Gestão de compras: saiba como ter mais eficiência no setor

Se antes a gestão de compras era encarada como dispensável pelas organizações, hoje ela é entendida como uma ferramenta estratégica que promove, entre outras coisas, a redução de custos das empresas. Isso ocorre por meio do gerenciamento de cotações, solicitações, inspeção de qualidade, recebimento de mercadorias e SLAs de atendimento, garantindo que o processo seja o mais eficiente possível.

Quer saber como gerenciar as compras da sua empresa, evitar retrabalhos e garantir produtividade e economia no setor? Então continue lendo e confira as nossas dicas:

Como aumentar a eficiência na gestão de compras?

As compras podem chegar a 50% do custo total de uma organização, segundo uma palestra realizada na Câmara Americana de Comércio Brasil–Estados Unidos. Por isso, as economias nesse setor são fundamentais para a efetividade financeira de uma empresa. É importante que a área de compras trabalhe em conjunto com outras, otimizando os recursos existentes, atendendo às demandas internas e aumentando os lucros financeiros.

No entanto, existem alguns elementos importantes que devem ser considerados pelos profissionais de compras. O objetivo principal é a aquisição de produtos e serviços de qualidade, que atendam às especificações do solicitante, tenham bom preço e sejam entregues no prazo acordado.

Estabeleça metas e objetivos

Antes de iniciar o processo de compra, devem ser bem estabelecidos os objetivos e metas a serem alcançados. Para isso, reúna os dados relativos às demandas dos departamentos, o demonstrativo de gasto em um determinado período e o quanto se espera de saving. É possível assim chegar a uma meta mais realista.

Tenha um controle rígido dos produtos

Para evitar gastos desnecessários, o setor de compras deve fazer um bom monitoramento dos produtos em estoque, analisando também os materiais essenciais para a performance do negócio. É recomendado ainda a adoção de um software de automação de processo de compras, que traz mais eficiência aos processos. Você obtém assim um posicionamento mais claro do estoque, das vendas realizadas e do tempo de reabastecimento de produtos, para evitar despesas com a aquisição de outros sem a real necessidade.

Faça a gestão de fornecedores e tenha um bom relacionamento com eles

O gerenciamento do setor de compras para ser eficiente, deve realizar o controle e possuir um bom relacionamento com os fornecedores. A empresa precisa manter uma base de fornecedores homologados e corretamente cadastrada, pois estes podem oferecer vantagens competitivas e negociações melhores.

Pesquise orçamentos

Promover uma boa cotação nem sempre é fácil e, geralmente, requer muita negociação e pesquisa pelos melhores preços e condições. No entanto, esse é um procedimento fundamental para que a empresa consiga reduzir custos.

Vale lembrar que, no processo de cotação, o preço não deve ser o único critério. Tentar economizar na compra sem levar em conta a qualidade do produto ou da entrega pode acabar custando mais à empresa. Falta de material causada por atrasos na entrega, por exemplo, pode gerar grandes prejuízos e paralisações na linha de produção.

Mantenha as áreas de compras e estoque bem alinhadas

Um estoque parado representa custos de armazenamento e risco de perda de mercadorias, seja por falhas decorrentes do tempo ocioso ou pela expiração do prazo de validade. Em contrapartida, a falta de materiais também reduz os rendimentos ou até mesmo causa maiores prejuízos para a empresa.

As áreas de estoque e compras precisam trabalhar em conjunto, para conseguir fazer a oferta máxima de produtos com o menor estoque possível. Vale a pena analisar os históricos de compras e vendas, bem como fazer uma previsão de demanda, encontrando o estoque de segurança. Dessa forma, a empresa oferece um bom atendimento e não precisa aumentar o budget para armazenamento.

Analise as vendas da empresa

Ter um bom controle das vendas realizadas e manter os dados atualizados é fundamental para aumentar a eficiência da gestão de compras. Logo, é possível identificar os produtos de maior giro, os materiais oferecidos e saber quais mercadorias são vendidas em determinado período de tempo.

Com base nesses dados, o comprador pode analisar outras questões, como valor médio pago por produto e por fornecedor, total das compras mensais e o melhor fornecedor para cada produto. Além disso, essas informações permitem fazer a previsão de vendas, que deve se basear no lucro bruto, projetando a quantidade de produtos necessária.

Aplicando essas dicas no seu dia a dia, é possível tomar decisões embasadas em dados claros e realizar as compras corporativas com inteligência, considerando o orçamento mensal disponível e as melhores opções. Vale mencionar que ainda cabe ao setor de compras informar ao financeiro a respeito da aceitação, rejeição e cancelamento de pedidos de produtos ou mercadorias. Por fim, é recomendado acompanhar os pedidos que estiverem em transporte.

Como reduzir os custos?

Além de melhorar a eficiência da gestão de compras e, com isso, eliminar custos derivados de questões operacionais, também é possível economizar nas despesas da empresa com algumas boas práticas, como:

• Comprar em grande quantidade: produtos que têm maior demanda podem ser comprados em grande quantidade para que seja possível negociar preços melhores;
• Ter mais de um fornecedor: apesar de ser interessante optar por um fornecedor específico, o melhor é sempre ter mais de uma opção para evitar imprevistos;
• Avaliar o mercado: analisar o mercado e procurar por novas mercadorias que possam substituir aquelas com que a empresa já trabalha é uma boa maneira de reduzir custos;
• Analisar o estoque: como já foi ressaltado, a correta mensuração de demanda e a gestão do estoque é fundamental. Assim, é possível obter melhores preços e manter o estoque de segurança, garantindo o atendimento ao consumidor ao mesmo tempo em que economiza com o armazenamento.

Como foi possível perceber até aqui, é necessário analisar o orçamento disponível e a capacidade total da empresa para fazer um bom gerenciamento das compras corporativas. Somente dessa forma é possível ter mais eficiência nessa área, reduzindo custos e gerando savings para a companhia.

Novamente, é preciso reforçar que todas essas ações são facilitadas com o uso de softwares de automação do processo de compras. Além do controle rígido dos produtos, como já foi especificado, também pode trazer outras vantagens, como:

• Eficiência nos processos de requisição de pagamentos;
• Agilidade e transparência nos processos;
• Diminuição dos custos relacionados às compras; e
• Parceria com fornecedores.

Desse modo, a empresa tem a possibilidade de gerenciar melhor o estoque e as compras e obter competitividade.

Se você ainda tem dúvidas sobre a gestão de compras, deixe seu comentário no post e aprenda a obter melhores resultados!