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La planificación de compras es una de las actividades más importantes para cualquier empresa. Responsable del 60% de todos los gastos de una empresa, el departamento de compras merece una mirada estratégica de los gerentes y las empresas que desean seguir siendo relevantes.

Pero sin una buena planificación en este departamento, será prácticamente inviable lograr eficiencia, minimizar errores, reducir costos y tener resultados significativos. Aquí es donde entra en juego la gestión de compras corporativas: una herramienta que ayuda a organizar el proceso de compras y optimizar los resultados.

Sin embargo, para una gestión de compra exitosa, los profesionales de la industria deben ser conscientes de los errores que pueden poner en riesgo toda la operación. Si está pensando cómo planificar las compras corporativas de su empresa, vea a continuación los principales errores que pueden ocurrir en ese momento y ¡aléjese de ellos!

1 – Falta de eficiencia en las aprobaciones de compras corporativas

Si bien algunas empresas tienen procesos de aprobación no estructurados, con equipos que utilizan el presupuesto sin mucha discreción, lo que puede causar un gran daño al negocio, otras son más burocráticas y siguen procedimientos de aprobación rígidos, lo que puede retrasar el proceso de toma de decisiones.

Encontrar un equilibrio adecuado, invirtiendo en un proceso fácil y estratégico, debe ser parte de las metas de cualquier compañía. Por lo tanto, se recomienda escuchar a expertos sobre las mejores prácticas de gestión de compras.

La automatización de este proceso, con la incorporación de plataformas digitales, es un recurso invaluable, ya que contribuye a aportar más practicidad e innovación al sector, al alinear las operaciones internas con las prácticas modernas.

Con la ayuda de la tecnología, el equipo de compras puede centrarse en tareas más estratégicas. E incluso dedicarse a mejoras, las cuales contribuirán al crecimiento de la empresa en su totalidad.

2 – Comprar productos en cantidades inadecuadas

El exceso de inventario acumulado en la empresa es sinónimo de pérdida. Los productos no utilizados ponen en peligro el capital de trabajo, y la compañía aún corre el riesgo de artículos echados a perder (si son del tipo perecedero) o desactualizados.

Comprar menos de lo necesario también implica riesgos y puede poner en peligro el proceso de producción. Sin los insumos necesarios, el departamento a cargo no podrá fabricar los artículos requeridos y, en consecuencia, no se entregarán a los clientes finales. Como resultado, la compañía tendrá clientes insatisfechos.

A estas alturas, el seguimiento de la rotación de insumos comprados, así como la identificación del pedido correcto y las cantidades mínimas de pedido, son datos vitales que deben estudiarse para garantizar la eficiencia de futuras compras.

3 – Falta de un estricto control del stock

Ya hemos visto cómo el seguimiento de los niveles de inventario marca la diferencia a la hora de planificar futuras compras. Por lo tanto, también es necesario hacer un inventario de todos los artículos, es decir, un balance de todos los materiales almacenados.

Con esa finalidad, el sistema de control de inventario electrónico debe estar obligatoriamente alineado con el mundo real. Las verificaciones regulares, por ejemplo, pueden evitar posibles fallas. Los datos actualizados aseguran que otras áreas involucradas en el proceso estén debidamente informadas, evitando ciertos riesgos, como negociar un lote de bienes que no existe o que se negoció con otro comprador.

Esta práctica debe ser parte de la rutina del departamento, ya que es la única forma de evitar inconsistencias que perjudiquen la imagen de la empresa vista por parte de los consumidores.

4 – No utilizar KPI en la planificación de compras

Los KPI (indicadores clave del rendimiento) son cruciales para controlar el rendimiento del proceso de compra. Sin una evaluación cuidadosa, no es posible identificar las fortalezas del sector y las posibilidades de mejora.

Es por eso que incorporar indicadores de rendimiento para realizar un seguimiento de los resultados puede aumentar las tasas de productividad, promover una mayor integración en los diferentes sectores de la empresa y ayudar a descubrir las demandas y prioridades clave para el negocio.

Existen muchos KPI que se pueden usar para administrar las compras. Algunos de ellos son: rendimiento del proveedor, volumen de bienes devueltos, costo por pedido, productividad del comprador, ahorros (cuánto ahorró el sector en pedidos) y tiempo de entrega de compras, entre otros.

Depende de los gerentes determinar qué indicadores se utilizarán, de acuerdo con los objetivos estratégicos de la empresa, y de qué manera se realizará dicha evaluación.

5 – No utilizar tecnología para evaluar proveedores

Las empresas ahora tienen varios recursos tecnológicos para garantizar la practicidad y la eficiencia de todos sus sectores. No usar estas herramientas e insistir en procesos estrictos y manuales es lo mismo que empeñarse en el mismo tema, y luego esperar un resultado diferente.

Además de los problemas causados ​​por fallas humanas y desajustes de información, el equipo perderá tiempo al no ser capaz de obtener respuestas rápidas y de realizar tareas estratégicas.

Con la tecnología en el sector de compras, las herramientas de compras electrónicas facilitarán el proceso de validación de compras, así como la selección y evaluación de proveedores.

Las herramientas de compras electrónicas utilizan el Internet para evaluar rápidamente a los proveedores más convenientes para su negocio. Dicho sistema también permite el registro de contactos, para facilitar la comunicación y la negociación con socios comerciales, y todo en la misma plataforma.

Además, los sistemas de compras electrónicas permiten a los gerentes de esta área rastrear el desempeño del proveedor. En consecuencia, pueden encontrar un sustituto de proveedor sin tener que reiniciar la selección, y el proceso de búsqueda puede hacerse con tan solo unos pocos clics. Así, la cadena de producción puede continuar sin interrupción.

Tales errores son los principales culpables de la planificación de compras de su empresa. Así que esté atento a los procesos internos e invierta en tecnología, para evitar fallas y brindar más eficiencia a su área de compras.

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