El cumplimiento es un tema muy debatido en las empresas. Las organizaciones buscan cada vez más transparencia con respecto a sus procesos internos y externos, y sus negociaciones. Ahí es donde entra en juego la gestión de las sociedades comerciales o, más específicamente, la gestión de los riesgos de una sociedad.

Factores como el aumento de outsourcing, nuevas regulaciones y obligaciones legales (como SPED, leyes anticorrupción y otros) están exponiendo cada vez más los riesgos inherentes a la sociedad en la cadena productiva. Esto se debe a que no es suficiente garantizar el cumplimiento dentro de la organización, también es necesario garantizar que los socios sigan un conjunto de reglas para la integridad de las negociaciones. Imagine un comercio minorista cuyo proveedor de mano de obra utiliza colaboradores irregulares para la confección de sus productos. Aunque es un proceso subcontratado por la empresa, la responsabilidad por omisión recae en la marca. En ese sentido, es fundamental garantizar que los proveedores cumplan con todas las leyes laborales, además de otras leyes y reglamentos. Después de todo, nadie quiere correr riesgos con respecto a la reputación de su marca.

Son muchas las empresas que ignoran la importancia de esta etapa. En un estudio reciente sobre “El riesgo de la subcontratación”, Thomson Reuters entrevistó a unas 1,132 empresas en nueve países y reveló que solo el 55% de las empresas brasileñas realizaron análisis de riesgos (debida diligencia) de sus subcontratistas. Estos datos confirman que existe una gran falta de conocimiento con respecto a la reputación de los proveedores (prácticas de corrupción, uso de mano de obra irregular, etc.), lo que puede incluso resultar en sanción legal para las empresas contratantes.

En este escenario, donde las empresas dependen cada vez más de sus proveedores, el desafío es implementar una gestión eficiente del riesgo, desde el saneamiento de los datos de registro de los proveedores hasta la evaluación de la reputación de la empresa y sus ejecutivos. Aspectos como la habilitación jurídica, la verificación de las regularidades físicas y laborales, la calificación técnica y operativa y la práctica de la sostenibilidad deben ser puntos clave en la gestión de los proveedores. Es necesario monitorear constantemente estos aspectos y no solo al cerrar un acuerdo.

Una vez que se definen los procesos, es hora de llevar a cabo una alineación interna para lidiar con la presión existente entre la necesidad de alcanzar los niveles de servicio (internos, como la fecha límite para la realización y la fecha límite de un proceso de compra) y la ejecución del normas establecidas en el momento de la homologación de proveedores.

La homologación de proveedores es extremadamente importante para ayudar a garantizar la calidad de los servicios y productos de los socios. Muchas empresas cuentan con un área dedicada exclusivamente a este asunto, que busca nuevas formas de desarrollo, implementación y manejo de herramientas automatizadas para verificar los documentos completos del proveedor. La automatización de este proceso trae beneficios tales como la estandarización y la recopilación de información en una sola base de datos, la integración de otros sistemas y la reducción del tiempo invertido en la contratación y gestión del proveedor. De hecho, vale la pena mencionar la principal ventaja de la automatización del proceso operativo: el equipo del comprador puede centrarse en actividades estratégicas y acciones menos procesuales, que de hecho aportan valor a la organización.

En conclusión, prestar atención al proveedor es vital. Si, por un lado, los riesgos no pueden extinguirse por completo, por otro lado, saber cómo administrarlos utilizando las herramientas adecuadas marca la diferencia. En otras palabras, una gestión eficiente de los socios es fundamental para el éxito del sector de compras de su empresa y para el éxito de su organización. Automatice los procesos operativos y cambie el enfoque de sus equipos a lo que realmente importa: el negocio principal de la organización. Por último, preste atención a sus proveedores, porque son una extensión de su marca.