RFx: descubre el potencial del Request For X para tu departamento de compras

Prácticamente todos los procesos estratégicos de compras cuentan con un paso de licitación competitiva. Los compradores tienen una variedad de opciones de solicitudes y es importante alinear el método apropiado con la situación de compras. Cuando se trata de una transacción compleja, generalmente se necesita implementar el método RFx.

El RFx se refiere a varios tipos de solicitudes. Por ejemplo, una RFP es una solicitud de propuesta, un RFQ es una solicitud de cotización y un RFI es una solicitud de información.

Estos acrónimos envuelven procesos importantes que deben llevar a cabo las empresas para obtener información de los requerimientos que necesitan y mejorar las relaciones con los proveedores. Su puesta en práctica eficientemente se traduce en compras más acertadas y exitosas.

En este artículo te hablaremos sobre el RFx, para qué sirve, cómo funciona y cuáles son las ventajas que implica adoptar estos procedimientos en tu departamento de compras. Además, te contaremos de la solución tecnológica de Source RFx que tiene Mercado Eletrônico para ti.

Que es RFx

RFx es un término que hace referencia o se utiliza para describir varios tipos de solicitudes a proveedores. La elección de las solicitudes adecuadas para tu negocio depende de tu objetivo final.

El proceso de RFx te permite colaborar a mayor escala, ya que todos los miembros involucrados de un proyecto, como los proveedores, las partes interesadas y el equipo de trabajo, pueden compartir información, realizar encuestas, hacer preguntas y comentarios.

Términos asociados al RFx

Los tipos de solicitudes generalmente suelen ser para tres procesos específicos: información (RFI), propuestas (RFP) y cotizaciones (RFQ), aunque existen muchas otras. Los departamentos de compras suelen utilizar el RFx como término general para el proceso de “Solicitud de”, pero en realidad son acciones muy diferentes.

A continuación te las explicamos:

Importancia del RFx — Imagen de StartupStockPhotos en Pixabay

RFI (Request for Information)

Si quieres tener un conocimiento general de los servicios o productos puedes enviar una Solicitud de información (RFI). La mayoría de las empresas lo emplean como el primer paso en su estrategia de RFx para evaluar las capacidades de sus proveedores.

Es una herramienta útil para involucrar a nuevos proveedores en un proyecto, evaluar el mercado para encontrar los ideales, crear una lista corta de proveedores para su cartera o para la siguiente fase en tu estrategia.

RFP (Request for Proposal)

Se envía una Solicitud de propuesta (RFP) a proveedores (posiblemente la lista ya está más reducida) solicitando una solución para problemas específicos, esto les permite ofertar por sus servicios o productos. Con esta solicitud también puedes evaluar las habilidades del proveedor.

Se utiliza para obtener precios, así como descripciones detalladas de servicios, metodologías, gestión de programas, costos y otro apoyo proporcionado por el proveedor. Generalmente se emplean para las compras de mayor volumen, más complejas y técnicas donde la selección se basa en factores más allá del precio o el costo.

RFQ (Request for Quotation)

Al administrar productos o servicios estandarizados, una solicitud de cotización (RFQ) es el enfoque más simple. Una vez que sepas exactamente lo que necesitas de tus proveedores, le proporcionarán una lista detallada o una descripción de todos los artículos o servicios.

El objetivo de este paso es recibir ofertas competitivas. Al lanzar tu solicitud y dar a todos los proveedores el mismo plazo para presentar sus propuestas, les demostrarás que eres un cliente justo.

RFS (Request for Solution)

Este término significa Solicitud de solución (RFS). Es un proceso colaborativo en el que la empresa tiene un diálogo con los potenciales proveedores para determinar la mejor solución y satisfacer las necesidades del comprador.

El comprador da una instrucción limitada sobre cuál puede ser la solución y, en cambio, solicita a los proveedores involucrados que diseñen su mejor solución para cumplir con los requisitos comerciales.

Para qué sirve el RFx

Muchos consideran que el proceso de RFx es el paso más importante de una iniciativa de abastecimiento estratégico, ya que es la fase en la que se intercambia información crucial entre compradores y proveedores. Es decir, cuando empieza el diálogo con otras partes externas.

El RFx es el acrónimo de Request for x o Solicitud de x. La X puede hacer referencia a información, propuesta o cotización, entre otras.

En esta etapa de la iniciativa de abastecimiento, los compradores utilizan la investigación recopilada en fases anteriores y la lista de proveedores, que se ha reducido de largo a corto en la fase anterior, para comenzar a solicitar propuestas y precios de proveedores.

En pocas palabras el RFx es un proceso que te permite obtener la información necesaria para poder tomar una decisión acertada sobre el proveedor y el producto o servicio que necesitas.

Consejos para un RFx eficiente — Photo by Rolled Alloys Specialty Metal Supply from Pexels

Cómo funciona el RFX

El proceso de RFx se realiza de empresa a empresa (B2B) durante el proceso de negociación y ayuda a gestionar las expectativas antes de la compra o adquisición.

Cada solicitud requiere documentación estandarizada y se envía directamente a la empresa. Estas, pueden optar por tener equipos completos dedicados a resolver las solicitudes de RFx, mientras que otras pueden tener un proceso que abarca varios canales.

El proceso de RFx se lleva a cabo entre empresas (compradoras y proveedores) durante la fase de negociación y ayuda a gestionar las expectativas antes de la compra o adquisición.

Durante el proceso de RFx, algunas solicitudes, como la RFI, pueden incluir situaciones hipotéticas para comprender mejor la compatibilidad o la ética de la resolución de problemas.

Estas solicitudes pueden ser muy útiles durante el proceso de venta o antes de cambiar de otro producto o proveedor de servicios.

Quienes pueden usar un software de RFx

Los procesos RFx están concebidos sobre todo para quienes hacen compras estratégicas. Para aquellas empresas que requieren de productos bien específicos y con detalles establecidos.

Cualquiera que esté involucrado en proporcionar los materiales para una solicitud de propuestas, información o cotización sabe que su producción es muy difícil y requiere mucho tiempo.

Cuando se participa en una RFx, existen numerosos procesos que involucran a un equipo multidisciplinario que toman mucho tiempo para completarse. Todo esto necesita ser agilizado y realizarse eficientemente.

Es por ello que las empresas que requieran de estos productos son los candidatos principales en usar este tipo de software para gestionar hábilmente y maximizar sus relaciones con los proveedores.

RFx software: ¿cómo ayuda a tu departamento de compras?

A continuación te mencionamos algunos de los aspectos en que un ERP de RFx puede ayudar a tu empresa:

Reduce costos

Cuando se implementa un ERP de RFx en tu empresa, ahorras dinero al digitalizar todo tu proceso de adquisición electrónica. Los errores que ocurren al completar formularios manualmente se eliminan. Esto significa que puedes evitar confusiones costosas que necesitan una investigación, resolución y reelaboración de disputas para ser corregidos.

Ciclos económicos más rápidos

El ERP de SOURCING que maneja las operaciones de RFx permite que las transacciones se completen más rápido que los procesos manuales. Además, aumenta el volumen de transacciones completadas casi en tiempo real.

Mejor productividad

Para tener un proceso de adquisición exitoso, debes operar con la máxima eficiencia y productividad. El ERP de RFx reduce la cantidad de tiempo necesario para completar tareas comerciales como pedidos, facturación, aprobaciones y pagos.

Ventajas del RFx eficiente — Imagen de Hans Braxmeier en Pixabay

Conoce el RFx de Mercado Eletrônico

Mercado Eletrônico es una empresa líder en proveer soluciones tecnológicas para mejorar tus procesos en el departamento de compras. Es especialista en el comercio B2B y tiene como objetivo crear comunidades de compradores y vendedores gracias a sus herramientas innovadoras.

El módulo de Source RFx de Mercado Eletrônico puede ofrecerte múltiples funcionalidades para que lleves tus procesos de solicitudes.

El módulo Source RFx forma parte del sistema ERP que ofrecemos. Con ella puedes gestionar eficazmente tus procesos de compras que requieren de una alta interacción con tus proveedores.

Te permite tomar decisiones más acertadas y lograr una mayor colaboración con todas las partes involucradas. Todo esto se lleva a cabo en un entorno seguro y confiable tanto para la empresa como para los proveedores.

Características del RFx de Mercado Eletrônico

A continuación te presentamos todo lo que puedes hacer con nuestra herramienta de Source RFx.

En las fases de RFI y RFP, puedes elaborar cuestionarios específicos para recopilar información de tus proveedores potenciales.
Te permite refinar y alinear el alcance de lo que se negociará y así hacer una primera evaluación ponderada para cada criterio definido.
De acuerdo a las respuestas obtenidas, las puntuaciones de cada proveedor se calculan automáticamente y el comprador puede comparar fácilmente los primeros pasos de negociación de cada proveedor.
En la fase de RFQ, la empresa abre e iguala las propuestas comerciales de los proveedores, define su objetivo y gestiona los ahorros.
Toda la comunicación entre comprador y proveedor es facilitada y registrada por la plataforma, creando un historial al que se puede acceder cuando sea necesario.
Crea automáticamente un cronograma para cada proceso, de acuerdo con la planificación realizada en el módulo plan, esto le permite ver el progreso de las actividades con plazos planificados y ejecutados.
Este cronograma muestra el historial de actividades en cada fase del proceso de compra, además de consultar la imagen exacta del documento en una determinada fase histórica.
Puedes estructurar las aprobaciones del proceso de compra de forma flexible, con tantos niveles como sea necesario y utilizando campos como valor, categoría, empresa o cualquier otra información del proceso.
Visualiza las aprobaciones ya realizadas, el tiempo promedio de aprobación por fase/ aprobado y aprobaciones futuras. Cada notificación o interacción se registra en el historial de aprobaciones.
Puedes monitorear el historial de negociaciones, así como el análisis de gastos de la categoría negociada, promoviendo el benchmarking, la interacción entre los compradores y el acceso facilitado a proveedores que ya tienen participación en negociaciones de la misma naturaleza.
Fácil acceso a herramientas para ayudar a tu empresa en la toma de decisiones: historial de negociación, listado de proveedores que participaron del proceso con su adecuado desempeño en cada una de las fases, entre otras.

Beneficios del ERP de RFx de Mercado Eletrônico para empresas

Estos son algunos de los beneficios que te genera emplear la solución de RFX de Mercado Eletrônico.

Mejora de los procesos de trabajo y mayor agilidad. Gracias a las funcionalidades innovadoras y herramientas que te brinda la tecnología, el usuario puede ejecutar diversas actividades estratégicas.
Panorama innovador. Al poder realizar tareas con mayor facilidad, cómo acceder a nuevas empresas y realizar evaluaciones de desempeño, aunada a la inteligencia artificial, la empresa compradora puede ingresar a un ambiente más alineado con las exigencias actuales.
Reduce riesgos de contratación. Por medio de las evaluaciones y desempeños que puedes realizar, reduce los riesgos de suministros.
Mayor seguridad y confianza. Gracias a las actualizaciones continuas y el historial de transacciones puedes emplearlo para futuras auditorías y rastrear todo lo que sucede en la plataforma.
Mejor toma de decisiones y ahorro. Puedes obtener más ganancias en las subastas y hacer compras más estratégicas.
Mayor control. Al tener una visión clara de los gastos, contratos actuales, pasados y gestión de los futuros, crea un impacto positivo en la satisfacción del cliente.
Mayor y mejor cumplimiento. La plataforma facilita el seguimiento y control de los procesos. Esto hace que el cumplimiento de los estándares y comportamiento para prevenir el fraude en el área de adquisiciones sea un propósito común.
Respuestas rápidas. El fácil apego al proveedor y respuestas inmediatas, ayuda a elegir al indicado, además de minimizar los errores y los costos operativos.
Único ambiente en común. En general, todos los procesos y actividades comerciales se realizan en un solo espacio digital. Esto permite estandarizar los procesos, realizar cotizaciones y administrar todo en un solo lugar. Aunque puede ser controlado por diferentes usuarios de una misma organización.
Ambiente sostenible. Al controlar los gastos indirectos podrás garantizar los cumplimientos y hacer seguimiento de los rendimientos. Además, la combinación de los recursos humanos y la tecnología es fundamental para controlar el ciclo de compras.

Conoce la herramienta RFx de Mercado Eletrônico — https://www.me.com.br/

Conclusión

La automatización de RFx reduce los procesos manuales necesarios para emitir y responder a cualquier tipo de solicitud que necesites. Es decir, agiliza la forma en que son creadas cada una de ellas.

Contar con una eficiente estrategia de RFx apoyado con un sólido software para su gestión te puede generar múltiples beneficios, entre los que destacan una mejor búsqueda de información para los productos que requieres y una relación más estrecha con los proveedores.

La solución Source RFx de Mercado Eletrônico puede tomar el control de todas estas actividades, utilizarlas y realizarlas de forma eficiente. Con ellas tendrás un flujo de trabajo sofisticado, una herramienta para estandarizar el sistema de compras y un almacén para alojar información. ¡Contáctanos!