Los gerentes deben tener en cuenta la importancia de hacer automática la mayor parte de la carga operativa durante los procesos de compra.

He escuchado en numerosas ocasiones que no hay espacio para la tecnología dentro de los procesos de compra de las empresas. Esto se debe a que los sectores están acostumbrados a operar siempre de la misma forma y la idea de cambio los hace temblar. Para hacernos una idea, aproximadamente el 60% de las actividades en estas áreas están controladas por hojas de cálculo o, innumerables, intercambios de correo electrónico entre la empresa y sus proveedores.

¿Se imagina? Por un lado tenemos muchos procesos, auditorías y reglas para que una corporación mantenga su negocio principal. Por otro lado, todo el trabajo del departamento de compras y de suministro, aún circula en documentos “sueltos” en los equipos de los colaboradores.

Guardar información en hardware me recuerda una ocasión en específico, cuando el director de una gran empresa despidió a uno de sus empleados. Hasta allí, es algo que sucede todos los días. Pero lo sorprendente en esta historia es que, junto con el colaborador, se fueron tres años de procesos de compra. Todo el historial de negociaciones, cotizaciones, requisiciones e incluso los contratos, relacionados con el sector de suministro de la empresa, simplemente dejaron de existir. Pensando racionalmente, hoy en día es posible recuperar todos los datos. Sin embargo, de la misma manera que la información fue borrada intencionalmente, el problema es  poder dar fe de la veracidad de la información recuperada. Y si hubo alguna modificación en el mapa comparativo, la cotización y la fecha límite de entrega. ¿Es realmente posible confiar en esos datos recuperados?

Las grandes, y no tan grandes, empresas buscan agilidad en los procesos de compra, reducción de costos, colaboración con proveedores y control. Pero, muchas veces, las preguntas estructurales importantes se dejan de lado, como nunca dejar una base de datos en la computadora de un empleado, que a veces no ofrece la atención necesaria para un asunto tan delicado.

Pensando en la elaboración de contratos o catálogos, los compradores buscan la reducción de costos a través de largas negociaciones, adquisiciones con cantidades y plazos definidos. Pero, si el acuerdo no se convierte en una realidad interna y, por alguna razón, la información de las solicitudes no está actualizada, se seguirán enviando a proveedores con valores obsoletos.

Imagine ahora que lleva una gran negociación con el operador de telefonía celular de su empresa, y dos meses después, se da cuenta de que el valor cobrado sigue siendo el anterior. Cuando verifica, descubre que el comprador olvidó actualizar los datos en el sistema. Eso es una prueba de que cualquier proceso manual es susceptible al error humano.

Muchas organizaciones pierden grandes cantidades simplemente porque están dedicadas a la negociación y se olvidaron de actualizar el sistema según lo acordado. Sin mencionar el problema de la gestión. Es necesario controlar el proceso de compra ya que con la información almacenada tendrá un mayor espacio de negociación. Recuerde que todo el dolor es real. Y por empresas reales.

Al final, debemos tener en cuenta la importancia de automatizar la mayor parte de la carga operativa. Es fundamental evitar errores humanos o inconsistencias de datos. Para ayudar en ese sentido, existen innumerables soluciones en el mercado. Uno de ellos es el uso de una plataforma de contratación electrónica. Esto permite que la cotización y la negociación sean 100% electrónicas y, una vez que se cierran los tratos, los datos se transforman en elementos del catálogo interno, lo que garantiza que todas las solicitudes de productos se realicen y aprueben automáticamente.

Para la elaboración de un borrador de contrato, el comprador puede enrutar el documento a través de la solución CLM (Contract Lifecycle Management). En este caso, todas las modificaciones de la cláusula se controlan y aprueban hasta su firma digital. Este procedimiento confiere aún más agilidad y control del proceso de compra, ya que todas las modificaciones y versiones de los contratos, y otros documentos, permanecen centralizados en un ambiente. El uso de una herramienta como esta facilita incluso la búsqueda de información para la gestión de contratos de manera efectiva.

 

La automatización de los procesos de compra permite a la empresa mantener toda la información bajo control. Y lo mejor: de acuerdo con las normas. Además de una mayor agilidad y colaboración entre los sectores de compras y suministros y sus proveedores, iniciativas como estas aportan más ganancias a los costos de adquisición. ¿Qué tal pensar en todo esto y reestructurar el sector en su sector?