evolucao_gestao_de_compras

El debate sobre la globalización llegó para quedarse, y, como todo en la vida, tiene sus defensores y sus críticos. Existir dentro en un mercado amplio y competitivo tiene sus ventajas. Pero, sobre todo, es importante tener los medios necesarios para sobrevivir y, en este vasto y libre mercado, seleccionar y analizar correctamente con quién nos relacionamos. Igual que en las amistades. Si somos personas íntegras, correctas y buenas, es normal buscar personas similares a nosotros para que formen parte de nuestras vidas, de lo contrario (y con fines ilustrativos) como dijo Johann Goethe: “Dime con quién te juntas y te diré quién eres”.

Imaginemos que asume, por ejemplo, el puesto de comprador en un hotel y que cuando se cruza en el corredor con el responsable del área de diseño de interiores, quien solicita comprar urgentemente piso laminado blanco para una nueva finca que fue adquirida por el grupo hotelero. Dejando de lado los detalles, lo primero que hará como comprador es revisar con el solicitante las especificaciones de la solicitud (tipo de material, m2, fecha de entrega, presupuesto …). Digamos que el solicitante, en el apuro, dice que enviará los detalles por correo electrónico, pero dejará todo el proceso de compra en sus manos, después de todo, es su especialidad.

¡Pánico! Recibió una orden de compra verbalmente y eventualmente recibirá las especificaciones incompletas por correo electrónico, además de exigir el mejor precio en un corto período de tiempo, porque la construcción se detuvo. Mientras tanto, han aparecido tanto en el camino como en su correo algunas solicitudes nuevas. Esta es la situación que muchos compradores / negociadores se encuentran diariamente. Y es aquí donde entra lo que realmente quiero transmitir.

Después de décadas y décadas de ventas, negociaciones y compras, se han reinventado (no digo nada nuevo) y, a pesar de la resistencia, la tecnología ha llegado para quedarse y es una ayuda esencial para muchos profesionales, pero no un sustituto. En octubre de 2016, cada vez que estaba en un congreso o un evento del sector de adquisiciones, alguien me escuchaba decir que los compradores habían ganado importancia dentro de las empresas y que los diversos departamentos habían comenzado a comprender que su papel tiene relevancia en la estrategia. Hoy en día afirmo que finalmente el área de adquisiciones ha ganado la merecida prominencia y ya tiene un gran papel en el contexto económico y financiero de las organizaciones.

Para que las funciones de comprador y negociador continúen contribuyendo a la reducción de costos y al aumento de la eficiencia en los procesos de las empresas, se debe estimular la automatización de todo el proceso de compra, fomentando la innovación que, a su vez, permitirá gradualmente y crecimiento cualitativo en la planificación estratégica. En compras, 1 euro de ahorro es 1 euro de ingreso.

En el escenario anterior, así como en cualquier otra compañía del mismo sector, el comprador maneja la situación de la manera más fluida posible, haciendo uso de las herramientas disponibles en la plataforma electrónica:

Benchmarking

Una evaluación comparativa permite que el punto de partida sea la historia de las negociaciones que ya se han concluido. De este modo, se puede analizar rápidamente el tiempo promedio de negociación, la evaluación del proveedor a partir de la relación con la empresa, los precios de mercado… La evaluación comparativa también servirá para mejorar las negociaciones, ya que permitirá la visualización de procesos en curso con un proveedor específico y pedidos agregados, aumentando los ingresos.

Proveedores

El acceso inmediato a una lista de proveedores registrados y calificados, que estaría bien para abastecer a su empresa (respetando las reglas de negociación), permite respetar de las normas de cumplimiento, cada día más valoradas en el escenario actual de las relaciones comerciales.

Transparencia y Auditabilidad

Con una plataforma electrónica, toda la información está disponible y se transmite por igual a todos los participantes, pudiendo seguir en cualquier momento los procesos. Todos los documentos guardados pueden ser objeto de registro y auditabilidad, lo que no solo ayuda a la imagen de la empresa en el mercado, sino que también ayuda a cumplir con los objetivos de la organización, elevando los estándares éticos (cumpliendo).

Decisión de apoyo

En función de todos los documentos e información que se han intercambiado, compartido y almacenado, es posible elegir el proveedor más adecuado (según las especificaciones técnicas, el tiempo de entrega, la cantidad disponible y comparando con el mejor precio del mercado).

Visibilidad del sector

El área de adquisiciones y el negociador ganan más visibilidad porque es posible medir el ahorro obtenido por el negociador, el dinero acumulado del sector, la duración de los procesos, la eficiencia global del proceso versus el objetivo, la mejor 1er oferta, la calidad de la compra…

Por lo tanto, el proceso en la contratación electrónica se realiza en ciclos más ágiles, transparentes, manteniendo el cumplimiento, permitiendo que toda la información del proceso sea organizada y auditada.

Al automatizar los procesos de compra, es posible medir, analizar y tratar la información de forma más transparente, auditable, además de unir y fomentar en todos los involucrados el cumplimiento de las normas, mejorando la visión y la eficiencia de los procesos realizados. En este sentido, el proceso gana más agilidad en todas sus etapas, reduciendo el ciclo de Adquisiciones y permitiendo el enfoque y la reducción de los costos administrativos (que están digitalizados y estandarizados), descartados antes en el tratamiento de la recepción y validación de facturas manualmente. De este modo, los compradores / negociadores redirigen su enfoque a la negociación estratégica y también a la negociación de mejores contratos, aumentando los ingresos al traer más compras de contratos, investigando mejores precios, descuentos por volumen… y sin tareas administrativas.

Para vender más y comprar mejor, la tecnología no es suficiente, por supuesto. Es necesario tener una combinación de personas, procesos definidos y la tecnología especializada adecuada, para generar agilidad en los procesos, más gestión y colaboración entre todos.