Hoy en día, las compras puntuales (spot) representan una gran parte de la productividad en el área de compras.

A diferencia de los contratos a largo plazo con proveedores, con compras recurrentes y de alto valor, las compras spot son puntuales y de bajo valor añadido para la empresa.

A continuación, compruebe todo lo relacionado con este término de contratación, los procesos y la negociación.

Compras spot = compras inmediatas

En inglés, la palabra «spot» tiene diferentes significados y puede utilizarse en muchas situaciones. Para el universo de compras, la expresión que más se acerca es «on the spot» que, en la traducción al portugués, significa «inmediatamente».

Por lo general, el ciclo completo de compras corporativas es complejo y requiere mucho tiempo, y los contratos deben establecerse con antelación. Además, los costes están directamente relacionados con la actividad principal de la empresa. En las compras spot, esto no sucede, precisamente porque se trata de artículos no estratégicos con valores más bajos.

Tanto la compra como la entrega de productos se realizan con plazos más cortos, porque muchos de los artículos adquiridos son necesarios para el mantenimiento o la ampliación de las actividades. A pesar de su carácter más esporádico, las compras puntuales (spot) deben hacerse de forma estratégica, para no generar costes excesivos y perjudicar los resultados del departamento y de toda la empresa.

¿Cómo funciona el proceso de compra spot?

El proceso de compra spot es similar al de las compras ordinarias: el comprador recibe una solicitud de compra, hace un presupuesto con los proveedores, con uno o más proveedores —esto depende de las políticas de cada empresa— aprueba el pedido y finaliza la compra.

La diferencia en esta modalidad es que no hace falta firmar un contrato y formalizar la asociación con un determinado proveedor. En su mayoría las compras spot se realizan con proveedores de la base, lo que facilita todo el proceso. Otra forma de encontrar proveedores para satisfacer la demanda de compras al contado es a través de un marketplace.

Los pedidos de compras spot suelen marcarse en la propia selección de categorías en el momento de la solicitud. Así, al recibir el pedido, el comprador identifica que se trata de un pedido indirecto y de escaso valor añadido.

Aunque sea menos complejo y de necesidad más inmediata, es imprescindible detallar el artículo que se va a comprar.

Negociación de compras spot

Al compararlo con una compra estratégica, es decir, de alto valor añadido para la empresa, el proceso de negociación de compra spot es ágil. Esto se debe a que el comprador entiende que no necesita gastar tanta energía para un artículo no estratégico.

Sin embargo, el área de compras tiene el desafío de reducir los costos de la empresa, después de todo, R$ 1 real ahorrado significa R$ 1 real de ganancia. Por esta razón, lo ideal es que las compras al contado se negocien con los proveedores para obtener las mejores ofertas y los mejores savings (ahorros).

Para ahorrar tiempo y aumentar las posibilidades de conseguir una buena negociación, las empresas pueden optar por un servicio de tercerización. Recientemente lanzado, el BPO Free es la solución de Mercado Eletrônico para las compras spot (puntuales).

Compras spot x KPI

Hace tiempo que el área de compras dejó de ser un departamento de apoyo y se ha convertido en protagonista de la estrategia empresarial. Por ello, es necesario medir su rendimiento constantemente.

A pesar de tratarse de compras puntuales y esporádicas, es necesario supervisar el rendimiento de las compras spot para que el sector alcance el rendimiento deseado. Los KPI más utilizados en las compras spot son:

  • Savings: muestra el ahorro conseguido en las adquisiciones, la ganancia del comprador en la negociación.
  • Lead Time (Plazo de ejecución): calcula el tiempo total de la compra, desde el momento de la solicitud hasta la entrega del producto.
  • TMA: indicador del tiempo medio de atención/interacción para concluir una compra.

El acceso a estos indicadores les permite a los profesionales de compras tomar decisiones más asertivas en un periodo de tiempo más corto.

Ahora que ha entendido qué son las compras spot y sus características, siga navegando por el Blog de ME y mejore sus conocimientos sobre el sector.

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