Understand CLM and learn how contract management can transform business processes

Vital para el compromiso comercial con proveedores, los contratos se acumulan de la misma manera que las necesidades comerciales. Y con el tiempo se vuelven más complejos, más interdependientes y más difíciles de manejar.

Cuando dos compañías desean hacer negocios, los contratos especifican todas las actividades que ambas deben llevar a cabo y los términos a través de los cuales cumplir con las obligaciones del acuerdo.

Los contratos también afectan directamente la rentabilidad del negocio. Si se escribe de manera insatisfactoria, una empresa puede perder mucho dinero debido a tecnicismos simples que pasaron desapercibidos.

Según una encuesta del grupo Aberdeen, 66% de los líderes empresariales buscan un mejor control sobre sus gastos, 44% quiere mayor visibilidad de los acuerdos contractuales, 40% quiere reducir los riesgos relacionados con el proveedor, 37% quiere un mayor cumplimiento del proveedor con los contratos y 34 % acceso al desempeño del proveedor en sus contratos.

Otro estudio de la misma firma revela que el 60% de los litigios corporativos está relacionado con disputas contractuales. Y de dicho grupo, el 73% indicó cambios en los precios como la razón de las demandas.

Es probable que algunos de estos cambios de precios sean el resultado de una gestión de contratos desorganizada, teniendo en cuenta que, según el estudio, del 12 al 15% de los contratos de una empresa se pierden o no se contabilizan.

Para no sentirse vulnerable en lo que respecta a los proveedores y sus riesgos, la implementación de mejoras en el ciclo de vida en los contratos de adquisición (CLM por sus siglas en inglés) es la mejor manera de organizar y administrar dicha documentación vital, para cualquier negocio, además de crear una relación comercial poderosa, también abre la manera de aumentar los beneficios a largo plazo.

Pero, ¿qué es la gestión de contratos después de todo?

Quienes manejan contratos a diario saben que es común encontrar imprecisiones en los documentos que se realizan manualmente. El problema es que esto generalmente se nota solo después de un evento negativo, como una auditoría fallida o un gasto inesperado.

La gestión de contratos se aplica para evitar interrupciones y para supervisar y organizar los acuerdos de una empresa. Conocido como Contract Lifecycle Management, o simplemente CLM, es un modelo de gestión que abarca todo el ciclo de vida del contrato, es decir, rastrea los bonos acordados con proveedores, socios, clientes o empleados.

Dicho modo de gestión permite administrar la creación, ejecución y análisis de contratos, a fin de maximizar el desempeño operativo y financiero de una empresa, y disminuir el riesgo al mismo tiempo. Con un control eficiente, puede tener una comprensión profunda de cada etapa de un proceso de contrato.

Aunque están cada vez más presionados para reducir los costos y mejorar el rendimiento, muchos líderes empresariales aún no ven la gestión de contratos como un componente importante de esta estrategia para la reducción de costos y la mejora del rendimiento.

Sin embargo, con la transformación digital de los procesos de negocio, aquellos que desean actualizar sus estructuras, para mantenerse relevantes en el mundo actual, se han dado cuenta de que la gestión de contratos es un tema vital para garantizar la organización de toda la empresa, especialmente si esta gestión se basa en la tecnología.

La importancia de la gestión de contratos

El mundo de los negocios ya no es el mismo. Las nuevas formas de obtener ingresos están obligando a líderes empresariales a repensar cómo gestionar el ciclo de vida del cliente, lo que hace que la gestión de contratos se cuestione seriamente.

Aun cuando suena tan simple, la gestión de contratos también es una parte integral del proceso de abastecimiento y puede aportar una serie de beneficios a la empresa.

Aunque no se den cuenta, los contratos ayudan a impulsar y dar forma a casi todas las empresas. Se sabe que del 60 al 80% de todas las transacciones comerciales se rigen por contratos, particularmente en las áreas de finanzas, TI, legal, adquisiciones, ventas, operaciones y recursos humanos.

Además, los contratos no están destinados únicamente a establecer una relación con terceros y empleados. Los acuerdos contractuales son una parte importante del marco de sostenimiento de cualquier empresa. De hecho, estructuran la forma en que la empresa trabaja con las personas y otras empresas, incluidas las reglas, pautas y obligaciones, para que todos sepan qué esperar.

Cuando se gestionan adecuadamente, los contratos pueden ayudar a las empresas a reducir costos, mejorar la rentabilidad y mitigar el riesgo. Cuando una estrategia de gestión de contratos se implementa con éxito, esta:

  • Asegura que se cumplan las obligaciones contractuales tanto del proveedor como del cliente.
  • Es capaz de eliminar situaciones de posibles violaciones contractuales.
  • Puede aumentar la adherencia a los objetivos de los contratos de subcontratación
  • Puede proporcionar un proceso de auditoría bien documentado
  • Asegura resultados más favorables para el contrato.
  • Es capaz de mejorar la calidad del servicio y la orientación al cliente.
  • Permite alcanzar un valor adecuado para el control financiero
  • Disminuye el nivel de riesgo
  • Define claramente los roles y responsabilidades de los gerentes de contratos, contratistas y usuarios finales.
  • Puede identificar problemas rápidamente y resolverlos antes de que puedan afectar los resultados
  • Proporciona una evaluación del desempeño del contrato e identifica cambios o variaciones

¿Cómo puede ayudar la tecnología con la gestión de contratos?

Para cualquier empresa, la automatización de la gestión del ciclo de vida del contrato puede aportar una mejora considerable en varios aspectos, como la productividad, la colaboración con proveedores y el gobierno corporativo, entre otros.

Los contratos ahora son más complejos: establecen relaciones comerciales en nuevos mercados, ofrecen acuerdos de venta y compra con precios y multas en función de los resultados, y regulan las cadenas de valor interrelacionadas que dependen unas de otras.

Una herramienta de gestión de contratos es el primer paso para obtener más control y gobernanza. La tecnología detrás de la solución CLM desarrollada por Mercado Electrónico agiliza todos los procesos relacionados con contratos y ofrece características que van mucho más allá de un simple repositorio central, proporcionando informes analíticos.

Encontrar una buena herramienta de gestión de contratos es el primer paso hacia un mejor control y gobernanza. La tecnología detrás de Contract Lifecycle Management (CLM) desarrollada por Mercado Electrónico optimiza todos los procesos relacionados con el contrato y ofrece características que van mucho más allá de un simple repositorio central y pueden entregar informes analíticos precisos.

Sus capacidades de creación, negociación y optimización pueden estandarizar y acelerar el proceso de contratación al tiempo que reduce el riesgo de eventos negativos que exponen debilidades y le cuestan mucho a la empresa.

Con una herramienta CLM, las compañías aseguran el cumplimiento de los tiempos de renovación, las fechas de vencimiento y las cantidades a negociar, además de obtener una vista de 360 grados de todos los contratos, lo que ayuda a la compañía a identificar el potencial de un acuerdo y disminuir los riesgos durante el contrato de ciclo de vida.

Mucho más que una base de datos que contiene contratos clave de una empresa, la solución CLM de Mercado Electrónico se basa en un flujo de trabajo configurable para gestionar todo el proceso, facilitando así los procesos de control y gestión.

Por lo tanto, esta solución permite buscar y acceder a contratos de forma rápida y directa, desde cualquier base de información, así como también permite guardar y compartir filtros con otros empleados.

Desde el punto de vista de la gestión, la herramienta agrega todo el historial de negociación, documentos adjuntos e interacciones de proveedores en un solo lugar. Con los términos, condiciones y cláusulas reunidos en la misma plataforma, puede acelerar los procesos comerciales, acortar los ciclos de ventas, reducir los costos, generar análisis exhaustivos para la gestión de riesgos y aumentar el rendimiento. En otras palabras, la gestión de contratos es clave para aquellas empresas que desean dar el primer paso hacia un comercio B2B simple, inteligente y sostenible.

¿Quieres saber todo lo que sucede en ME y recibir las últimas noticias del mercado B2B? ¡Suscríbete a nuestro newsletter!