automação dos processos de compras já é realidade em muitas empresas, impulsionada principalmente pela era dos dados e pelos tempos de instabilidade, sejam eles de saúde, sociais, econômicos ou políticos.

Em um mercado tão imprevisível e acirrado, o departamento deve sair rapidamente do campo operacional para conseguir atuar com estratégia e conquistar a tão desejada resiliência do setor.

Para isso, precisa considerar a automação dos processos de compras, que transforma as etapas manuais em operações mais ágeis, econômicas, seguras e até mesmo sustentáveis.

É importante lembrar que automatizar os processos de compras não significa substituir a atividade humana, mas aumentar a produtividade da área, liberando os profissionais para criar e executar estratégias relevantes para o negócio.

Neste post, contamos os benefícios da tecnologia e tudo o que você precisa saber para automatizar os processos de compras do seu negócio sem dores de cabeça!

O que é automação dos processos de compras?

Antigamente, as negociações com fornecedores eram realizadas via telefone e, com o advento da digitalização, passaram a ser estabelecidas via e-mail também. Porém, embora a era da internet tenha acelerado o tempo de resposta de alguns processos, ela não resolveu questões de segurança, compliance e tomadas de decisão mais estratégicas. Pelo contrário, criou ainda mais dados, que precisam ser bem administrados.

automação dos processos de compras é a resolução da maioria das questões da área. Processos que demoravam dias, ou até mesmo meses, agora podem ser realizados em uma única plataforma online, que é acessada a qualquer momento e de qualquer lugar pelos seus usuários.

Deste jeito, os profissionais de compras, que eram conhecidos por apagar incêndios da empresa, ganharam inteligência para tomar decisões mais estratégicas, que contribuem, inclusive, com a inovação de toda a empresa.

Além disso, também ajudaram a construir relações mais sólidas e de longo prazo com a cadeia de fornecimento.

Benefícios da automação dos processos de compras

1. Aumento da produtividade

Com os processos de compras automatizados, o tempo necessário para que uma tarefa seja realizada é reduzido drasticamente.

Por exemplo, as cotações com fornecedores ficam muito mais rápidas quando todos os dados estão centralizados em uma solução de compras.

Um dos maiores benefícios de se automatizar os processos é o aumento considerável da produtividade do profissional de compras.

Com a gestão de compras online, é possível controlar o envio e o recebimento dos pedidos aos fornecedores. Eventualmente, isso pode significar uma maior lucratividade para a empresa.

2. Redução dos custos

Com a automação dos processos de compras, o ciclo completo das aquisições se torna mais rápidoeconômico e lucrativo para o seu negócio.

Os processos automatizados também aumentam as chances de conquistar as melhores negociações de compras, diminuindo, inclusive, os gastos associados a todo esse processo.

Outro ponto positivo em relação à economia em compras é a liberação dos profissionais das atividades operacionais para atuar com foco no crescimento e maior lucratividade da empresa.

3. Maior confiabilidade de dados

Quanto mais manual é um processo, maior é a dificuldade que existe em garantir que as informações sejam corretas e seguras.

Ter dados estritamente manuais pode significar perda de boas oportunidades de compra, já que os preços são muito dinâmicos.

Já com a automação dos processos, há mais garantias de que isso não aconteça, pois os parâmetros ficam dentro do esperado.

Além disso, automatizar compras significa diminuir a necessidade de retrabalho de modo significativo, favorecendo a produtividade dos compradores.

4. Padronização de processos

A automação dos processos de compras tende a diminuir consideravelmente os desvios em relação à operação de compras.

Isso acontece porque, ao padronizar os processos, eles acontecem da mesma maneira e de forma contínua, colaborando para a melhoria dos resultados esperados.

Além disso, o profissional de compras conquista uma completa visibilidade dos processos e consegue garantir maior qualidade e controle.

A automação permite ainda a identificação de novas oportunidades de compras e aquisições mais assertivas.

5. Centralização de informações e controle

O uso de uma solução de automação de compras é importante para que as informações coletadas permaneçam centralizadas.

Isso permite que gestores acompanhem, em tempo real, a evolução dos processos. Também possibilita a integração com outros setores do seu negócio.

Com os processos de compras automatizados, é possível garantir integração entre as diferentes áreas envolvidas, como estoque e vendas.

Dependendo do nível dos produtos vendidos e em estoque, constata-se a necessidade de realizar ou não novas aquisições.

Além disso, uma solução de compras geralmente fornece um histórico de compras e de preços, custo total do último mês, entre outros dados relevantes para novas aquisições.

6. Ganho na transparência

Ter transparência corporativa é agir com clareza e ética em todas as relações do seu negócio, ou seja, com colaboradores, clientes e fornecedores.

Com a automação dos processos e as parametrizações necessárias, a interferência humana é reduzida e, consequentemente, existe uma menor probabilidade de resultados indesejados.

Quando um gestor de compras utiliza uma solução de automação de compras, consegue ter embasamento e justificativa de suas escolhas e decisões.

7. Melhoria na tomada de decisão

A automatização dos processos contribui para tomadas de decisões mais rápidas e assertivas, baseadas em indicadores (KPIs).

Ter uma solução de automação de compras permite antever com precisão o momento de aproveitar determinada oferta ou de renegociar com fornecedores atuais, por exemplo.

Quando um gestor toma decisões baseadas em dados e não em suposições, aumenta as chances de encontras ótimas oportunidades no momento certo.

8. Aumento da competitividade

Todos os fatores citados anteriormente colaboram para que seu negócio seja mais competitivo em relação aos concorrentes.

Do ponto de vista das compras corporativas, todas essas características também ajudam a evitar o desabastecimento, assim como materiais encalhados no estoque.

Dessa forma, a sua empresa capta mais recursos e se posiciona melhor no mercado.

Como implantar a automação dos processos de compras

Para que automação dos processos de compras obtenha os resultados esperados, sua implantação precisa ser feita de maneira estruturada e de acordo com os objetivos da empresa.

Por ser uma mudança considerável na forma como os compradores realizam suas atividades, tudo deve ser bem planejado. Os passos para automatizar a área de compras incluem:

Passo 1: Entenda os objetivos do seu negócio

O primeiro passo é um diagnóstico do cenário atual. Quais são as necessidades da minha empresa? Quais são os pontos a serem considerados nessa mudança?

Essas e outras perguntas e respostas são essenciais para que a migração seja bem-sucedida. Não adianta atropelar a fase do entendimento das necessidades do seu negócio.

A partir dessa análise profunda, é possível definir que tipo de recursos a solução de automação deve ter para aumentar as chances de sucesso.

O ideal é que a solução automatize o ciclo completo de compras, da requisição ao pagamento, permitindo que o comprador direcione seu foco nas estratégias e negociações.

Dessa forma, será possível obter todos os benefícios esperados para o sucesso da operação e evitar que haja desperdício de recursos.

Passo 2: Mapeie todos os processos de compras

Depois de se aprofundar nos objetivos, é hora de mapear todos os processos atuais da sua área de compras. Entenda quais podem ser automatizados e como isso pode ser realizado.

Entender o fluxo de compras é essencial nessa etapa, pois isso vai mostrar quais são os gargalos de produtividade e quais são as etapas que mais impactam no resultado.

Outro ponto do mapeamento de processos é que ele permite compreender quais são as etapas sequenciais para a automação de compras.

Em um processo de compras, por exemplo, é preciso levar em consideração diversas etapas, como cotação, negociação com fornecedores, fechamento da compra e pagamento.

Passo 3: Escolha a solução mais adequada ao seu negócio

Agora que você já conhece as prioridades da sua empresa e mapeou todos os processos de compras, chegou a hora de conhecer e escolher a solução que pode ajudar o seu departamento.

As melhores soluções tornam os processos de compras mais eficientes e ajudam a alcançar os pilares valiosos para a área de compras: economiaagilidadegovernança e colaboração.

Antes de contratar uma solução, é necessário identificar se a empresa que deseja contratar tem boa atuação no mercado.

Por isso, antes de investir em uma solução de automação de compras, uma boa opção é conversar com clientes que já utilizam o serviço.

Passo 4: Treine todos os envolvidos

Depois de tomar a melhor decisão, a próxima etapa consiste em realizar a implantação da solução e iniciar o treinamento das pessoas envolvidas.

Essa parte é especialmente importante, porque se os envolvidos nos processos não forem treinados adequadamente, a solução não poderá ser utilizada com seu máximo potencial.

O ideal é oferecer um treinamento completo de uso, com todas as instruções e boas práticas para os profissionais que irão utilizá-la.

Nesse momento, inclusive, é imprescindível que haja uma boa comunicação, pois se trata de uma mudança de processo operacional.

Se não houver uma transição gradual e adequada, com clareza sobre a implementação dos processos automatizados, será muito mais difícil garantir que tudo saia conforme o planejado.

O ideal é que os profissionais compradores façam testes e simulações dos novos processos.

Passo 5: Monitore resultados constantemente

A automação dos processos de compras precisa ser feita de forma gradual e deve ser monitorada de forma constante, pois algumas adaptações e mudanças podem ser necessárias.

Para que seja identificada as adaptações importantes, é indispensável monitorar os resultados que estão sendo alcançados com a automação.

Por essa razão, defina e acompanhe os parâmetros mais relevantes em relação a essa mudança e faça as alterações.

Isso ajuda a garantir que a automatização esteja seja sempre relevante e proporcione os resultados mais esperados.

Dicas para o sucesso da automação dos processos de compras

Por mais benéfica que a automação de processos seja, é indispensável considerar que ela deve ser feita com cuidado para obter sucesso.

Um deslize pode significar resultados abaixo do esperado, que não têm a ver com a solução da automação em si e, mas com a sua execução.

Confira, a seguir, 5 dicas para garantir que o seu negócio se beneficie completamente desse tipo de solução:

1. Monte uma equipe de apoio

A equipe de apoio precisa ser composta pelos profissionais que ficarão responsáveis por orientar os demais sobre a solução de automatização.

Dentro de um setor de compras, é possível que o gestor selecione algumas pessoas que vão dar orientações e tirar dúvidas dos outros profissionais para que o uso seja o melhor possível.

Dependendo do caso, a gestão pode escolher uma equipe externa de apoio, como o suporte da própria fornecedora da solução.

Note que nem sempre essa opção está disponível e que, na maioria das vezes, isso significa um gasto extra à aquisição da solução.

2. Documente todas as mudanças

automação de processos pode ser bem complexa dependendo das características da empresa.

Um negócio que faz compras baseando-se em toneladas não pode se dar ao luxo de errar e perder uma grande quantia.

Com isso, a automatização precisa atender ao máximo os critérios da empresa, sendo que ainda podem surgir alguns ajustes imprevistos.

Ao mesmo tempo em que isso faz parte do processo, é necessário ter em mente que a documentação de qualquer mudança é importante para a avaliação da gestão.

Imagine que o setor decide adquirir uma solução de automatização, mas deve fazer algumas mudanças para que ele funcione perfeitamente e de maneira personalizada.

Alguns meses depois, os parâmetros são modificados e a empresa deve fazer a mudança no processo de automação.

Contudo, as instruções tradicionais não se encaixam nesse processo, porque ele foi originalmente modificado.

Sem a documentação, é possível que seja necessário desfazer todas as alterações, o que leva à perda de tempo e, consequentemente, o aumento dos gastos.

Por isso, garanta que toda a transição seja devidamente documentada, como falhas, mudanças e pontos que merecem atenção. Isso tornará o uso muito mais adequado e facilitará a implantação de futuras melhorias.

3. Comece pelos processos mais simples

Por mais que a automatização seja robusta o bastante para garantir a funcionalidade de processos mais complexos, ao começar a transição partindo do mais difícil, fica mais complicado.

Sendo assim, o ideal é iniciar a automação dos processos mais simples, como o cadastro e busca de fornecedores.

Depois disso, passe para a automatização da seleção de propostas ou para a gestão de pedidos.

Por fim, siga para as etapas mais complexas, como a integração com sistemas de gestão, os chamados ERPs.

4. Estabeleça os responsáveis pela implementação

Assim como acontece com qualquer processo importante para o negócio, a automação precisa ter responsáveis específicos para o seu sucesso.

Esse tipo de definição garante um controle adequado e assertivo de toda a gestão de mudanças, evitando pontos que gerem complicações.

Gerentes, por exemplo, podem ser responsáveis por garantir que suas respectivas equipes comecem a utilizar corretamente a solução.

equipe de apoio fica responsável por ajudar nesse processo, enquanto o gestor do setor se responsabiliza por toda a mudança de maneira geral.

Nessa etapa, a comunicação é fundamental, já que somente assim todos se tornarão verdadeiramente cientes de como usar as ferramentas para melhoria de suas atividades.

Por isso, determine os indicadores e ferramentas de controle para que esses responsáveis possam acompanhar o processo e oriente-os sempre sobre a necessidade de documentação.

Com os resultados integrados, ficam mais visíveis os pontos de dificuldade, como o que ainda exige atenção, o que não funcionou e o que deve ser modificado.

Sem esse tipo de delegação de responsabilidade, é mais difícil atingir todos os níveis hierárquicos envolvidos na mudança.

5. Evite a pressa

Por mais que um dos benefícios de uma solução de automação de compras seja oferecer exatamente ganho de tempo, não tenha ansiedade no processo relativo a essa mudança.

Se você escolhe com pressa uma solução para ser implementada, grandes são as chances de que ela não seja completamente adaptada para as necessidades do seu setor de compras.

Por isso, faça um planejamento e tenha em mente que quanto mais complexa é a solução, maior é o tempo de sua implantação.

O que você pode fazer quanto a isso é buscar uma solução que se integre mais facilmente e que também seja mais intuitiva de usar.

Mesmo assim, é importante ter em mente que é necessário dedicar algum tempo para que todo o processo possa ser considerado um sucesso ao final.

Inclusive, os resultados não surgem de maneira imediata e é preciso ter visão de futuro para compreender que a solução vai se pagar ao longo do tempo.

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