{"id":506,"date":"2017-06-20T12:04:53","date_gmt":"2017-06-20T15:04:53","guid":{"rendered":"https:\/\/blogqa.mercadoe.com\/?p=506"},"modified":"2023-10-30T15:31:49","modified_gmt":"2023-10-30T18:31:49","slug":"processos-de-compras","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.me.com.br\/es\/processos-de-compras\/","title":{"rendered":"Processos de compras: \u00e9 preciso automatizar para evitar falhas"},"content":{"rendered":"
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Freepik<\/em><\/figcaption><\/figure>\n

Gestores precisam ter em mente a import\u00e2ncia de manter a maior parte da carga operacional automatizada dos processos de compras.<\/p>\n

J\u00e1 ouvi in\u00fameras as vezes que n\u00e3o h\u00e1 espa\u00e7o para a tecnologia dentro dos processos de compras das empresas. Isso porque os setores est\u00e3o habituados a operar da mesma forma de sempre e a ideia de mudan\u00e7a gera temor.<\/p>\n

Para se ter uma ideia, aproximadamente 60% das atividades dessas \u00e1reas s\u00e3o controladas por planilhas ou \u2014 in\u00fameras \u2014 trocas de e-mails entre a companhia e seus fornecedores.<\/p>\n

Voc\u00ea consegue imaginar? De um lado, muitos processos, auditorias e regras para uma corpora\u00e7\u00e3o manter seu core business. Em compensa\u00e7\u00e3o, do outro lado, as a\u00e7\u00f5es do setor de compras e suprimentos ainda circulam em documentos \u201csoltos\u201d nos equipamentos dos colaboradores.<\/p>\n

O fato de manter informa\u00e7\u00f5es em hardware me lembra de uma ocasi\u00e3o em que o diretor de uma grande companhia demitiu um de seus funcion\u00e1rios. At\u00e9 a\u00ed, acontece. Mas, o que surpreende nessa hist\u00f3ria \u00e9 que, junto com o colaborador, foram embora tr\u00eas anos de processos de compras.<\/p>\n

Todo o hist\u00f3rico de negocia\u00e7\u00f5es, cota\u00e7\u00f5es, requisi\u00e7\u00f5es e, inclusive, contatos, do setor de suprimentos daquela empresa simplesmente deixaram de existir. Pensando de forma racional, hoje \u00e9 poss\u00edvel recuperar todos os dados.<\/p>\n

Por\u00e9m, da mesma forma que as informa\u00e7\u00f5es foram apagadas propositalmente, o problema \u00e9 atestar a veracidade das informa\u00e7\u00f5es recuperadas. E se foram feitas mudan\u00e7as nos mapas comparativos, nas cota\u00e7\u00f5es ou prazos de entrega? Ser\u00e1 que \u00e9 realmente poss\u00edvel confiar nos dados recuperados?<\/p>\n

Empresas grandes, e n\u00e3o t\u00e3o grandes, buscam agilidade em processos de compras, redu\u00e7\u00e3o de custos, colabora\u00e7\u00e3o<\/a> com seus fornecedores e governan\u00e7a<\/a>. No entanto, muitas vezes deixam de lado quest\u00f5es estruturais importantes como jamais deixar uma base de dados no computador de um funcion\u00e1rio que, muitas vezes, n\u00e3o oferece aten\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria para algo t\u00e3o importante.<\/p>\n

Ao pensar na elabora\u00e7\u00e3o de contratos ou cat\u00e1logos, os compradores buscam redu\u00e7\u00e3o de custos por meio de longas negocia\u00e7\u00f5es, aquisi\u00e7\u00f5es com quantidades e prazos definidos.<\/p>\n

Por\u00e9m, se o acordo n\u00e3o se torna realidade internamente e, pelos mais diversos motivos, as informa\u00e7\u00f5es sobre os pedidos n\u00e3o forem atualizadas, elas continuar\u00e3o sendo enviadas para os fornecedores com valores antigos.<\/p>\n

Imagine agora uma grande negocia\u00e7\u00e3o com a operadora de celular da sua empresa e, apenas dois meses mais tarde, voc\u00ea percebe que o valor cobrado ainda \u00e9 o antigo.<\/p>\n

Na hora em que vai verificar, descobre que o comprador esqueceu de atualizar os dados do contrato no sistema. Essa \u00e9 mais uma prova de que qualquer processo manual \u00e9 pass\u00edvel de erro humano.<\/p>\n

Muitas organiza\u00e7\u00f5es perdem montantes enormes simplesmente por se dedicarem as negocia\u00e7\u00f5es e esquecerem de atualizar o sistema com o que foi acordado. Isso sem mencionar o problema de governan\u00e7a.<\/p>\n

\u00c9 preciso gerir os processos de compras pois, com essas informa\u00e7\u00f5es armazenadas, voc\u00ea conseguir\u00e1 ter mais poder de negocia\u00e7\u00e3o. Lembrando que todas essas dores s\u00e3o reais. E de empresas reais.<\/p>\n

No fim das contas, precisamos ter em mente a import\u00e2ncia de manter a maior parte da carga operacional automatizada. Tamb\u00e9m \u00e9 fundamental evitar, ao m\u00e1ximo, erros humanos ou inconsist\u00eancia de dados. Para ajudar nesse sentido, existem diversas solu\u00e7\u00f5es no mercado.<\/p>\n

Uma delas \u00e9 a utiliza\u00e7\u00e3o de uma plataforma de e-procurement<\/a>. Ela permite realizar cota\u00e7\u00f5es e negocia\u00e7\u00f5es de forma 100% eletr\u00f4nica e, depois de fechados os acordos, os dados s\u00e3o transformados em itens de cat\u00e1logos internos \u2013 o que faz com que todas as requisi\u00e7\u00f5es do produto em quest\u00e3o sejam feitas e aprovadas de forma automatizada.<\/p>\n

J\u00e1 para a cria\u00e7\u00e3o de uma minuta contratual, o comprador pode encaminhar o documento por meio da solu\u00e7\u00e3o de CLM (Contract Lifecycle Management).<\/p>\n

Neste caso, todas as modifica\u00e7\u00f5es de cl\u00e1usulas s\u00e3o controladas e aprovadas at\u00e9 o momento da assinatura digital. Esse procedimento confere ainda mais agilidade e controle aos processos de compras, pois todas as altera\u00e7\u00f5es e vers\u00f5es dos contratos, assim como outros documentos, ficam centralizadas em um mesmo ambiente.<\/p>\n

O uso de uma ferramenta como essa torna mais f\u00e1cil, inclusive, buscar informa\u00e7\u00f5es para gest\u00e3o de contratos de um jeito eficiente.<\/p>\n

Automatizar os processos de compra permite tamb\u00e9m que a empresa mantenha todas as informa\u00e7\u00f5es sob controle. E o melhor: de acordo com suas regras.<\/p>\n

Al\u00e9m de mais agilidade e colabora\u00e7\u00e3o entre o setor de compras e suprimentos com seus fornecedores, iniciativas como essa trazem mais resultado nos ganhos de custos de aquisi\u00e7\u00f5es. Que tal pensarem tudo isso e reestruturar o setor da sua empresa?<\/p>\n

*Paulo Rosanova, diretor de Canais do Mercado Eletr\u00f4nico.<\/p>\n

Link: Computerword<\/a><\/p>\n

Link: Administradores<\/a>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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