7 common mistakes in a supplier evaluation process

La evaluación de proveedores es una tarea altamente estratégica en cualquier empresa que afecta los niveles de existencias, el precio final y la calidad entregada al cliente. Por lo tanto, cometer errores en un proceso de selección de proveedores puede afectar los resultados comerciales en varios niveles.

Para evitar esta situación, la opción ideal es invertir en un riguroso proceso de evaluación de proveedores, adaptado a las necesidades específicas de la empresa. A continuación hemos enumerado los siete errores más comunes en las adquisiciones corporativas, sus impactos y cómo evitarlos.

1. Solicitar una cotización incompleta

Una evaluación deficiente del proveedor comienza solicitando una cotización incorrecta o no estandarizada. Si le pide a un proveedor que cotice una determinada cantidad y luego un servicio diferente a otro, la base de comparación será ciertamente errónea.

Del mismo modo, enviar una cotización incompleta (sin incluir todos los artículos que necesita) podría significar pagar más caro al final. Por lo general, el proveedor puede ofrecer precios más bajos para grandes cantidades y, si solicita una cotización incompleta, no aprovechará ese factor.

2. Evaluar únicamente el precio

Con todas las cotizaciones en mano, es hora de seleccionar los proveedores. Aunque los precios afectan la rentabilidad del negocio, es importante tener en cuenta que el proveedor más barato no siempre es el adecuado. Por otro lado, el proveedor más caro no garantiza el mejor servicio.

En cambio, es más recomendable evaluar los problemas relacionados con la calidad, la flexibilidad y la experiencia de entrega en esa área en particular. Esto proporcionará una idea más completa de cómo será el servicio prestado y evitará que reciba algo barato, pero muy insatisfactorio.

También debe tener cuidado con las ofertas “imperdibles”. Si el producto demuestra ser de calidad y la compañía proveedora es de gran tamaño, un precio muy por debajo del mercado puede ser una señal de que algo anda mal.

3. No considerando todos los costos

Es indispensable recordar que los valores de cotización no siempre son los únicos costos involucrados en este proceso. Dependiendo de las características de su pedido y las necesidades de la compañía, el monto puede ser un poco más alto debido a los costos adicionales.

Si, por ejemplo, un proveedor se encuentra lejos de su planta es posible que deba agregar los costos de envío. Entonces, considerando ese gasto adicional, ese proveedor que parecía tener precios más atractivos puede volverse mucho menos interesante.

También hay otros costos, como posibles impuestos, junto con gastos específicos para manejar ciertas cualidades del suministro. ¡Busque la información adecuada sobre todos los costos antes de elegir!

4. No alinear los procesos

Para evitar gastar más de lo necesario, el proceso de suministro realmente debe satisfacer las necesidades de su negocio, y no al revés. Por lo tanto, es importante alinear sus procesos como un todo.

Es obligatorio, por ejemplo, verificar qué política de flexibilidad ha adoptado la empresa proveedora. Con dicha información, puede ponerse de acuerdo con el proveedor sobre lo que se puede hacer para lograr las mejores condiciones de servicio, sin afectar los resultados de su negocio.

Esta es la ocasión correcta para determinar los plazos de entrega, solicitar condiciones de pago especiales o solicitar compras a pedido. Al alinear el suministro con las necesidades de su negocio, los costos tienden a disminuir.

5. Ignorar el historial del proveedor

Otro error bastante común en la evaluación de proveedores es ignorar su historial. El hecho de que otras compañías hayan tenido una experiencia positiva con un proveedor determinado no garantiza que su compañía también lo tendrá. Sin embargo, nadie en el mercado recomienda a ese proveedor, probablemente habrá motivos una razón.

Por lo tanto, asegúrese de consultar a otros profesionales en el área para obtener recomendaciones sobre los proveedores. Realice una encuesta sobre lo que otras empresas piensan acerca de la compañía proveedora de su elección. Esto proporcionará una imagen más clara de cómo será la relación de suministro en la práctica, junto con las debilidades y problemas que pueden surgir en el proceso.

De ser posible, solicite a los proveedores que compartan sus historias de éxito y asegúrese de contactar a las compañías mencionadas. De esta manera, ¡es más fácil estar seguro de que su elección será la correcta!

6. No analizar la capacidad de entrega

Puede suceder que, al enviar una cotización, el proveedor declare que puede suministrar todos los artículos que necesita. Sin embargo, esto puede no ser cierto. Incluso si está protegido por un acuerdo, los problemas causados por un proceso incompleto pueden afectar negativamente a su empresa.

Por lo tanto, antes de firmar un contrato, es importante verificar que el proveedor podrá proporcionar las cantidades prometidas de manera efectiva. Tener la capacidad de cumplir con los plazos es crucial. Después de todo, que una empresa pueda entregar la cantidad correcta, con la calidad ideal, pero fuera del tiempo previsto no tiene sentido.

7. No cotizar con otros proveedores

Por último, pero no menos importante, otro error común en las adquisiciones corporativas es la prisa. Esto hace que las empresas evalúen solo unos pocos proveedores y acepten las primeras propuestas.

El gran problema al evaluar pocas opciones es una mayor probabilidad de dejar pasar una oportunidad excepcional. Si su empresa no la aprovecha, tal vez la competencia lo haga, lo que significa una desventaja para su negocio.

Por lo tanto, lo mejor que puede hacer es trabajar con el rango de elección más amplio posible. Esta precaución también evitará que su empresa cree una relación de dependencia con un solo proveedor. Siempre tenga en cuenta que hay grandes posibilidades de encontrar otras empresas con la misma calidad y capacidad.

Entonces, ¿cómo hacer una buena evaluación de los proveedores?

Seleccionar los mejores proveedores es fundamental para el éxito de un negocio. Durante el período de entrega, recuerde evaluar el desempeño de los proveedores y si cumplen con los plazos de entrega. Luego puede desarrollar un plan de acción para corregir cualquier problema posible.

Calificar a sus proveedores lo hará obtener los mejores resultados posibles. Siempre compruebe la reputación de la empresa en bases de información externas. Para tal fin, verifique el IRS, Sintegra, los burós de crédito y otras entidades.

 Para evitar sorpresas, mantenga siempre actualizados los datos de su proveedor. Además, considere la posibilidad de utilizar la ayuda de un software de automatización específico para administrar sus proveedores. Con los datos de sus socios comerciales almacenados electrónicamente, será más fácil administrar contactos e información, e incluso hacer RFQ con gestión para su negocio.

 Evitar ciertos errores en el proceso de evaluación de proveedores, asegura de que su empresa sea atendida por los mejores profesionales disponibles. También es una forma de evaluar la calidad del servicio que brindará a sus clientes.

 

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