Planeamento de compras: saiba quais são os erros mais comuns

O planeamento de compras é uma das atividades mais importantes para uma empresa. Responsável por 60% dos gastos de uma organização, o setor merece um olhar estratégico por parte dos seus gestores e das empresas que desejam manter a sua relevância.

Mas sem um bom planeamento é praticamente impossível conquistar eficiência, minimizar erros, reduzir custos e produzir resultados expressivos. E é aí que entra a gestão de compras corporativas, uma ferramenta que ajuda a organizar o processo de aquisições e a otimizar resultados.

Porém, para que a gestão tenha êxito, os profissionais precisam de estar atentos aos erros que podem prejudicar as operações. Se está a pensar no planeamento de compras corporativas, descubra os principais deslizes que podem acontecer e fuja deles!

1. Não ter eficiência nas aprovações das compras corporativas

Enquanto algumas empresas têm processos desestruturados de aprovação, com equipas que usam o orçamento sem critérios, outras são mais burocráticas e seguem procedimentos rígidos, que atrasam as tomadas de decisão.

Encontrar o equilíbrio, investindo num processo fácil e estratégico, deve fazer parte dos objetivos de qualquer empresa. Por isso, a recomendação é consultar especialistas sobre as melhores práticas de gestão de compras.

A automatização desse processo com a adoção de plataformas digitais é um recurso bem-vindo, que contribui para trazer ao setor mais pragmatismo e inovação, alinhando as operações internas com as práticas modernas.

Com a ajuda da tecnologia, a equipa de compras pode concentrar-se em tarefas mais estratégicas e dedicar-se à implementação de melhorias que contribuirão para o crescimento da empresa como um todo.

2. Comprar produtos em quantidades desajustadas

Excesso de stock acumulado na empresa é sinónimo de prejuízo. Produtos parados comprometem o capital circulante e ainda correm o risco de se estragar ou de se tornarem desfasados.

Comprar menos do que o necessário também traz riscos e pode colocar a produção em perigo. Sem os insights necessários, o setor responsável não consegue fabricar os itens, que, consequentemente, não serão entregues aos clientes. O resultado? Clientes insatisfeitos com a empresa.

Neste ponto, acompanhar o fluxo dos insights adquiridos, assim como identificar o ponto correto de recompra e as quantidades mínimas dos pedidos são dados essenciais que devem ser estudados para garantir a eficiência das compras futuras.

3. Não fazer um controle rigoroso do stock

Já vimos como o acompanhamento dos níveis de stock faz toda a diferença na hora de planear compras futuras. Sendo assim, é necessário fazer também um inventário dos itens, ou seja, um balanço de todos os materiais que permaneceram em stock.

Para isso, é essencial que o sistema eletrónico que contabiliza o stock esteja alinhado com a realidade. Verificações periódicas evitam possíveis falhas. Dados atualizados garantem que os demais setores envolvidos no processo sejam informados, evitando riscos como negociar um lote de mercadorias que não existe ou que havia sido negociado com outro comprador.

Esse tipo de práticas deve fazer parte da rotina do setor. Só assim é possível evitar inconsistências que comprometem a imagem da empresa perante os consumidores.

4. Não usar KPIs no planeamento de compras

Os indicadores de desempenho (ou KPIs — Key Performance Indicators) são cruciais para monitorizar o desempenho dos processos de compras. Sem uma avaliação criteriosa não é possível identificar pontos fortes do setor e possibilidades de melhoria.

É por isso que adotar indicadores de desempenho para acompanhar resultados eleva os índices de produtividade, promove mais integração entre os diferentes setores da empresa e ajuda a descobrir as principais necessidades e prioridades para o negócio.

São muitos os KPIs que podem ser usados na gestão de compras. Entre eles estão: a performance dos fornecedores, o volume de devoluções de mercadorias, custo por pedido, produtividade do comprador, saving (quanto é que o setor poupa numa requisição), lead time de compras, etc.

Cabe aos gestores determinar quais serão os indicadores, de acordo com os objetivos estratégicos da empresa, e de que forma que terá lugar essa avaliação.

5. Não usar tecnologia para avaliar fornecedores

As empresas contam agora com uma série de recursos tecnológicos que garantem pragmatismo e eficiência para todos os setores das organizações.

Não usar essas ferramentas e insistir em processos rígidos e manuais é o mesmo que “bater sempre na mesma tecla” e esperar um resultado diferente.

Além dos problemas causados por falha humana e desencontro de informações, a equipa perde tempo e não consegue chegar a respostas rápidas e desempenhar tarefas estratégicas.

e-Procurement facilita processos e torna a área de compras estratégica

Com a tecnologia no setor de compras, ferramentas de e-Procurement facilitam o processo de validação, seleção e avaliação de fornecedores.

O e-Procurement usa um ambiente online para avaliar rapidamente os fornecedores mais adequados para o seu negócio. Um sistema como este permite ainda o registo dos contactos, descomplicando a comunicação e a negociação com parceiros de negócios. E o melhor: tudo numa mesma plataforma!

Além disso, uma solução de e-Procurement permite que os gestores de compras acompanhem o desempenho dos fornecedores. Deste modo, encontrar um substituto sem ter que reiniciar todo o processo de seleção e pesquisa pode ser feito em poucos cliques. E a cadeia de produção pode seguir sem interrupções.

Erros deste tipo são os principais vilões do planeaamento de compras da sua empresa. Fique atento aos processos internos e invista na tecnologia para evitar falhas e trazer mais eficiência para o seu departamento de compras.

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