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Muchas empresas deben procesar grandes volúmenes de contratos, trámites legales y aun así alcanzar la máxima eficiencia, pero realizar estos procesos de manera tradicional puede resultar difícil. El software de Contract Lifecycle Management (CLM) es la solución ideal para reducir los riesgos, mejorar la productividad y maximizar el valor de los contratos.
Al tomar decisiones que afectarán el curso de un negocio, los gerentes deben tener una visión general de toda la gestión administrativa de los contratos. Equilibrar con éxito estas preocupaciones es vital para determinar si una empresa funciona de manera eficiente o no.
En este artículo te hablaremos sobre Contract Lifecycle Management (CLM) y todo lo que puedes lograr gestionando los procesos de tus contratos. Su importancia, beneficios y las ventajas que tiene para brindarle a tu empresa.
¿Qué es Contract Lifecycle Management (CLM) y cuál es su importancia?
Contract Lifecycle o ciclo de vida del contrato es el proceso evolutivo bajo el cual se redacta, revisa, firma y ejecuta un contrato. Es un modelo a través del cual se comprende y se desglosa el complicado viaje de un contrato.
Generalmente consta de ocho pasos:
- Solicitud.
- Creación o redacción.
- Negociación.
- Aprobación.
- Firma.
- Obligación.
- Cumplimiento.
- Renovación.
Ahora bien, Contract Lifecycle Management (CLM) se refiere a la óptima gestión de los contratos para maximizar el rendimiento empresarial y minimizar el riesgo durante todo su ciclo de vida.
Esto incluye monitorear su desempeño, cumplimiento y otros factores importantes que determinan qué tan exitoso es un contrato. El CLM generalmente se implementa mediante el uso de sistemas de gestión automatizados.
Contract Lifecycle Management (CLM) es una solución y procesos para gestionar los ciclos de vida de los contratos y acuerdos que afectan a una organización.
Las herramientas tradicionales para manejar estos procesos pueden requerir de mucho tiempo y, además, tener consecuencias legales y perjudiciales debido a la falta de cumplimiento de los términos y condiciones contractuales vinculantes.
La amplia y fácil interacción de esta solución brinda acceso a los usuarios, sin importar en qué etapa del ciclo del contrato se encuentre. De esta forma podrás revisarlo las veces que sean necesario sin ningún tipo de problemas
Contract Lifecycle Management (CLM), un Software Orientado a Mejorar la Eficiencia del Departamento de Compras
No es ningún secreto que Contract Lifecycle Management (CLM) juega un papel vital en cualquier organización. El CLM ayuda a las empresas a minimizar los riesgos de los contratos, garantizar el cumplimiento de las regulaciones, auditar los contratos y mantenerse organizados de principio a fin.
La gestión eficaz del ciclo de vida de los contratos se traduce en ahorro de tiempo y costos para cualquier organización.
En estos días, hay todo tipo de opciones de software disponibles para esta gestión. Adoptar un enfoque eficiente y digital es clave para el éxito de la modernización en la gestión de contratos en el equipo del departamento de compras.
Soluciones y Aplicaciones del Software de Contract Lifecycle Management (CLM)
Los departamentos de compras pueden aprovechar el software CLM automatizado, fácil de usar y altamente customizable que optimiza los contratos con:
- Recordatorios automatizados y alertas de calendario para una gestión eficaz de renovaciones y obligaciones.
- Un repositorio seguro basado en la nube con seguimiento de versiones para garantizar que los equipos puedan buscar y acceder fácilmente a los acuerdos.
- Pistas de auditoría para rastrear los estados de renovación y cada cambio realizado a lo largo de la vida del contrato.
- Flujos de trabajo inteligentes para automatizar tareas y facilitar negociaciones rápidas, revisiones, aprobaciones y firma.
- Análisis de contratos que brindan información sobre su valor y riesgo.
- Firmas electrónicas para hacer el procedimiento más rápido y seguro.
- Perfecta integración con sistemas de contabilidad, CRM y otras aplicaciones de misión crítica.
Qué Beneficios Tiene y Cómo Ayuda un CLM al Departamento de Compras
Estos son algunos beneficios que brindan el CLM al departamento de compras:
- Mejora las solicitudes de contrato
El software de CLM automatiza la gestión de solicitudes de contratos, lo que lo convierte en un proceso intuitivo, preciso, simple y eficiente.
- Maximiza la creación de contratos
Implementar una plataforma CLM garantiza que se lleven a cabo todos los pasos del ciclo de vida del contrato y que los involucrados tengan una visión de 360 grados, y no solo su parte del proceso. Esto reducirá los costos, aumentará los ingresos, mejorará el cumplimiento y le dará más certeza sobre el proceso de contratación general y los riesgos que puede enfrentar tu negocio.
- Optimiza las negociaciones contractuales
Los sistemas confiables de CLM simplifican las negociaciones de contratos con:
-
- El proceso de redacción que presenta la fusión de cláusulas de una biblioteca y sus propiedades.
- Colaboración y control de documentos organizados y optimizados.
- Automatización inteligente del flujo de trabajo para estar al tanto de las tareas, las fechas clave y los hitos.
- Aprobaciones y colaboración de negociación en línea.
- Un proceso de firma optimizado y fácil de usar.
- Acelera las aprobaciones de los contratos
El proceso de aprobación puede resultar molesto porque las cadenas de mando suelen ser intrincadas y variadas entre las partes. El software CLM ofrece claridad de autoridad de aprobación con enrutamiento automatizado.
- Facilita el proceso de firmado
Un sistema de software de firma electrónica y colaboración de documentos configurable, optimizado y fácil de usar ayuda a mantener en movimiento los procesos de aprobación y firma, ya sea que las partes involucradas estén en la oficina o trabajando de forma remota.
- Gestiona fácilmente las obligaciones y el cumplimiento
La debida diligencia del cumplimiento de las obligaciones es vital para el ciclo de vida saludable de los contratos. Por lo tanto, la organización administrativa ayuda a los encargados a cumplir con sus requisitos contractuales y a prestar atención en aspectos más estratégicos de la gestión de contratos.
¿Cómo Funciona un Software de CLM o Gestión de Contratos?
Hay varios pasos en el proceso de Contract Lifecycle Management (CLM). Si bien algunos requieren más atención que otros, todos son parte importante del mismo. Al utilizar el software CLM, te aseguras de que cada una de estas etapas se realiza sin inconvenientes.
- Creación de plantillas
El primer paso del proceso es crear las plantillas para los contratos que utilizará tu empresa. Este es un proceso bastante estándar.
Con el software CLM puedes almacenar fácilmente plantillas dentro de la biblioteca de contratos de tu empresa. Esto permite a los usuarios encontrarlos y acceder a ellos fácilmente sin perder tiempo. Puedes configurarlo para que usuarios específicos puedan editarlas y moverlas para garantizar su seguridad.
- Creación de contrato
Es el acto de tomar una plantilla y modificarla para crear el contrato propiamente dicho. Los flujos de trabajo automatizados del software CLM permiten que los campos de la plantilla se puedan completar automáticamente en función de determinadas condiciones. Esto hace que no tengas que ingresar una y otra vez la misma información y puedas ahorrar tiempo.
- Revisión del contrato
Sin el uso de un software específico, los contratos pueden perderse y retrasar su revisión. Con un software CLM puedes configurar los flujos de trabajo y notificar, de manera automática, a las personas encargadas cuando sea necesario revisar un contrato.
- Aprobación del contrato
Una parte importante de la aprobación de los contratos es que lleguen a las personas adecuadas y de manera rápida. Con el software CLM, también puedes crear flujos de trabajo automáticos que asignen contratos a la o las personas indicadas a lo largo del proceso, para que puedan aprobarlos.
- Ejecución de contrato
El mundo está en constante movimiento y debes hacer todo lo posible para seguir el ritmo. La ejecución del contrato debe ser rápida y móvil.
Al utilizar el software CLM puedes configurar flujos de trabajo que faciliten su proceso. La integración de firma electrónica hace que los contratos no tengan que imprimirse y/o enviarse por fax. Puedes hacerlo por correo electrónico, firmar y devolver a tu empresa en cuestión de minutos.
- Revisión del contrato
El CLM no termina cuando ambas partes firman el contrato. Se necesita revisar y gestionar su ejecución. Esto incluye verificar el desempeño, evaluarlo en comparación con las expectativas y revisar los gastos, entre otros.
La gestión de contratos ofrece la oportunidad de reducir los procesos que ralentizan los negocios. Agiliza y promueve la eficiencia en tu empresa con esta solución empresarial.
El software CLM facilita la verificación del progreso de un contrato. Recopila automáticamente todos los datos relevantes y los compila en informes que te permitirán visualizar su desempeño.
- Expiración del contrato
Es sumamente importante saber cuándo vence un contrato, principalmente para saber si deseas renovarlo. En este punto, es fundamental decidir con anticipación, ya que algunos contratos vienen con cláusulas de renovación automática incorporadas que pueden costarle dinero a tu empresa.
El software CLM enviará notificaciones a las personas involucradas cuando un contrato esté a punto de expirar. De esta manera, puedes saber exactamente cuándo revisar los contratos para que siempre estés informado.
Ventajas de Contract Lifecycle Management para la Empresa
- Mantiene el cumplimiento: El software de Contract Lifecycle Management (CLM) puede ayudarte a mantener el cumplimiento del contrato para que evites pagar tarifas gubernamentales o litigios.
- Ahorro dinero: Contract Lifecycle Management (CLM) puede ayudarte a ahorrar dinero y a encontrar formas de reducir los costos.
- Elimina el error humano: el error humano es uno de los mayores obstáculos para una gestión de contratos eficaz. El software CLM te permite deshacerte de esto al automatizar muchos de los procesos más comunes.
- Ahorra tiempo: el software CLM te ayuda ahorrar tiempo facilitando el proceso de búsqueda de contratos. La mayoría de los software ofrecen una función de búsqueda incorporada que puede reducir el tiempo dedicado a conseguir contratos específicos.
- Reduce las demoras: cuanto más errores ingresan al proceso de gestión de contratos, más se demora. Al ayudarte a eliminar cualquier tipo de error, puedes evitar que un proyecto se retrase y lo puedas implementar mucho antes.
Conclusiones
Si bien puedes realizar la gestión del ciclo de vida del contrato manualmente, este puede ser un proceso largo y que, en última instancia, podrías terminar perdiendo demasiado tiempo y beneficios para tu empresa.
Las organizaciones deben contar con la ayuda de un software de Contract Lifecycle Management (CLM) de vanguardia para hacer que el proceso de negociación sea fluido, fácil y centralizado, reduciendo los cuellos de botella, retrasos y promoviendo la rendición de cuentas.
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Con nuestra solución de Contract Lifecycle Management (CLM) puedes administrar contratos de manera más eficiente, mitigar riesgos, supervisar el cumplimiento, redactar documentos rápidamente, rastrear costos y recibir notificaciones, entre muchas otras opciones.
Ponte en contacto con nosotros y comienza desde ya a agilizar el ciclo de vida de tus contratos gracias a esta solución tecnológica. Ofréceles el mejor servicio a tus clientes y destácate de tu competencia.
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