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La competitividad del mercado es feroz. En la mayoría de los sectores, las empresas compiten por la atención y preferencia del cliente. Y para poder llegar a su audiencia, el lema es la productividad: la automatización de los procesos para producir más, en menos tiempo, con menos costos y de mejor calidad. Sin embargo, la mayoría de los gerentes se preguntan cómo la organización puede lograr este objetivo. Si tiene la misma duda, lo que necesita es conocer los beneficios de la automatización de procesos para su empresa. ¿Vamos?

La importancia de la automatización de procesos

La automatización de procesos es nada menos que la racionalización y optimización de actividades que generan resultados dentro de la organización. El objetivo principal es “secar” la producción: reducir el trabajo y el tiempo utilizado para ejecutar, reducir los costos y sustituir las tareas manuales por la aplicación de software.

Cuando se implementa la solución, la automatización de procesos asegura los siguientes resultados:

  • La producción se vuelve más rápida, garantizando una mayor satisfacción para el cliente, que recibe su mercancía o servicio en menos tiempo. Además, la compañía tiene oportunidad de obtener más contratos, ya que pueden ejecutarlos en un tiempo más corto.
  • La calidad está garantizada porque en un sistema racionalizado, la cantidad de fallas es menor (o se corrige más fácilmente); así mismo, la perfección de la técnica favorece la reducción de costos porque la reducción de tiempo es tan pequeña como la tasa de error lo que ahorra recursos para la compañía.
  • La empresa tiene mayores ganancias porque ahorra durante el proceso lo que hace posible atender a una mayor cantidad de consumidores al mismo tiempo.

Entonces, la automatización de procesos es un instrumento que alía a la tecnología de la información con la gestión empresarial, con el objetivo final de optimizar los resultados de la empresa.

Para aclarar aún más cómo la automatización de procesos contribuye a su negocio, seleccionamos sus principales beneficios para las organizaciones. ¿Quieres conocerlos?

  1. Facilitar el acceso y circulación de la información

Una de las partes más importantes es sustituir la actividad manual por un software específico. Con este cambio, la información utilizada por el sistema se pone a disposición de todos los sectores de la organización, facilitando su acceso y aplicación.

Esto evita que los departamentos dependan del intercambio de información realizada por otros, permite la consulta de datos de forma simple, evita fallas en la comunicación y, principalmente, brinda a los gerentes una visión amplia del negocio.

  1. Reducir los costos de producción

Además de promover un proceso más racional y facilitar la corrección de errores a medida que aparecen, la automatización genera una economía considerable y reduce todos los tipos de desperdicio que pueden ocurrir en una organización: tiempo, dinero, esfuerzo y recursos.

Una automatización detallada es capaz de mapear los procesos y no solo identificar puntos de ineficiencia y desperdicio, sino también cuellos de botella que pueden retrasar la producción. Las correcciones realizadas a partir de esos datos maximizan los resultados.

Otro punto importante es que la automatización centraliza los datos y permite el acceso automático de varios sectores, evitando que el empleado pierda tiempo en actividades repetitivas o en trabajos duplicados. Con eso, es posible trasladar a los empleados y colaboradores a actividades más productivas y estratégicas.

  1. Permite una administración más segura y efectiva

La racionalización y la transparencia de los procesos, al igual que la disponibilidad de información ordenada en una plataforma, permite al gerente de la empresa tener una visión más amplia del funcionamiento de la organización.

Desde esta nueva perspectiva, la capacidad de comprender e integrar los procesos internos y externos se amplifica, ya que las decisiones que deben tomarse se basan en el panorama completo de conocimiento con el objetivo de aumentar las probabilidades de eficiencia.

De esa manera, al definir los puntos que deben mejorarse, las partes del proceso que deben eliminarse y asignar tareas a los colaboradores para obtener mejores resultados, la rutina de trabajo se optimiza y se garantizan mejores resultados.

  1. Reducir el tiempo de trabajo

La racionalización de los procesos, el acceso a la información, la comunicación facilitada y sobre todo la digitalización de tareas simples, simplifica la realización de las actividades diarias.

Sin la necesidad de realizar actividades puramente burocráticas y manuales, el tiempo de trabajo se reduce sustancialmente. Además de eso, los colaboradores pueden enfocar su energía y esfuerzo en sus funciones reales, lo que permite una mejor explotación del capital humano.

  1. Permite nuevas inversiones en prospección

La reducción de los costos de producción permite a la empresa destinar sus recursos a algo esencial para el crecimiento de cualquier organización: la conquista de nuevos clientes.

Al mismo tiempo que la automatización de procesos permite que eso suceda, ya que reduce los recursos, reduce también la necesidad de invertir en grandes acciones de marketing.

Parece contradictorio, pero es simple: la empresa, al crear mercancía o servicios de forma optimizada,  puede ofrecer al mercado un producto de la mejor calidad, a un precio más accesible y en un período de tiempo más corto.

¿El resultado? La satisfacción del cliente. La satisfacción del consumidor, como se sabe, no solo genera un retorno (lo que reduce la necesidad de invertir en marketing para recuperar el índice de abandono), sino que provoca que el cliente recomiende el servicio a su círculo de influencia. Ese es el momento en que la compañía “obtiene” una eficaz propaganda de boca en boca.

  1. Promueve la competitividad

Un proyecto racionalizado y documentado facilita una revisión permanente y, como consecuencia, la perfección de los procesos. De esta forma, es más fácil realizar alteraciones que agilicen la producción o que incorporen nuevas tecnologías, contribuyendo al resultado final.

Esto lleva a la creación de un ciclo de mejora-evaluación-mejora que permite prácticas superiores e innovadoras en los siguientes procesos, mejorando el nivel de competitividad de la empresa.

Además de servir al consumidor con productos o servicios de calidad superior, la empresa desarrolla una excelente reputación en el mercado, que agrega valor a su producto.

  1. Garantía de cumplimiento

Los modelos comerciales de administración conectan las expectativas administrativas con la realidad cotidiana de las corporaciones. Sin la planeación adecuada para implementar dichas medidas, se hace más difícil lograr los resultados esperados.

Además, no hay forma de exigir leyes y reglamentos, así como que las políticas y directrices sean seguidos por todos antes de incorporar prácticas de conformidad y cultura de la empresa.

Con la automatización de los procesos de compra, todo lo que se está haciendo se ajusta a las normas establecidas. Todas las acciones realizadas dentro de la plataforma electrónica se mantienen registradas para consultas posteriores en el historial, que también pueden utilizarse para futuras auditorías.

Además del aspecto práctico, poder de gestión, menores costos, economía de tiempo y ahorro, la automatización le da al comprador autonomía y cumplimiento, ya que se ajusta a las reglas sin esfuerzo y sin riesgos.