Essenciais para o engagement comercial com fornecedores, os contratos multiplicam-se da mesma maneira que as necessidades das empresas. E, com o tempo, eles tornam-se mais complexos, mais interdependentes e mais difíceis de gerir.

Quando duas empresas desejam fazer negócios, são os contratos que especificam as atividades executadas por ambas e os termos pelos quais terão de cumprir as  suas partes num acordo.

Os contratos também afetam diretamente a rentabilidade do negócio. Se redigidos de maneira insatisfatória, uma organização pode perder muito dinheiro por um simples detalhe técnico que passou despercebido.

De acordo com a pesquisa do grupo Aberdeen, 66% das organizações procuram maior controlo nos seus gastos, 44% querem ter mais visibilidade nos acordos contratuais, 40% almejam reduzir os riscos ligados aos fornecedores, 37% querem ter mais compliance em relação aos contratos de fornecedores e 34% desejam ter acesso à performance do fornecedor nos seus contratos.

Outro estudo da mesma empresa revela que 60% dos litígios corporativos estão relacionados com disputas contratuais. E, desse grupo, 73% apontaram as mudanças de preço como motivo dos processos.

É provável que parte dessas mudanças de preços sejam o resultado de uma gestão desorganizada de contratos já que, segundo o estudo, de 12 a 15% dos contratos de uma organização são perdidos ou não contabilizados.

Para não se sentir vulnerável frente aos fornecedores e aos seus riscos, implementar melhorias no ciclo de vida dos contratos de compra é a melhor alternativa para organizar e gerir essa documentação vital para qualquer negócio, pois, além de criar uma relação comercial poderosa, ainda abre caminho para aumentar o lucro a longo prazo.

Mas, afinal, o que é a gestão de contratos?

Quem lida diariamente com contratos sabe que é comum encontrar imprecisões nos que são feitos manualmente. O problema é que isso só costuma ser notado depois de um evento negativo, como uma auditoria frustrada ou um gasto fora do previsto.

A gestão de contratos é feita para evitar transtornos, acompanhar e organizar os acordos de uma empresa. Conhecida por Contract Lifecycle Management, ou simplesmente por CLM, trata-se de uma gestão que engloba todo o ciclo de vida do contrato, ou seja, é um acompanhamento dos vínculos acordados com fornecedores, parceiros, clientes ou funcionários.

Essa gestão administra a criação, a execução e a análise dos contratos para maximizar o desempenho operacional e financeiro de uma organização e, ao mesmo tempo, reduzir os riscos. Com um controlo eficiente, é possível ter um entendimento completo de cada etapa do processo de contrato.

Apesar de enfrentarem cada vez mais pressão para reduzir custos e melhorar o seu desempenho, muitas empresas ainda não olham para a gestão de contratos como uma componente importante dessa estratégia de redução de custos e aumento de performance.

No entanto, com a transformação digital dos processos empresariais, as companhias que procuram modernizar as suas estruturas para se manterem relevantes no mundo atual, perceberam que a gestão de contratos é uma questão vital para garantir a organização de toda a empresa, ainda mais se essa gestão usar a tecnologia a seu favor.

Importância da gestão de contratos

O mundo dos negócios já não é mais o mesmo. Novas formas de gerar receita estão a forçar as empresas a repensarem a maneira como gerem o ciclo de vida do cliente – o que faz com que a gestão de contratos tenha de ser encarada com seriedade.

Por mais simples que pareça, a gestão de contratos é também uma parte do processo de sourcing e pode trazer uma série de benefícios para a organização.

Mesmo que as empresas não percebam, os contratos ajudam a impulsionar e a moldar praticamente todos os negócios. Sabe-se que entre 60 a 80% de todas as transações comerciais são regidas por contratos, o que acontece particularmente nas finanças, TI, departamento jurídico, compras, vendas, operações e RH.

Além disso, os contratos não servem apenas para estabelecer um relacionamento com terceiros e funcionários. Os acordos contratuais são uma parte importante da estrutura de sustentação de uma organização.

Eles estruturam a forma como se trabalha com pessoas e outras organizações, incluindo regras, diretrizes e obrigações para que todos estejam cientes do que esperar.

Se forem  geridos de forma adequada, os contratos podem ajudar as organizações a reduzirem custos, melhorarem os lucros e ainda a mitigarem os riscos.

Quando uma estratégia de gestão de contratos é implementada com sucesso, as organizações:

  • Asseguram que as obrigações contratuais, tanto do fornecedor quanto do cliente, sejam atendidas
  • Ajudam a eliminar situações de possíveis violações contratuais
  • Melhoram a adesão aos objetivos do contrato de terceirização
  • Fornecem uma trilha de auditoria bem documentada
  • Garantem resultados mais favoráveis ​​ao contrato
  • Melhoram a qualidade de serviço e o foco no cliente
  • Alcançam valor para o controlo financeiro
  • Diminuem o nível de risco
  • Tornam claros os papéis e responsabilidades do gestor do contrato, contratados e utilizadores finais
  • Conseguem identificar brevemente problemas e resolvê-los antes que prejudiquem os resultados.
  • Fornecem avaliação em relação ao desempenho do contrato e identificam alterações ou variações

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de contratos?

Para qualquer empresa, a automação da gestão do ciclo de vida dos contratos pode trazer melhorias consideráveis, tanto na produtividade quanto na colaboração com fornecedores, governança corporativa, entre outras.

Os contratos de hoje são mais complexos: estabelecem relações comerciais com novos mercados, propõem acordos de vendas e aquisições com preços e penalidades baseadas em resultados, além de regularem cadeias de valor interligadas, que dependem umas das outras.

Uma ferramenta de gestão de contratos é o primeiro passo para ter mais controlo e governança. A tecnologia por trás da solução CLM (Contract Lifecycle Management) desenvolvida pelo Mercado Eletrônico agiliza todos os processos ligados aos contratos, disponibiliza relatórios analíticos e outros recursos, tornando-se assim mais do que um repositório central.

A sua capacidade de criação, negociação e otimização ajuda a padronizar e acelerar o processo de contratação, ao mesmo tempo que diminui o risco de eventos negativos que expõem fragilidades e são caros para a empresa.

Com uma ferramenta de CLM, as empresas garantem o cumprimento de prazos de renovação, expiração, quantidades a serem negociadas, além de ganharem uma visão de 360 graus de todos os contratos, o que ajuda a organização a identificar o potencial de um acordo, enquanto reduz riscos contratuais durante o seu ciclo de vida.

Muito mais do que um banco com os principais contratos da organização, o CLM do Mercado Eletrônico conta com um workflow configurável para gerir todo o processo, facilitando o controlo e a gestão.

Com isso, a solução permite a procura e o acesso aos contratos de forma rápida e direta a partir de qualquer informação e ainda possibilita salvar e compartilhar filtros com outros colaboradores.

Do ponto de vista da governança, a ferramenta agrega todo histórico de negociações, documentos anexos e interações com fornecedores num único lugar.

Com termos, condições e cláusulas reunidos na mesma plataforma, é possível acelerar os processos empresariais, diminuir os ciclos de vendas, reduzir os custos, gerar análises ricas para a gestão de riscos e ganhar performance. Por outras palavras, a gestão de contratos é a chave para as empresas darem o primeiro passo em direção a um comércio B2B simples, inteligente e sustentável.

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