Lead time em compras tem impacto direto nos gastos de uma empresa

No puede perder de vista el tiempo de entrega de compras al monitorear sus operaciones. En un mercado competitivo, cada detalle marca la diferencia. Y para mantener satisfecha la sostenibilidad económica de una empresa y sus clientes, las empresas están presionadas para mantener costos bajos y realizar entregas rápidas. Después de todo, los consumidores son cada vez más sensibles al tiempo.

Mientras tanto, para equilibrar los gastos, las empresas deben encontrar formas de administrar su inventario correctamente, ya que los materiales faltantes afectarán la producción y pueden generar demoras, lo que no es satisfactorio para el flujo de la cadena de suministro.

Un stock con un exceso de artículos es una señal terrible para las empresas: después de todo, los productos inactivos afectan la facturación de la empresa, generan más costos de almacenamiento e incluso pueden causar pérdidas financieras. En este escenario, es fundamental que la empresa conozca el tiempo de entrega de las adquisiciones para obtener la mejor operación posible de su cadena de suministro.

Por lo tanto, si desea saber más sobre este indicador y su importancia para su negocio, lea la explicación que sigue y comprenda el porqué.

El concepto de Plazo de Entrega en adquisiciones

Este concepto se refiere al tiempo de suministro, es decir, el tiempo total que lleva entregar un producto al consumidor final, en todas las etapas de producción, desde el momento en que se ordena. El conocimiento de estos datos es vital para el éxito de un proyecto de fabricación. Con él, los gerentes pueden planificar mejor todos los procedimientos de adquisición de materiales y garantizar un flujo continuo de operaciones.

Plazo de entrega es un término traído de Ingeniería de Producción. De una manera muy simplificada, puede entenderse como el período transcurrido desde el pedido del consumidor hasta la entrega de un producto o servicio. Sin embargo, teniendo en cuenta esta definición básica, podemos explorar otros puntos y comprenderlos más profundamente.

Algunos ejecutivos pueden pensar que la solución para disminuir el tiempo de entrega, y por lo tanto ofrecer entregas más rápidas, es la táctica de mantener los inventarios en niveles altos. Sin embargo, además de ser una maniobra arriesgada, esta estrategia en realidad no resuelve el problema.

Plazo de Entrega

De hecho, los clientes pueden tener una percepción positiva sobre el tiempo de entrega, pero el plazo de entrega de la empresa no se reduce en absoluto a esta acción. Esto se debe a que para comprender mejor este concepto en el mundo real, debemos verlo como el tiempo que tarda un artículo en pasar por todos los pasos de producción dentro de la cadena de suministro. De esta manera, las existencias abarrotadas solo “enmascaran” el problema y crean una especie de cola de productos, aumentando el tiempo de cruce en lugar de disminuirlo.

Los pedidos de productos que no pueden cumplirse a partir del inventario y deben fabricarse o comprarse a un proveedor requieren un tiempo de entrega más largo, que debe planificarse bien para satisfacer adecuadamente las expectativas del consumidor.

En resumen, el plazo de entrega es el período de tiempo empleado por el sistema de producción para transformar los insumos en productos terminados, listos para la entrega.

Este proceso implica una serie de pasos cruciales en un negocio, como la gestión de compras, la gestión de proveedores y la gestión de la cadena de suministro. De cierta manera, es un indicador que también involucra la logística, ya que incluye el transporte de materias primas, líneas de ensamblaje y almacenamiento.

Por qué es importante en la gestión

La conciencia del plazo de entrega de una empresa insta a los gerentes a reflexionar mejor sobre cada paso que da un producto hasta su entrega al cliente. Por lo tanto, si esta tasa es desfavorable, se pueden concebir soluciones e implementar iniciativas para forzar la reducción de dicho período. Incluso es posible hacer esto identificando y eliminando errores, cuellos de botella y tiempos de espera durante toda la producción.

Desde el momento en que se descubre el tiempo de entrega de una empresa, sus ejecutivos pueden esforzarse por adoptar una metodología de cadena de suministro más ágil y productiva, a fin de disminuir el tiempo de suministro y el tiempo de entrega al cliente. Este compromiso se traducirá en una mayor satisfacción por parte de los consumidores, quienes se volverán leales a la marca.

El tiempo de entrega también apoya la planificación y organización de la gestión de la cadena de suministro.

Si el área de adquisición conoce exactamente este período, pueden usar estos datos para analizar la compra de los materiales necesarios y determinar el momento correcto para realizar una nueva compra, de modo que los insumos estén disponibles para su uso en el momento adecuado, sin causar falta o exceso en stock.

Es obvio que ignorar estos datos o calcular el tiempo de entrega de compras de manera incorrecta puede causar una producción desordenada.

Comprar productos con mucha anticipación no es efectivo: los materiales pueden llegar mucho antes de lo esperado y luego deben almacenarse en stock. Esto es extremadamente dañino si los artículos son perecederos o tóxicos, por ejemplo. Además, la acumulación de entradas puede interrumpir otros procesos.

Por esta razón, mientras más información, control y precisión en la gestión de la cadena de suministro y suministro, mejor será la definición del tiempo de entrega y la alineación del proceso. El flujo de operación se ejecutará más suavemente.

Factores que influyen en el plazo de entrega

Como hemos visto, el plazo de entrega involucra muchos procesos en una cadena de producción; por lo tanto, hay muchos factores que pueden afectar y cambiar el período que tarda un producto en terminarse y entregarse. Vea a continuación algunos factores que impactan este indicador:

  1. Proveedores

La gestión de proveedores es un punto crucial en cualquier cadena de suministro. Desde hace mucho tiempo, las empresas se han dado cuenta del valor estratégico de contar con una buena fuente de suministro.

Poder tener los mejores contactos de proveedores y una cartera variada es excelente para las empresas, ya que logran garantizar mejor rentabilidad en los pedidos, además de modos de pago más atractivos y tiempos de producción favorables.

Por lo tanto, un proveedor con problemas o sin la experiencia necesaria en los segmentos y los productos ofrecidos puede sufrir un impacto negativo en el tiempo de entrega.

Una función importante del área de adquisiciones es saber cómo elegir contactos y velar por que la relación con los proveedores clave sea beneficiosa, basada en la asociación.

En tiempos de pedidos urgentes, estos proveedores de servicios, con quienes su empresa mantiene una excelente relación, probablemente estarán disponibles para ayudar y aceptar dichos pedidos urgentes, como un soporte que puede restaurar su tiempo de entrega.

Si un proveedor no cumple con los plazos, lo mejor que puede hacer es cancelar los pedidos y buscar otro contrato.

  1. Ubicación geográfica del proveedor

Un proveedor que se encuentra en un sitio geográficamente desfavorable o muy lejos de la fábrica puede crear problemas en el plazo de entrega. Para entregar productos de manera oportuna, el ciclo debe considerar la logística del transporte.

No importa si ocurre por tierra, mar o aire, el transporte de productos siempre implica una serie de eventos y riesgos imprevistos. Por lo tanto, el tiempo de entrega debe calcularse también en función de esta variable.

Es mejor buscar proveedores ubicados en lugares que requieren la menor cantidad de transporte posible. Si el valor y la calidad de la entrada lo compensan, u vale la pena hacer negocios con un proveedor lejano; entonces la planificación de la producción debe ajustarse, teniendo en cuenta un tiempo de entrega más largo.

  1. Fecha de compra

Los gerentes de logística planifican el envío de mercancías que se transportarán todos los días, teniendo en cuenta una serie de variables como el destino, el volumen y la naturaleza del producto, entre otras.

Por lo tanto, realizar un seguimiento de las fechas en que se realizan los pedidos es esencial para un cálculo correcto del tiempo de entrega. Dependiendo del día de una compra determinada, es posible que deba esperar un tiempo para ser enviado al destino.

  1. Impuestos

Hacienda es la agencia gubernamental a cargo de la oficina de impuestos y la inspección de carga, y sus acciones son, por desgracia, impredecibles. Es decir, no hay forma de predecir si los inspectores realizarán un análisis más detallado de ciertos productos, retrasando todo el proceso y su llegada al destino final. Por lo tanto, es necesario considerar esta posibilidad al determinar el tiempo de entrega.

El cálculo correcto de los plazos

Saber cómo calcular adecuadamente el tiempo de entrega es una práctica que aporta muchos beneficios a las operaciones de la empresa y al servicio al cliente. Esta conciencia es muy oportuna para la planificación estratégica de la empresa. Vea cómo determinar estos plazos:

  1. Haga una lista de todos los productos pedidos

Cree una lista que contenga todas las materias primas compradas para fabricar cada artículo que se venderá. Esta tabla también debe incluir servicios de reparación o instalación si se requieren estos procedimientos para terminar el producto.

  1. Conozca el período de adquisición requerido para cada artículo

En la misma tabla, organice el tiempo requerido para la llegada de cada material. Un pedido puede tardar unos 5 o más días en completarse. Calcule un margen de seguridad de unos pocos días, teniendo en cuenta problemas de transporte impredecibles.

Otro punto importante a considerar es si el proveedor trabaja solo en días hábiles, por ejemplo. En este caso, no incluya los días de fin de semana en este pronóstico.

  1. Separe todos los artículos con plazos de entrega más largos

Los elementos con plazos de entrega más largos deben resaltarse en la lista. Anote con precisión el tiempo de espera requerido para su llegada. Si tiene un inventario de entrada disponible para comenzar la producción, asigne un plazo de entrega de un solo día para comenzar a fabricar dichos artículos.

  1. Determine la cantidad de días y horas para fabricar un producto o brindar un servicio

Analice y registre lo siguiente: ¿Después de recibir los insumos esenciales, cuánto tiempo requiere su empresa para fabricar un lote de un producto en particular? Recuerde incluir, en este período, fines de semana, días festivos, eventos imprevistos, demoras y sesiones de mantenimiento que puedan ocurrir.

Otro aspecto a tener en cuenta: ¿es necesario que las máquinas para la producción estén en perfectas condiciones de funcionamiento? Si se requieren reparaciones, el tiempo total puede sufrir cambios.

Si su empresa es un proveedor de servicios, asegúrese de que el empleado a cargo y el equipo estén disponibles; de lo contrario, incluya un retraso en el plazo de entrega.

  1. Agregar tiempos de espera y variables

Agregue el tiempo de espera para las entradas de un producto (o la disponibilidad de un equipo, para planificar la prestación de un servicio determinado), al período requerido para fabricar un artículo o para terminar un trabajo.

Este tiempo total, que considera los puntos de espera tanto para el pedido como para el final de la producción, es el plazo de entrega requerido para que un artículo esté disponible para la entrega al cliente.

Los beneficios de un control eficiente

La mayoría de las empresas consideran un verdadero desafío controlar el tiempo requerido para todo el ciclo de comprar un producto determinado, fabricarlo y entregarlo al cliente final.

Los consumidores están cada vez menos dispuestos a esperar mucho. Este factor impone a las empresas la necesidad urgente de invertir en eficiencia y productividad para disminuir los flujos de producción.

Como dijimos, la estrategia de alto stock no es efectiva para el cálculo correcto del plazo de entrega, además de ser un problema potencial para la empresa. Por lo que es necesario analizar los procesos y examinar cómo se pueden eliminar ciertas brechas o cuellos de botella en el tiempo de entrega de cada producto, para crear ganancias de tiempo.

Para lograr una reducción significativa en el plazo de entrega, es esencial una gestión de la cadena de suministro optimizada y más eficiente. En este caso, la tecnología es verdaderamente indispensable.

El uso de sistemas de contratación electrónica (e-procurement) es una excelente opción, ya que automatizan tareas como la cotización de productos y las actividades de cierre de adquisiciones, ofreciendo más control y visibilidad a los gerentes.

Las empresas que no reconocen la importancia de una solución digital pasan mucho tiempo con una gestión de inventario ineficiente y procesos manuales burocráticos, que a menudo resultan en errores, cuellos de botella y duplicar trabajo.

Aprenda cómo la tecnología puede mejorar el control y el rendimiento de los procesos de su empresa, al tiempo que ayuda a disminuir el tiempo de entrega

  1. Mejor integración

El software de adquisición electrónica tiene un módulo ERP (Enterprise Resource Planning), que es un sistema capaz de integrar varios departamentos en una empresa, para centralizar la información y facilitar la comunicación entre los equipos.

Con ERP, los gerentes pueden tener una visión más completa de la cadena de producción y una visión general de los procesos. De esta manera, es posible encontrar formas de reorganizar las operaciones e identificar fallas y cuellos de botella, a fin de mejorar tanto el rendimiento como la productividad y reducir el plazo de entrega.

El uso de software para gestionar la cadena de producción contribuye a la planificación estratégica de la empresa, resolviendo problemas como:

  • Información no integrada
  • Falta de planificación para la adquisición de insumos
  • Dependencia de otras áreas para tomar decisiones o realizar actividades.
  • Brechas de comunicación entre las áreas de inventario y compras
  • Datos incorrectos o incompletos
  • Estimaciones incorrectas para adquisiciones

Para el proceso de adquisición, la contratación electrónica puede controlar y automatizar:

  • órdenes de compra
  • cotizaciones
  • análisis del historial de adquisiciones
  • gestión de contactos de proveedores y su historia
  • diferentes niveles de aprobación de adquisiciones
  • programación de compras futuras
  1. Búsqueda optimizada de proveedores

Seleccionar los mejores proveedores es crucial para el éxito de la producción, pero es algo que requiere mucho tiempo por parte de los empleados. Con un sistema de compras electrónico, es posible mejorar esta búsqueda, haciendo que la selección sea más asertiva y práctica.

El equipo de adquisiciones puede ingresar los parámetros requeridos para los proveedores en el sistema, que solo mostrará candidatos compatibles con las características requeridas, acelerando la búsqueda y reduciendo los gastos operativos.

En la plataforma, los gerentes de compras pueden evaluar, de una manera sencilla, aspectos tales como:

  • precios
  • calidad del producto
  • condiciones de pago y modos
  • tasa de entregas a tiempo

El sistema también puede automatizar negociaciones y contratos, haciendo que el proceso sea más transparente y ágil.

Otra posibilidad es utilizar la herramienta de abastecimiento electrónico, también conocida como subasta inversa. Este sistema utiliza Internet para encontrar nuevos proveedores, lo que permite a la empresa ampliar significativamente su cartera de contactos.

Estas soluciones de contratación electrónica (e-sourcing) son extremadamente beneficiosas para las empresas que desean garantizar acuerdos más atractivos y obtener una mayor variedad de proveedores.

En el sistema, los usuarios ingresan información sobre los materiales que necesitan, y los proveedores hacen sus ofertas, compitiendo entre sí para cerrar el trato. Al igual que en una subasta inversa, la empresa puede evaluar todas las ofertas y elegir la que ofrezca la mejor relación costo-beneficio.

  1. Automatización de procesos

Las revisiones manuales y las tareas burocráticas requieren tiempo del equipo de compras. Con las adquisiciones electrónicas, las empresas pueden automatizar procesos y agregar valor debido a un control más preciso y menos errores y repeticiones.

Con unos pocos clics, los empleados pueden generar informes y ver datos e indicaciones que muestran mejores opciones para todas las operaciones comerciales.

Con los pedidos automatizados, el área de adquisición puede seguir el cronograma de producción, favoreciendo un flujo de actividad continuo y equilibrado, ya que el sistema realiza la compra de insumos y se aceleran las aprobaciones.

Esto hace la diferencia en la disminución del tiempo de entrega, ya que no hay necesidad de interrumpir o retrasar el ciclo de trabajo debido a la falta de materiales.

  1. Comunicación simplificada con los proveedores

Tener una excelente relación con los proveedores es esencial para la competitividad de la empresa. Después de todo, los problemas como la entrega tardía o los tiempos de pago desfavorables se resuelven solo cuando las fuentes de suministro se tratan como socios comerciales. Este enfoque garantiza una negociación más beneficiosa para ambas partes.

Dicha comunicación continua puede racionalizarse y parametrizarse a través de un sistema de adquisición electrónica, que automatiza la entrega de correos electrónicos y notificaciones a los proveedores de servicios.

Del mismo modo, los gerentes pueden rastrear el desempeño de los proveedores a través de informes, con el historial de compras anteriores y análisis con indicadores de desempeño. Por lo tanto, se puede verificar el cumplimiento del trabajo de cada proveedor y se pueden monitorear las métricas, para garantizar una asociación que siempre sea favorable para la empresa.

Internamente, la contratación electrónica también contribuye a una mejor comunicación y menos desajuste de información, lo que representa un gran ahorro de tiempo.

Finalmente, el proceso de adquisición adquiere mucha más agilidad y, con la automatización, involucra menos empleados, lo que lo hace más eficiente y objetivo. El sistema podrá entonces gestionar una gran cantidad de contactos de proveedores de manera más asertiva, asegurando negociaciones beneficiosas para la empresa.

  1. Mejora de la visibilidad del stock

El monitoreo de la rotación de productos comprados y la determinación del tiempo de recompra correcto y las cantidades mínimas de cada pedido son datos indispensables que deben analizarse constantemente para garantizar compras futuras más estratégicas y efectivas, así como para contribuir a disminuir el plazo de entrega.

Como hemos visto, el plazo de entrega tiene una estrecha relación con los niveles de inventario, y la compañía debe evitar tanto el exceso como la falta de productos, para garantizar el mejor momento para la producción y entrega de artículos.

El monitoreo constante del inventario y los aspectos antes mencionados son vitales para la planificación de adquisiciones. Por lo tanto, los gerentes de la industria deben conocer con precisión la cantidad de materiales disponibles y luego hacer un inventario de dichos artículos.

Para esta tarea, un sistema electrónico es la mejor opción, ya que garantiza información actualizada, confiable y alineada con otros departamentos. Solo así la empresa evita el riesgo de negociar un lote de productos que, de hecho, no está disponible en stock, lo que perjudica por completo el tiempo de espera de esta operación.

Todas las empresas quieren crecer y fortalecer su imagen en el mercado. Sin embargo, existen muchos desafíos y los consumidores están cada vez más informados y son más exigentes. A medida que aumenta la presión por una mayor calidad y eficiencia, las empresas ya no pueden perder tiempo y recursos financieros con procesos lentos y defectuosos.

En este escenario, el plazo de entrega de compras es un indicador clave de rendimiento no solo para la satisfacción del cliente final, sino también para señalar las necesidades de mejora en la cadena de suministro de una empresa.

Por lo tanto, para ser más exitoso y rentable, manténgase enfocado en esta métrica e invierta en herramientas que ayudarán a su empresa a implementar procesos más ágiles, más rápidos y más competentes.