Setor de compras B2B

El área de adquisiciones de las empresas es cada vez más importante debido a sus funciones estratégicas. Si antes esta área era vista solo como operativa, manejando las compras de los más variados insumos y servicios, hoy sus acciones tienen un impacto directo en los números. Esto ocurre porque ahora el área es responsable de la reducción de costos directamente y, por lo tanto, contribuye al crecimiento del negocio. Esta reducción es crucial, particularmente en tiempos de economía inestable, cuando ganar nuevos clientes es un desafío adicional. Es por eso que los procesos de revisión y organización son clave para lograr resultados expresivos.

Si anteriormente el área de adquisiciones realizó cotizaciones con dos o tres proveedores y cerró el proceso de compra con el que ofreció el precio más bajo, este universo de compras ahora tiene más énfasis en la negociación y la inteligencia, configurando así el área para el concepto de Adquisición 4.0. ¿Ya ha pensado en las ventajas de diseñar una estrategia para comprar artículos en grandes volúmenes y así obtener mejores ofertas? ¿O cómo puede avanzar la negociación con el proveedor más apropiado para un producto o servicio dado? Todo esto es posible gracias a la tecnología. Aquí hay algunas ideas para ayudarlo a usted (y a su negocio) a optimizar y optimizar el proceso de adquisición:

1. Adopte una plataforma de comercio electrónico B2B

Algunas áreas de adquisición aún siguen el modelo de cotización convencional que resulta en una gran carga operativa, ya sea al no lograr suficientes propuestas o al cargar a la empresa con procesos lentos. El modelo anterior es limitado, requiere mucho tiempo y, por lo tanto, puede ser más costoso. Ahí es donde entra la plataforma electrónica. Con su ayuda, la automatización de procesos y la búsqueda de diferentes proveedores al mismo tiempo se vuelven totalmente factibles. Para ahorrar más, tener un mejor control y gobernanza o mejorar la colaboración de sus proveedores, las soluciones B2B pueden ser una buena opción para su empresa. Esto se debe a que las transacciones electrónicas minimizan las tareas operativas y dejan a los compradores libres de negociar. Pueden reducir el 15% de los costos operativos generales en promedio.

2. Mantenga un catálogo de artículos más pequeños y cotidianos

La negociación de insumos básicos, como suministros de oficina, generalmente demora más de lo necesario. Por esta razón, vale la pena crear un catálogo con estos productos o productos, que le da al personal de adquisiciones más tiempo para dedicarse a las negociaciones estratégicas de la empresa. Aquí podemos usar el dicho de que cuanto más tiempo se ahorre en tareas de rutina, mayor será el volumen de efectivo. Otra posibilidad es externalizar las compras de artículos no estratégicos y centrarse solo en las compras que impactan directamente en el negocio.

3. No subestime las compras menores relacionadas con su operación

Como lo barato puede salir caro, es preferible comprar productos y servicios de calidad. Si tiene una fábrica, por ejemplo, que depende de maquinaria pesada para funcionar, las partes de dicha maquinaria serán vitales para usted. No intente considerar solo los precios en tales casos. Preste atención no solo a la calidad de lo que compra, sino también al servicio prestado por su proveedor. En este caso, tener buenos socios como soporte es siempre una opción válida.

4. Busque tanta información como sea posible

En general, aquellos que tienen más información tienen más poder en las negociaciones. De acuerdo con esta lógica, con los elementos de la curva A, es decir, aquellos que son más importantes o de mayor impacto, debe hacer esfuerzos para conocer en profundidad la composición total de los costos de cada producto. Esto le permitirá comprender la variación de los costos de su proveedor y, por lo tanto, inhibirá los aumentos de costos sin justificación o con explicaciones dudosas. El llamado modelo de “hoja de trabajo abierta” puede ser una herramienta poderosa en este caso.

Puede ensamblar la composición de costos de uno de los materiales a comercializar, especificando (por ejemplo) el peso de cada materia prima en cuestión. En el momento de la negociación, puede enviar a sus proveedores los valores proporcionados por la hoja de trabajo y mostrarles que ha dominado todos los gastos e inversiones relacionados con la producción. Por lo tanto, podrá negociar de manera más transparente durante todo el proceso de adquisición.

5. Aproveche las subastas inversas

Los artículos específicos de alto valor se pueden comercializar a través de subastas inversas. Con tales subastas, puede publicar las demandas de compra en una plataforma electrónica, donde todos los proveedores están invitados a participar. A diferencia de la subasta convencional, en el reverso, los proveedores pueden proponer ofertas decrecientes, hasta que se alcance su límite de precio más bajo. De esta manera, el área de adquisiciones puede negociar muy rápidamente, con auditabilidad, transparencia y más posibilidades de obtener el precio más bajo. Con las subastas inversas, muchas compañías pueden ahorrar hasta un 35% del valor inicial de un producto. Pero recuerde que el precio no debe ser el único punto de distinción al comprar productos y servicios vinculados a su negocio principal. En tales casos, la calidad, el soporte de socios y el servicio al cliente son más importantes y deben combinarse para definir el mejor proveedor.