Setor de compras B2B

O setor de compras das empresas está cada vez mais em evidência por conta de suas funções estratégicas. Se antes a área era vista apenas como operacional, responsável por aquisições dos mais diversos insumos e serviços, hoje, suas ações têm impacto direto nos números. Isso porque, atualmente, a área é diretamente responsável pela diminuição de custos e, por consequência, colabora para o crescimento do negócio. Essa redução é fundamental, ainda mais em tempos de economia instável, quando conquistar novos clientes é um desafio a mais. É por isso que rever e organizar processos é uma das chaves para atingir resultados expressivos.

Se antes o setor de compras realizava cotações com dois ou três fornecedores e finalizava o processo de aquisição com o que oferecia o menor preço, hoje em dia, esse universo de compras tem mais ênfase em negociação e inteligência, moldando a área para o conceito de Compras 4.0. Já pensou nas vantagens de traçar uma estratégia para aquisição de itens em maior volume e, assim, conseguir negociações melhores? Ou então, em como a negociação pode progredir com o fornecedor mais adequado para determinado produto ou serviço? Tudo isso é possível graças à tecnologia.

Abaixo, algumas ideias para ajudar você e sua empresa a descomplicar e otimizar o processo de compras:

 

1. Adote uma plataforma de comércio eletrônico B2B

Alguns setores de compras ainda seguem o modelo tradicional de cotações que gera uma grande carga operacional – seja por não atingir o número suficiente de propostas ou por onerar a empresa com processos lentos. O modelo antigo é limitado, demorado e, por isso, pode ser mais custoso. É aí que entra a plataforma eletrônica. Com ela, automatizar processos e buscar fornecedores diferentes de uma única vez torna-se totalmente viável. Para conseguir economizar mais, ter mais controle e governança ou melhorar a colaboração de seus fornecedores, as soluções B2B podem ser uma boa pedida para sua empresa. Isso pois as transações eletrônicas minimizam o trabalho operacional e deixam os compradores livres para as negociações. Elas reduzem, em média, 15% dos custos totais de operação.

2. Mantenha um catálogo de itens menores e do dia a dia

A negociação de insumos básicos, como material de escritório, costuma tomar mais tempo do que o necessário. Por isso, vale a pena criar um catálogo com esses produtos ou commodities, o que ajuda o setor de Compras a ter mais tempo dedicado às negociações estratégicas da companhia. Aqui se aplica a máxima de que quanto mais tempo economizado em tarefas de rotina, maior o volume de dinheiro no caixa. Outra possibilidade é terceirizar as aquisições de itens não estratégicos e focar apenas nas compras que impactam diretamente o negócio.

3. Não subestime compras menores relacionadas a sua operação

O barato pode sair caro. Por isso, prefira adquirir produtos e serviços de qualidade. Se você tem uma fábrica que depende de um maquinário pesado para funcionar, é certo que as peças são fundamentais para você. Não tente brigar apenas por preços nesses casos. Fique atento não só à qualidade do que compra, mas também ao atendimento que o seu fornecedor presta. Nesse caso, contar com bons parceiros para ter suporte sempre é válido.

4. Busque o máximo de informação possível

Em geral, quem tem mais informação, tem mais poder nas negociações. Seguindo essa lógica, nos itens da curva A, ou seja, aqueles mais importantes ou com maior impacto, busque conhecer a fundo toda a composição de custo de cada um dos produtos. Isto lhe permitirá entender a variação dos custos do seu fornecedor e inibir, assim, aumentos sem justificativa ou com explicações dúbias. O modelo conhecido como “planilha aberta” pode ser uma poderosa ferramenta para isto. Monte a composição de custo de um dos materiais a serem negociados, especificando, por exemplo, o peso de cada matéria prima contemplada. Ao negociar com seus fornecedores, apresente os valores previstos na planilha e mostre que você domina os gastos e investimentos relacionados à produção. Assim, é possível negociar com mais transparência durante todo o processo.

5. Aproveite as vantagens dos leilões reversos

Itens específicos e de alto valor podem ser negociados por um leilão reverso. Nele, é possível publicar demandas de compras em uma plataforma eletrônica, enquanto todos os fornecedores são convidados a participar. Ao contrário do convencional, no leilão reverso os fornecedores dão lances decrescentes até atingirem seu limite de menor preço. Dessa forma, o setor de compras faz negociações rápidas, com auditabilidade, transparência e tem mais chances de conseguir o menor preço. Com leilões reversos, muitas companhias conseguem economizar até 35% do valor inicial do produto. Mas, lembre-se: o preço não deve ser o único diferencial quando a aquisição for de produtos e serviços ligados ao seu core business. Nesses casos, qualidade, suporte do parceiro e atendimento têm mais peso e devem ser combinados para definir o melhor fornecedor.

 

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