos recursos e do fluxo de trabalho dos compradores.

5. Transparência

A saúde financeira de uma empresa depende de diferentes fatores e o uso consciente de recursos tem relação direta com este indicador. Com a automatização das atividades do setor de compras, os gestores podem acompanhar, em tempo real, cada etapa do fluxo e verificar se tudo está a ser feito de acordo com as necessidades e normas da organização.

É uma forma de fortalecer o compliance da empresa e incentivar os colaboradores a trabalharem em conformidade com as boas práticas de gestão de fornecedores, por exemplo. Assim, é mais fácil garantir o cumprimento de todos os processos legais, o que confere mais credibilidade à empresa, perante os seus fornecedores e clientes.

Assista à live “Automação em Compras e os impactos para si”

Dinamérico Rangel, senior procurement manager da Nestlé Brasil, e Murilo Zappellini, head de procurement América do Sul da ALPLA, foram os convidados da Live “Automação em Compras e os impactos para você”, que teve lugar no dia 22/07.

Clique aqui para assistir ao evento!

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