e-procurement, a solução para compras estratégicas

Comprar de forma inteligente é muito importante para uma empresa conquistar bons resultados. Por isso, o setor de compras deve ser estratégico e bem estruturado. Com a chegada da tecnologia, o que antes era burocrático e demorado, hoje é simples, rápido e organizado. E toda esta melhoria deve-se às soluções de e-procurement.

Embora estas revolucionem o processo de compras, muitos gestores ainda não têm conhecimento das possibilidades oferecidas por este tipo de solução. É o seu caso? Se sim, aprenda connosco como é que funciona e conheça todas as suas vantagens.

O que é e-procurement?

E-procurement, também conhecido como fornecimento eletrónico, refere-se à automação de todas as etapas necessárias para realizar compras no B2B. Ao contrário do e-commerce tradicional, que permite apenas a compra e venda online, o e-procurement abrange desde a prospeção de fornecedores até ao encerramento da compra em si.

Dentro do e-procurement, é possível fazer uso do e-sourcing, que realiza a pesquisa de fornecedores, e do e-learning, que educa o cliente antes da compra, enquanto os ERPs fazem o papel de integrar os dados das diversas áreas. 

Qual o impacto do e-procurement no setor de compras?

A solução muda a forma como as negociações e as compras são realizadas, tendo um impacto direto e positivo no setor.

Durante muito tempo, as compras B2B eram feitas de forma manual e pouco estratégica. Com o uso do e-procurement, o setor passa a ser ainda mais importante para a melhoria dos resultados da empresa, melhorando também a Gestão de Compras.

Eventualmente, a solução padroniza o ciclo de mercadorias e de compras, evitando que a empresa sofra com desabastecimento, por exemplo.

Quais são seus principais benefícios?

As mudanças realizadas pelo e-procurement geram benefícios para todos os negócios. Veja os principais abaixo:

 

Redução de custos

Uma das melhores formas de otimizar a gestão da sua empresa é reduzindo os custos. Com a adoção da solução de e-procurement, é possível gerir os gastos e economizar mais tempo nas operações de aquisição, em comparação com os métodos tradicionais de cotação. 

 

Otimização de processos

Outro benefício deste tipo de solução é a agilidade de todos os processos internos e externos relacionados com as compras, pois tudo passa a ser automatizado. A ferramenta encarrega-se de enviar as requisições, cotações, pedidos de compras, entre outras funcionalidades.

Todas essas funções são acompanhadas pelo tracking de transações, possibilitando ao gestor monitorizar todas as atividades dos compradores e fornecedores.

 

Comunicação mais segura

As soluções de e-procurement também podem ser utilizadas para a troca de informações de compras entre fornecedores e compradores. Usar este tipo de tecnologia facilita a comunicação e torna a negociação muito mais segura, já que o registo das mensagens trocadas fica salvo, facilitando uma possível auditoria.

O fluxo de informações bem controlado e com conteúdo substancial permite que sejam recolhidos dados precisos para averiguar a situação fiscal da empresa.

 

Maior eficiência

Cotações enviadas por meios tradicionais costumam ser menos eficientes. Já a cotação eletrónica evita gastos desnecessários de tempo no processo de compras. Há ainda situações em que as ordens de compras não são efetuadas dentro do prazo e as datas de envio e de entrega atrasam, afetando a aquisição de produtos e serviços.

Neste caso, a solução de e-procurement pode ser essencial para garantir o desenvolvimento satisfatório dos processos logísticos da empresa.

 

Melhores preços

Com a adoção desta tecnologia, as empresas fornecedoras serão obrigadas a trabalhar com preços mais competitivos. As ofertas deverão vir acompanhadas de detalhes sobre proposta, qualidade e entrega do produto ou serviço desejado pela empresa compradora. Por sua vez, os profissionais de compras terão propostas mais concretas de fornecimento e, na hora de escolher os melhores fornecedores, terão em mãos informações mais confiáveis para fazer a escolha.

 

Segurança

Outro benefício que o e-procurement oferece é a segurança nas operações de compra. O sistema automatizado e mais seguro do e-procurement ajuda a coibir a prática de atos indevidos durante o processo de compras corporativas.

 

Decisões estratégicas

Usando este tipo de solução, os gestores da área de compras têm acesso a dados fornecidos por relatório de BI. As métricas retiradas do e-procurement, por exemplo, ajudam a avaliar o desempenho dos fornecedores e dos próprios compradores, analisar o saving obtido (valor necessário para reduzir custos de forma efetiva), aperfeiçoar a logística do produto adquirido e ainda melhorar o planeamento estratégico.

 

Ou seja, as soluções de e-procurement ajudam não só a otimizar o processo de compras em si, mas também a tomada de decisões para o seu negócio.

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