Automação de processos para o seu negócio

Por Marcos Roig, gerente comercial do Mercado Eletrônico

A competitividade no mercado é acirrada. Em grande parte dos setores, as empresas concorrem pela atenção e preferência do cliente. E para conseguir atingir o alvo, a palavra de ordem é produtividade a automação de processos para fazer mais, em menos tempo, com custos menores e com uma qualidade ainda melhor.

Porém, muitos gestores se perguntam como a organização pode conquistar esse objetivo. Se essa também é a sua dúvida, você precisa conhecer os benefícios da automação de processos para sua empresa. Vamos lá?

A importância da automação de processos

A automação de processos nada mais é do que a racionalização e otimização das atividades que geram os resultados de uma organização. Seu principal objetivo é “enxugar” a produção: reduzir o trabalho e o tempo utilizado para a execução, diminuir custos e substituir tarefas manuais por aplicações de software.

Quando implementada, a automação de processos garante os seguintes resultados:

  • A produção se torna mais rápida, garantindo a satisfação do cliente, que recebe sua mercadoria ou serviço em um prazo menor. Além disso, a empresa pode conseguir mais contratos, pois consegue executá-los em um tempo reduzido
  • A qualidade é garantida, pois, em um sistema racionalizado, a quantidade de erros é mínima e podem ser corrigidos com facilidade, e o aperfeiçoamento da técnica favorece a redução de custos, pois tanto a diminuição do tempo quanto a menor incidência de erros poupam recursos da empresa
  • A empresa tem um lucro maior, pois se economiza durante o processo, possibilita atender uma quantidade maior de consumidores ao mesmo tempo

Portanto, a automação de processos é um instrumento que alia tecnologia da informação e gerenciamento de negócios, com a finalidade de otimizar os resultados da empresa e contribuir para ela alcance seus objetivos globais.

Para ficar ainda mais claro como a automação de processos contribui para o seu negócio, selecionamos seus principais benefícios para as organizações. Quer conhecê-los?

1. Facilita o acesso e circulação da informação

Uma das partes importantes da automação de processos é a substituição de atividades manuais por um software específico. Com essa troca, as informações usadas pelo sistema ficam disponíveis a todos os setores da organização, facilitando seu acesso e aplicação.

Isso evita que um departamento dependa do compartilhamento de informações realizado por outro, permite a consulta de dados de forma simples, evita falhas de comunicação e, principalmente, dá aos gestores uma visão mais ampla do negócio.

2. Diminui os custos com a produção

Além de promover um processo mais racional e facilitar a correção de erros na medida em que eles aparecem, a automação gera uma economia considerável e reduz todo tipo de desperdício que pode ocorrer em uma organização: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos.

Uma automação detalhada é capaz de mapear os processos e identificar tanto os pontos de ineficiência e desperdício quanto os gargalos que atrasam a produção. E as correções feitas a partir desses dados maximizam os resultados.

Outro ponto importante é que a automação centraliza os dados e permite que eles sejam acessados de forma automática por diversos setores, evitando que os funcionários gastem tempo com atividades repetitivas ou com trabalho dobrado. Com isso, é possível deslocar funcionários e colaboradores para atividades mais produtivas e estratégicas.

3. Possibilita uma gestão segura e eficaz

A racionalização e transparência dos processos, assim como a disponibilidade das informações organizadas em uma única plataforma, permitem que os gestores da empresa tenham uma visão mais abrangente do funcionamento da organização.

A partir dessa nova perspectiva, a capacidade de compreender e integrar os processos internos e externos é ampliada, já que as decisões que precisam ser tomadas se baseiam em todo um escopo de conhecimentos a fim de aumentar as probabilidades de eficácia.

Dessa forma, definir os pontos a ser melhorados, as partes do processo que devem ser eliminadas e a alocação de colaboradores para melhores resultados, otimiza a rotina de trabalho e garante melhores resultados.

4. Reduz o tempo de trabalho

A racionalização dos processos, o acesso à informação, a comunicação facilitada e principalmente a informatização de tarefas simplifica a realização das atividades diárias.

Sem a necessidade de realizar atividades puramente burocráticas ou manuais, o tempo para a realização das tarefas é reduzido substancialmente. Além disso, os colaboradores podem focar sua energia e esforços em suas reais funções, o que permite o melhor aproveitamento do capital humano.

5. Possibilita novos investimentos em prospecção

Com a redução dos custos de produção, a empresa pode destinar seus recursos a algo essencial para o crescimento de qualquer organização: a conquista de novos clientes.

Porém, ao mesmo tempo em que a automação de processos permite que isso aconteça, já que economiza recursos, ela reduz a necessidade de investir em grandes ações de marketing.

Parece contraditório, mas é simples: ao produzir mercadorias ou serviços de forma otimizada, a empresa consegue oferecer ao mercado um produto de melhor qualidade, preço mais acessível e entrega em um prazo mais curto.

O resultado disso? A satisfação do cliente. E consumidor satisfeito, como se sabe, não apenas traz retorno (o que reduz a necessidade de investir em marketing para repor o índice de churn), mas principalmente indica o serviço ao seu círculo de influência. Assim, a empresa “ganha” uma propaganda boca a boca eficiente.

6. Traz maior competitividade

Um processo racionalizado e documentado facilita a revisão permanente e tem como consequência o aperfeiçoamento dos processos. Dessa forma, fica mais fácil fazer alterações que agilizam a produção ou que incorporam novas tecnologias, contribuindo para o resultado final.

Isso leva à criação de um ciclo de aperfeiçoamento–avaliação–aperfeiçoamento que permite a aplicação de práticas melhores e inovadoras nos processos seguintes, aumentando assim o nível de competitividade da empresa.

Além de atender o consumidor com mercadorias ou serviços de qualidade superior, a empresa desenvolve uma excelente reputação no mercado, o que agrega valor ao seu produto. O resultado é o aumento da lucratividade.

7. Garante compliance

Modelos de governança empresarial conectam as expectativas administrativas à realidade do cotidiano das corporações. E sem um planejamento para implementar essas medidas, fica cada vez mais difícil de alcançar os resultados esperados.

Também não há como exigir que as normas legais e regulamentares, assim como políticas e diretrizes, sejam seguidas por todos sem antes incorporar práticas de compliance à cultura da empresa.

Com a automação dos processos de compra, tudo o que está sendo feito passa a estar em conformidade com as normas estabelecidas. Toda ação realizada dentro de uma plataforma eletrônica fica registrada para consulta posterior em um histórico, que também poderá ser usado em futuras auditorias.

Além de praticidade, poder de gestão, diminuição de custos, economia de tempo e savings, a automação dá ao comprador autonomia e compliance, uma vez que ele se enquadra dentro das regras sem esforço – e sem riscos.

Fontes: E-Commerce News, Administradores Online, Portal Fator Brasil, Business Consultant.