Business Intelligence (BI) es el conjunto de tecnologías para recolectar, analizar, monitorear y compartir un gran volumen de datos. En compras, el uso de BI permite trazar estrategias relevantes para el sector y tomar mejores decisiones.

BI tiene un papel muy importante en toda la operación de compras, ya que la mayoría de las veces la cantidad de información y procesos en el área es voluminosa. La tecnología aumenta la capacidad de analizar datos, para que los profesionales tomen decisiones basadas en hechos y no en suposiciones.

La BI también ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento de la productividad del equipo y aportar más eficacia a la gestión de las personas. Otra ventaja es su contribución con la transparencia de la información, reforzando el compliance (cumplimiento) en las transacciones con los proveedores.

El área de compras se ha convertido en protagonista para las empresas que buscan el crecimiento y la rentabilidad. Por eso, su estrategia se considera relevante y fundamental para alcanzar los resultados que son los objetivos del negocio.

A continuación, consulte los principales beneficios de la BI y cómo se puede aplicar la tecnología en la práctica en su rutina de compras B2B.

Beneficios de la BI para el área de compras

Analizar grandes volúmenes con agilidad

La BI ayuda a los compradores a manejar grandes volúmenes de información y a tomar decisiones más ágiles y eficientes.

Identificar tendencias y planificar futuras compras

Con la BI los profesionales pueden predecir las demandas del departamento en función del historial de compras y de las preferencias del consumidor.

Evitar gastos innecesarios y optimizar costes

Con la BI es posible identificar gastos en diferentes categorías de productos, detectar desperdicios y mejorar la gestión de los recursos disponibles.

Acceder a los KPI de compras

Los KPI de compras, como el tiempo de ejecución, la evolución de los precios y de los ahorros, brindan información importante para la planificación y las decisiones de compra.

Seguir el desempeño de los proveedores

La BI permite monitorear si los proveedores cumplen con los requisitos de suministro necesarios, como la calidad del producto, el cumplimiento de los plazos de entrega, entre otros.

Involucrar al proveedor para mejorar las prácticas

La BI proporciona información que ayudará al proveedor a saber dónde puede mejorar sus servicios y así convertirse en un colaborador confiable.

Identificar fallas y mejorar la eficiencia

El acceso a datos e información en tiempo real permite identificar fallas en los procesos y realizar los ajustes necesarios para mejorar la eficiencia.

Evaluar el desempeño del área de compras

La BI permite evaluar el desempeño de los procesos de compra, como la satisfacción del cliente interno, cumplimiento de pedidos, tiempo de entrega, entre otros.

Administrar el inventario y la producción.

Con la BI es posible controlar los productos que tienen menor salida y administrar el stock de manera eficiente.

Crear paneles de control personalizados

Es posible crear paneles e informes personalizados que presenten la información de forma visual e intuitiva, facilitando la comprensión de los datos.

Aumentar la transparencia de los procesos

Al organizar y compartir datos comerciales entre compradores y proveedores la BI contribuye con la transparencia de los procesos de compra.

BI en la práctica: cómo aplicarla en las compras diarias

1. Recolección y organización de datos

En esta etapa, los objetivos y los KPIs de compras se deben definir bien. Esta información servirá como base para evaluar el desempeño del área. Para facilitar la búsqueda todos los datos de compras deben concentrarse en una sola base de datos, como una solución de e-Procurement . Una forma de hacerlo es ordenar los datos en diferentes grupos de información: tipo de material, cantidad, precio, proveedores, etc.

2. Análisis de datos

Luego de alimentar la base de datos, es decir, concentrar los procesos de compra en una sola solución, es necesario definir métricas y crear paneles de control para facilitar la visualización de los datos y la interpretación de la información. Por esta razón, el pensamiento analítico es una de las habilidades más importantes del profesional de compras.

3. Compartido de datos

Los informes extraídos de la solución se pueden compartir con las personas involucradas en el proceso de compra, como gerentes y proveedores, lo que contribuye a decisiones más ágiles y precisas. Además, se debe monitorear y mejorar el desarrollo de la estrategia de la BI, de acuerdo a los cambios y necesidades de las empresas.

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